2016년 출시 이후 Notion(노션)은 생산성 도구 시장에서 큰 반향을 일으켜 왔습니다. 그 이유는 분명합니다. 여러 앱에 흩어져 있던 업무를 하나로 통합해 주는 올인원 노트 작성, 할 일 관리, 협업 도구이기 때문입니다. 또한 모듈 기반 구조 덕분에 사용자가 원하는 어떤 형태로든 자유롭게 커스터마이징할 수 있다는 점도 큰 매력입니다.
하지만 Notion에 처음 가입했다면 미니멀한 사용자 인터페이스가 오히려 낯설고 어렵게 느껴질 수 있습니다. 다른 생산성 도구와 달리 화려한 툴바나 복잡한 서식 옵션이 눈에 띄지 않기 때문입니다.
그러나 바로 이 단순한 디자인과 미학이 Notion의 가장 강력한 무기입니다. 특정한 구조나 계층을 강요하지 않고, 어떻게 활용할지 전적으로 사용자의 선택에 맡깁니다.
이번 Notion 앱 리뷰에서는 초보자가 빠르게 적응하고 실력을 한 단계 끌어올릴 수 있도록 도와주는 핵심 팁들을 정리했습니다.
1. 블록 삽입하기
Notion에서 모든 것은 '블록'입니다. 무언가를 입력하기 시작하면 기본 텍스트 블록에서 시작되지만, 텍스트 외의 다양한 블록을 삽입할 수도 있습니다.
키보드에서 슬래시(/) 키를 눌러 보세요. 생성 가능한 모든 블록이 담긴 플로팅 패널이 나타납니다. 목록 상단에는 기본 블록들이 있는데, 이를 통해 페이지 삽입, 소제목 생성, 할 일 목록 추가, 구분선 넣기, 인용문 작성 등을 할 수 있습니다. 가장 자주 사용하게 될 블록들입니다.
그 아래에는 데이터베이스, 미디어, 고급 블록이 있습니다. 파일 업로드부터 칸반(Kanban) 스타일 보드 삽입, 캘린더 임베드까지 거의 모든 것이 가능한 강력한 기능들입니다. 각 블록을 직접 실험해 보면, 블록을 추가할수록 Notion이 점점 더 익숙해질 것입니다.
더 편리하게 사용하려면 슬래시(/) 키를 누른 직후 원하는 블록 이름을 입력해 필터링하고, Enter 키를 눌러 바로 삽입하세요. 자주 쓰는 블록만 기억하면 추가하는 일이 아주 쉬워집니다.
2. 블록 이동하기
Notion에서는 처음부터 완벽하게 배치할 필요가 없습니다. 노트와 할 일을 페이지에 입력한 후 언제든 원하는 순서대로 재배치할 수 있으며, 이는 모든 유형의 블록에 해당됩니다.
커서를 블록 위에 올리면 왼쪽에 블록 핸들(⠿ 아이콘)이 나타납니다. 이 핸들을 드래그하여 블록을 이동하세요. 파란색 선이 표시되는 지점에 블록을 놓을 수 있습니다.
또한 Notion에서는 칼럼(열) 레이아웃도 만들 수 있습니다. 블록을 가로 방향으로 드래그한 후 세로 파란색 선이 보일 때 놓으면 됩니다.
3. 블록 변환하기
콘텐츠 입력을 마친 후에도 블록을 다른 유형으로 변환할 수 있습니다. 먼저 블록 핸들을 클릭한 뒤, 컨텍스트 메뉴에서 '다음으로 변환(Turn into)'을 선택하고 원하는 블록 유형을 고르세요.
예를 들어 일반 텍스트 블록을 소제목으로 바꾸고 싶다면 H1, H2, H3 유형의 헤더 블록을 선택하면 됩니다.
4. 하위 페이지 만들기
새로운 작업을 시작할 때마다 사이드바에 별도의 페이지를 만들 필요가 없습니다. 대신 페이지(Page) 블록을 사용해 페이지 안에 또 다른 페이지를 삽입하세요. 중첩된 하위 페이지는 원하는 만큼 무제한으로 만들 수 있습니다.
예를 들어 하나의 메인 대시보드 페이지를 만들고, 그 안에 다른 작업 페이지로 연결되는 하위 페이지들을 구성할 수 있습니다. 이렇게 하면 Notion 내부를 논리적으로 정리할 수 있을 뿐 아니라, 사이드바도 깔끔하게 유지됩니다.
Notion은 매우 유연합니다. 사이드바에서 기존 페이지를 다른 페이지로 드래그 앤 드롭하면 하위 페이지로 만들 수 있고, 그 반대로도 손쉽게 변경 가능합니다.
5. 다른 페이지로 링크 걸기
'페이지 링크(Link to page)' 블록은 Notion에서 놓치기 쉬운 강력한 기능 중 하나입니다. 페이지 블록과 함께 사용하면 워크스페이스 전체의 흐름을 자연스럽게 연결할 수 있습니다. 원하는 위치에 추가해 다른 페이지로 바로 이동하는 링크를 만들어 보세요.
6. 텍스트 서식 지정하기
얼핏 보면 Notion에는 서식 옵션이 전혀 없어 보입니다. 걱정하지 마세요. 서식을 적용하고 싶은 텍스트를 드래그(하이라이트)하면 굵게, 기울임, 밑줄 등의 옵션이 담긴 툴바가 나타납니다. 링크 추가, 글자 색상 변경 등도 함께 할 수 있습니다.
7. 페이지 아이콘 및 커버 추가하기
Notion에서는 모든 페이지(중첩된 하위 페이지 포함)에 아이콘과 커버 이미지를 설정해 개성을 더할 수 있습니다. 페이지 제목 위에 마우스를 올린 후 '아이콘 추가'와 '커버 추가' 옵션을 사용하세요.
내장 아이콘·이미지 갤러리에서 고를 수도 있고, 직접 파일을 업로드하는 것도 가능합니다.
8. 블록을 다른 페이지로 이동하기
어떤 블록이든 다른 페이지로 옮길 수 있습니다. 블록 핸들을 클릭한 후 '이동(Move to)'을 선택하고 원하는 페이지를 고르세요. 또는 블록을 드래그해 사이드바의 해당 페이지에 직접 놓아도 됩니다.
9. 빠른 찾기(Quick Find) 활용하기
Notion 워크스페이스에서 무언가를 찾고 싶으신가요? 창 왼쪽 상단의 '빠른 찾기(Quick Find)'를 선택하고 검색어를 입력하면 페이지와 블록이 즉시 필터링됩니다.
Notion을 본격적으로 사용하기 시작하면 빠른 찾기는 없어서는 안 될 필수 기능이 됩니다. 더 빠르게 호출하려면 Ctrl+P(Windows) 또는 Cmd+P(Mac) 단축키를 사용하세요.
10. 페이지 공유하기
사용 중인 Notion 요금제에 따라 다양한 강력한 공유 옵션을 이용할 수 있습니다. Personal 또는 Personal Pro 요금제라면 사람들을 초대해(Notion에서는 '게스트'라고 부릅니다) 페이지를 보거나, 댓글을 달거나, 편집하도록 권한을 설정할 수 있습니다. 페이지를 웹에 공개적으로 공유하는 것도 가능합니다. 창 오른쪽 상단의 '공유(Share)' 버튼을 눌러 시작하세요.
Team 계정을 사용한다면 사이드바의 Workspace 섹션 아래에 있는 모든 페이지가 팀원들과 자동으로 공유됩니다. 물론 Private 영역에 아무도 접근할 수 없는 개인 페이지를 따로 만드는 것도 가능합니다.
11. 페이지 잠금하기
Notion에서는 실수로 내용을 수정해도 눈치채기 어려운 경우가 많습니다. 페이지를 잠그면 의도치 않은 편집을 예방할 수 있습니다. 오른쪽 상단의 점 세 개(⋯) 메뉴를 클릭한 후 '페이지 잠금(Page Lock)'을 선택하세요.
12. 콘텐츠 가져오기
일반 텍스트, Word, Excel, CSV 파일을 Notion으로 가져올 수 있습니다. 나아가 Evernote, Trello 같은 경쟁 생산성 도구에서 데이터를 직접 불러오는 것도 가능합니다. 사이드바 하단의 '가져오기(Import)' 옵션을 선택해 시작해 보세요.
13. 다크 모드 활성화하기
Notion은 다크 모드를 지원합니다. 사이드바의 '설정 및 멤버(Settings & Members)'를 열고 Dark Mode 옆의 토글을 켜면 됩니다.
또는 Ctrl+Shift+L(Windows) 또는 Cmd+Shift+L(Mac) 단축키로 다크 모드와 라이트 모드를 더 빠르게 전환할 수 있습니다.
14. Notion 웹 클리퍼(Web Clipper)
인터넷을 탐색하면서 Notion 웹 클리퍼 확장 프로그램을 사용하면 어떤 웹 페이지든 Notion 워크스페이스에 저장할 수 있습니다. Chrome과 Firefox 모두에서 사용 가능합니다. 확장 프로그램을 설치한 후 Notion 계정으로 로그인하면 바로 사용할 준비가 완료됩니다.
15. 템플릿 활용하기
Notion은 기능이 방대해서 처음에는 부담스러울 수 있습니다. 바로 이럴 때 페이지 템플릿이 큰 도움이 됩니다. 사이드바 하단의 '템플릿(Templates)'을 선택하면 내장 템플릿 갤러리가 열립니다. 개인(Personal), 교육(Education), 프로젝트 관리(Project Management) 등 카테고리를 펼치고 마음에 드는 템플릿을 골라 보세요.
'이 템플릿 사용(Use this template)'을 클릭하면 Notion이 선택한 템플릿을 기반으로 새 페이지를 자동 생성합니다. 물론 생성된 페이지는 자유롭게 수정할 수 있습니다.
Notion 공식 팀과 커뮤니티가 제공하는 더 많은 템플릿이 필요하다면 Notion 템플릿 갤러리를 방문해 확인해 보세요.
무궁무진한 Notion의 세계
Notion에서 할 수 있는 일이 너무나 많아 이번 리뷰에서는 겉핥기 수준의 기능만 다룰 수밖에 없었습니다! 하지만 기본기를 확실히 다지고 나면 훨씬 편안하게 Notion을 사용할 수 있을 것입니다. 이제 여러분만의 워크스페이스를 만들어 나만의 필요에 딱 맞게 Notion을 꾸며볼 차례입니다.