지난 10년 동안 인터넷이 얼마나 변했는지 생각해 보십시오. 반응형 웹 디자인. 어디서나 Wi-Fi를 사용할 수 있습니다. 데스크탑 앱에서 웹 앱으로 생산성이 이동하고 있습니다. 웹 전체가 아무 생각 없이 주머니에 넣고 다니고 있습니다.
하지만 변하지 않은 것이 하나 있습니다. 바로 이메일입니다. 사실, 오늘날 우리가 보내는 이메일은 1971년에 보낸 최초의 이메일과 매우 유사합니다. 가장 큰 차이점은 처리해야 하는 이메일의 양이 정말 많다는 것입니다. 1초에 240만 개의 이메일이 전송된다는 사실을 알고 계셨습니까?
물론, 당신은 했다. 느끼실 수 있습니다. 받은 편지함을 열 때마다 엄청난 양의 스팸, 작업 및 통신에 한숨을 쉬게 됩니다. 그러나 변경되지 않은 것이 한 가지 더 있습니다. 2006년에 Bill Gates가 자신의 이메일을 처리한 방식은 오늘날에도 여전히 적절하고 효과적입니다.
Bill Gates가 매일 수백 개의 이메일을 처리하는 방법
그가 CNN에 기고한 기사에서 Gates는 자신의 소위 "디지털 작업 스타일"과 적시에 질서 있게 일을 처리하는 방법을 설명했습니다. 그의 전체 루틴에는 SharePoint 및 OneNote와 같은 도구가 포함되지만 세 부분으로 구성된 그의 이메일 절차만 살펴보겠습니다.
- 듀얼 모니터 -- 사실, Gates는 3 그의 워크스테이션 설정에 모니터가 있지만 그 중 두 개만 이메일과 관련이 있습니다. 왼쪽 모니터는 항상 받은 편지함을 표시하는 데 사용됩니다. 올바른 모니터는 이메일을 읽고 답장하는 데 사용됩니다.
- 필터 및 허용 목록 -- Gates는 어떻게 "수백"의 이메일만 가지고 있습니까? 그의 눈에 띄는 수준은 "천"에 더 가깝지 않습니까? 그의 트릭은 간단합니다. 화이트리스트를 사용하여 받은 편지함을 필터링하여 회사 내부, 파트너 회사 및 비서에게서만 이메일을 받도록 합니다. 다른 모든 것은 그가 그것을 볼 기회도 가지기도 전에 휩쓸려 갑니다.
- 할 일 목록으로 받은 편지함 -- 할 일 목록 앱이 할 수 있는 할 수 있는 유용한 정보를 얻으십시오. Gates는 자신이 "할 일 목록에 큰 비중을 두지 않습니다"라고 말합니다. 대신 그는 이메일을 하루의 작업으로 보고 내용과 우선 순위에 따라 폴더를 표시하고 정렬합니다. 그는 다음과 같이 말합니다. "지금 우리는 이메일로 효과적으로 의사소통하는 방법이 아니라 가장 중요한 이메일에 시간을 할애하는 것이 문제가 되는 시점에 와 있습니다. ."
그게 다야 비밀 진언이나 난해한 단계가 없습니다. 유료 도구나 서비스가 없습니다. 혁명적인 개념이 없습니다. Bill Gates가 이메일 필터보다 더 복잡한 것에 의존하지 않고 받은편지함을 길들일 수 있다면 당신도 그렇게 할 수 있습니다.
Bill Gates처럼 받은 편지함 설정하기
이 과정은 빠르고 쉽습니다. 설정할 필터가 많은 경우 30분 이상 걸리지 않습니다. 대부분의 사용자는 10분 이내에 사용할 수 있습니다. 당신이 하는 일은 다음과 같습니다.
모니터 배열
모든 진지한 회사원은 적어도 두 대의 모니터를 가지고 있어야 합니다. 3개가 이상적이지만 예산이나 워크스테이션 공간의 제한으로 인해 불가능할 수 있습니다. 3개 이상은 과도하고 생산성을 더 이상 향상시키지 못할 것입니다. 하지만 두 개면 충분합니다. 노트북과 모니터도 작동합니다.
모니터가 2개 없으신가요? 괜찮아요! 모든 것이 손실되는 것은 아닙니다. 마지막에 다른 방법을 제공하므로 계속 읽으십시오.
듀얼 모니터에는 두 가지 주요 설정이 있습니다. 두 모니터가 정확히 같은 경우 분할을 따라 아이라인이 놓이도록 하여 나란히 놓거나 다른 하나 위에 놓을 수 있습니다. 두 대의 모니터가 비대칭인 경우 (일반적으로) 큰 화면을 앞에 두고 작은 화면은 옆으로 둡니다. 이 경우 이메일 클라이언트는 더 작은 화면에 있어야 합니다.
생산적인 듀얼 모니터 워크플로를 위한 팁을 확인하십시오. 또한 생산성과 화면 공간 모두에서 다중 모니터 설정에서 훨씬 더 효율적일 수 있는 수직 작업 표시줄로 전환하는 것이 좋습니다.
이메일 필터링
모든 최신 이메일 클라이언트 및 이메일 서비스는 일종의 필터링 및 화이트리스트를 제공합니다. 당신의 것이 아니라면, 당신은 정말로 그것을하는 것으로 전환하는 것을 고려해야합니다. 필터링이 없다는 것은 그 자체로 문제가 되는 것은 아니지만 보안과 같은 다른 영역에서 클라이언트 또는 서비스가 구식임을 나타낼 수 있습니다.
- 웹 기반 이메일 서비스를 사용 중이신가요? Gmail, Yahoo 및 Outlook.com에서 필터를 설정하는 방법에 대한 지침이 있습니다. Gmail, Yahoo 및 Outlook.com과 같은 허용 목록을 설정하는 것도 중요합니다.
- Outlook 데스크톱 클라이언트를 사용 중이신가요? Outlook 정리를 위한 팁 모음의 일부로 이메일 필터 및 화이트리스트 설정에 대한 지침이 있습니다. 팁 #4 및 #5에 특히 주의하십시오.
- Thunderbird 데스크톱 클라이언트를 사용 중이신가요? Thunderbird의 이메일 필터와 Thunderbird의 화이트리스트에 대한 지침도 있습니다. 그러나 Thunderbird 개발이 거의 중단되었으므로 다른 클라이언트로 전환하는 것을 고려해 볼 수 있습니다.
그렇다면 어떤 종류의 필터를 만들어야 할까요?
먼저 이메일 클라이언트의 스팸 또는 정크 기능을 활용하는지 확인하세요. 스팸을 받으면 스팸으로 표시하십시오! 이렇게 하면 이메일 서비스가 향후 스팸을 더 잘 인식하는 데 도움이 됩니다. 또는 Postbox와 같은 클라이언트의 경우 정크로 표시하면 잠재적인 정크 메시지를 자동으로 필터링하는 데 도움이 됩니다.
다음으로 자주 사용하는 중요한 연락처를 허용 목록에 추가합니다. 이렇게 하면 이러한 연락처에서 보낸 이메일이 실수로 스팸 또는 정크로 표시되는 것을 방지할 수 있습니다. 스팸 필터가 효과적이려면 공격적이어야 하므로 건너뛰어서는 안 되는 중요한 단계입니다.
마지막으로 필터를 사용하여 새 이메일을 폴더로 정렬합니다. 예를 들어 @makeuseof.com의 모든 이메일은 내 작업 폴더로 이동하고 파트너의 이메일은 스폰서 폴더로 이동합니다. 스팸 필터를 계속 우회하는 이메일에 대한 특정 필터를 만들 수도 있습니다.
이메일을 할 일 작업으로 사용
요즘 유행하는 '인박스 제로' 운동에 속지 않도록 주의하세요. 받은 편지함을 매일 비우는 것이 좋은 생각처럼 보일 수 있지만 실제로 받은 편지함의 광기를 해결하지 못할 수도 있습니다. 사실 Bill Gates만이 받은 편지함을 할 일 목록으로 사용하도록 제안한 것은 아닙니다.
필터를 올바르게 설정했다고 가정하면 이제 이메일이 관련 폴더로 자동 정렬됩니다. 이제 해당 항목을 표시, 보관 또는 삭제하기만 하면 됩니다.
- 표시 -- Gmail 및 Yahoo에서는 이메일에 "별표"를 표시할 수 있습니다. Postbox에서는 기본적으로 동일한 "알림으로 표시"할 수 있습니다. 어느 쪽이든 효과는 동일합니다. 여전히 주의가 필요한 이메일을 한 눈에 볼 수 있습니다. 또한 "별표" 또는 "알림"으로 필터링할 수 있습니다. 이제 할 일 목록이 생겼습니다.
- 보관처리 -- 대부분의 경우 참조 또는 보관을 위해 읽음으로 표시된 이메일을 받은 편지함에 보관할 것입니다. 불행히도 이것은 혼란의 거대한 원인이며 대신 해당 이메일을 보관해야 합니다. 보관된 이메일은 특별한 폴더에 보관되므로 받은 편지함을 복잡하게 만들지 않고 필요할 때 다시 방문할 수 있습니다.
- 삭제 -- 저장하고 싶지 않은 이메일은 삭제해야 합니다. 나중에 필요할지 여부가 확실하지 않으면 보관하십시오. 그렇지 않으면 삭제하십시오. 받은 편지함을 깨끗하게 유지하면 주의를 기울여야 하는 작업을 처리하는 데 스트레스를 덜 받습니다.
모니터가 하나뿐이라면?
대신 항상 가상 데스크톱을 사용할 수 있습니다.
가상 데스크톱 기본적으로 열려 있는 자체 앱 집합을 관리하는 Windows의 별도 작업 공간입니다. 이 경우 이메일 클라이언트 전용 가상 데스크톱 하나와 탐색 또는 작업용 가상 데스크톱이 각각 있을 수 있습니다. 이들 사이를 전환하는 것은 바로 가기 키만큼 간단하며 원하는 만큼 가상 데스크탑을 가질 수 있습니다.
시작하려면 가상 데스크탑에 대한 소개와 가상 데스크탑 생산성을 극대화하기 위한 팁을 확인하십시오. 매우 유용하며 Windows 10으로 업그레이드할 가치가 있는 기능 중 하나라고 생각합니다.
어떤 면에서는 가상 데스크톱 경로가 듀얼 모니터 설정보다 더 생산적일 수 있다고 생각합니다. 두 대의 모니터를 사용하면 끊임없이 이메일 자극을 받게 됩니다. 가상 데스크톱을 사용하면 한 번에 한 가지에만 집중할 수 있습니다. 모두 알다시피 멀티태스킹은 생산성에 좋지 않습니다.
이제 Bill Gates와 같은 이메일을 관리하는 방법을 알았으므로 어떻게 작동하는지 알려주세요. 다른 기술을 사용하는 경우 해당 기술에 대해 듣고 싶습니다. 아래 댓글로 공유해 주세요!