지난 10년간 인터넷은 얼마나 많이 변했을까요? 반응형 웹 디자인, 어디서나 접속 가능한 Wi-Fi, 데스크톱 앱에서 웹 앱으로 넘어간 생산성 환경까지. 이제 우리는 온라인 세상 전체를 주머니 속에 담고 다니는 것을 아무렇지 않게 여깁니다.
하지만 단 한 가지, 변하지 않은 것이 있습니다. 바로 이메일입니다. 사실 오늘날 우리가 보내는 이메일은 1971년 최초로 발송된 이메일과 크게 다르지 않습니다. 달라진 것은 처리해야 할 이메일의 양일 뿐입니다. 매초 약 240만 통의 이메일이 전 세계에서 발송되고 있다는 사실, 알고 계셨나요?
물론 굳이 통계를 보지 않아도 몸으로 느낄 수 있을 겁니다. 받은 편지함을 열 때마다 쏟아지는 스팸, 업무, 연락에 한숨부터 나오니까요. 그런데 흥미로운 점은, 빌 게이츠가 2006년에 사용하던 이메일 관리 방식이 지금도 여전히 유효하고 효과적이라는 사실입니다.
빌 게이츠는 하루 수백 통의 이메일을 어떻게 처리할까?
빌 게이츠는 CNN 기고문에서 자신만의 '디지털 업무 스타일'과 일을 제때, 체계적으로 처리하는 방법을 공개했습니다. 그의 전체 루틴에는 SharePoint나 OneNote 같은 도구도 포함되어 있지만, 여기서는 이메일 처리 방식에만 집중해 보겠습니다. 그의 방법은 크게 세 가지로 나뉩니다.
- 듀얼 모니터 — 사실 게이츠는 워크스테이션에 모니터 세 개를 사용한다고 밝혔지만, 이메일과 직접 관련된 것은 두 개입니다. 왼쪽 모니터에는 항상 받은 편지함을 띄워두고, 오른쪽 모니터에서 메일을 읽고 회신합니다.
- 필터와 화이트리스트 — 게이츠의 메일함에 '수백 통'밖에 없는 이유가 무엇일까요? 그의 위상이라면 '수천 통'이 되어야 마땅하지 않을까요? 비결은 의외로 간단합니다. 화이트리스트를 활용해 회사 내부, 파트너사, 비서에게서 온 메일만 받은 편지함에 남기고, 나머지는 확인하기도 전에 걸러냅니다.
- 받은 편지함 = 할 일 목록 — 게이츠는 "할 일 목록(to-do list)을 크게 선호하지 않는다"고 말합니다. 대신 이메일 자체를 그날의 업무로 보고, 내용과 우선순위에 따라 표시하고 폴더로 분류합니다. 그는 이렇게 강조했습니다. "이제 중요한 건 이메일로 얼마나 효과적으로 소통하느냐가 아니라, 가장 중요한 이메일에 시간을 쓰느냐입니다."
전부입니다. 특별한 비법도, 어려운 절차도, 유료 도구도 없습니다. 단순한 메일 필터 하나로 수많은 이메일을 정복할 수 있다면, 여러분도 충분히 가능합니다.
빌 게이츠처럼 받은 편지함 설정하기
설정 과정은 빠르고 간단합니다. 필터를 많이 만들어야 하는 경우에도 30분이면 충분하고, 대부분의 사용자는 10분 안에 준비를 마칠 수 있습니다. 지금부터 하나씩 살펴보겠습니다.
모니터 배치하기
업무에 진지한 사람이라면 최소 두 개의 모니터는 갖추는 것이 좋습니다. 세 개면 가장 이상적이지만 예산이나 공간상 어려울 수 있습니다. 그 이상은 오히려 과하고 생산성 향상에 큰 도움이 되지 않습니다. 두 개면 충분하며, 노트북과 외장 모니터 조합으로도 좋습니다.
모니터가 하나뿐인가요? 걱정하지 마세요. 글 끝부분에서 대안 방법을 소개해 드립니다.
듀얼 모니터 배치는 크게 두 가지 방식이 있습니다. 두 모니터가 동일한 모델이라면 나란히 놓거나 위아래로 쌓되, 시선이 경계선에 맞도록 배치합니다. 크기가 다르다면 큰 화면을 정면에 두고 작은 화면을 옆에 배치하세요. 이 경우 이메일 클라이언트는 작은 화면에 띄우는 것이 좋습니다.
멀티 모니터 환경에서는 작업 표시줄을 세로로 전환하는 것도 추천합니다. 생산성과 화면 공간 활용 측면에서 훨씬 효율적입니다.
이메일 필터링 설정하기
요즘 이메일 서비스와 클라이언트는 대부분 필터링과 화이트리스트 기능을 제공합니다. 만약 여러분이 쓰는 서비스에 이런 기능이 없다면 다른 서비스로 이전을 진지하게 고려해 보세요. 필터 기능 부족 자체는 치명적이진 않지만, 보안 등 다른 부분에서도 낙후되었을 가능성을 시사합니다.
- 웹메일 서비스를 사용 중인가요? Gmail, Yahoo, Outlook.com에서 필터를 설정하는 방법을 참고하세요. 화이트리스트 설정 역시 Gmail, Yahoo, Outlook.com에서 가능합니다.
- Outlook 데스크톱 클라이언트를 사용 중인가요? Outlook 정리 팁 모음에서 메일 필터와 화이트리스트 설정 방법을 확인하세요. 특히 4번과 5번 팁에 주목하세요.
- Thunderbird를 사용 중인가요? Thunderbird용 필터 및 화이트리스트 설정 가이드도 있지만, 개발이 사실상 중단된 상태이므로 다른 클라이언트로의 전환을 고려해 볼 만합니다.
그렇다면 어떤 필터를 만들어야 할까요?
먼저, 메일 클라이언트의 스팸·정크 기능을 적극적으로 활용하세요. 스팸 메일이 도착하면 반드시 '스팸'으로 표시하세요. 이렇게 하면 메일 서비스가 앞으로 스팸을 더 정확하게 인식하게 됩니다. Postbox 같은 클라이언트에서는 '정크로 표시' 기능이 잠재적 정크 메일을 자동으로 걸러주는 데 도움을 줍니다.
다음으로, 자주 연락하는 중요한 인물들을 화이트리스트에 추가하세요. 이렇게 하면 중요한 메일이 실수로 스팸으로 분류되는 일을 막을 수 있습니다. 스팸 필터는 공격적으로 작동해야 효과적이기 때문에, 이 단계는 절대 건너뛰면 안 됩니다.
마지막으로, 필터를 활용해 새 메일을 폴더별로 자동 분류하세요. 예를 들어 @makeuseof.com에서 온 메일은 '업무' 폴더로, 파트너사 메일은 '스폰서' 폴더로 보내는 식입니다. 스팸 필터를 계속 우회하는 메일이 있다면 그에 맞는 전용 필터를 만들 수도 있습니다.
이메일을 할 일 목록처럼 활용하기
유행하는 '받은 편지함 제로(Inbox Zero)' 운동에 현혹되지 않도록 주의하세요. 매일 받은 편지함을 비우는 것이 좋아 보일 수 있지만, 실제로는 메일함의 혼란을 해결하지 못할 수 있습니다. 실제로 받은 편지함을 할 일 목록으로 쓰라고 제안하는 사람은 빌 게이츠만이 아닙니다.
필터를 제대로 설정했다면 이제 메일은 자동으로 관련 폴더에 정리되어 있을 겁니다. 남은 일은 메일을 하나씩 확인하며 표시하거나, 보관하거나, 삭제하는 것뿐입니다.
- 표시(Marking) — Gmail과 Yahoo에서는 메일에 '별표'를 붙일 수 있고, Postbox에서는 '알림으로 표시' 기능이 같은 역할을 합니다. 방법은 달라도 효과는 같습니다. 어떤 메일에 아직 관심이 필요한지 한눈에 파악할 수 있습니다. 별표 또는 알림 기준으로 필터링하면? 그것이 곧 여러분의 할 일 목록입니다.
- 보관(Archiving) — 읽은 메일을 참고용으로 받은 편지함에 계속 두는 사람이 많지만, 이것이 바로 메일함이 어질러지는 주범입니다. 읽은 메일은 보관 처리하세요. 보관된 메일은 별도 폴더에 정리되어 필요할 때 꺼내볼 수 있으면서도 받은 편지함을 깔끔하게 유지해 줍니다.
- 삭제(Deleting) — 저장할 필요가 없는 메일은 과감히 삭제하세요. 나중에 필요할지 확실하지 않다면 보관하고, 그렇지 않다면 삭제하세요. 받은 편지함이 깔끔할수록 정작 중요한 일에 집중하기가 한결 수월해집니다.
모니터가 하나뿐이라면? 가상 데스크톱을 활용하세요
모니터를 추가할 수 없는 상황이라면 가상 데스크톱이 훌륭한 대안이 됩니다.
가상 데스크톱은 Windows에서 각각 독립적인 실행 앱 목록을 관리하는 별도의 작업 공간입니다. 하나의 가상 데스크톱에는 이메일 클라이언트를, 다른 데스크톱에는 웹 서핑이나 업무용 앱을 띄워두는 식입니다. 전환은 키보드 단축키 한 번이면 충분하고, 원하는 만큼 여러 개를 만들 수도 있습니다.
흥미롭게도 가상 데스크톱이 듀얼 모니터보다 생산성에 더 유리할 수 있습니다. 듀얼 모니터에서는 이메일 알림에 끊임없이 노출되지만, 가상 데스크톱에서는 한 번에 한 가지에만 집중할 수 있습니다. 멀티태스킹이 생산성을 해친다는 사실은 이미 잘 알려져 있으니까요.
이제 빌 게이츠처럼 이메일을 관리하는 방법을 알게 되셨습니다. 실제로 적용해 보고 어떤지 알려주세요. 다른 방법을 사용하고 계시다면 그 노하우도 듣고 싶습니다. 아래 댓글로 의견을 나눠주세요!