당신은 정리정돈을 잘하는 사람입니다. 다가오는 일정은 캘린더에 등록하고, 커리어 계획은 트렐로(Trello)로 세우며, 지메일(Gmail)에는 체계적인 라벨 시스템을 갖춰 모든 메일에 빠짐없이 답장하곤 하죠. 그런데 막상 할 일 목록을 열어보면, 캘린더나 트렐로에 있는 일부 작업이 목록에는 빠져 있는 경우가 종종 있습니다.
물론 이런 곳의 항목을 수동으로 할 일 목록에 옮기는 시스템을 만들 수도 있지만, 그건 시간 낭비입니다. 이상적인 방법은 자동화하는 것입니다. 그렇게 하면 직접 만든 Todoist 필터로 할 일 목록을 확인할 때 필수 항목이 모두 한자리에 있어 아무것도 놓치지 않게 됩니다.
지금부터 Todoist를 기억 저장 도구로 활용해 작업을 잊지 않는 방법을 소개하겠습니다.
캘린더 일정에 미리 대비하기
삶의 전반을 구글 캘린더로 관리하고 있다면, 특정 일정에서 할 일 목록을 자동 생성하도록 설정하는 것이 합리적입니다. 예를 들어 회의가 다가올 때 사전 준비물을 챙겨야 하는 상황이 대표적이죠. 여기에는 약간의 사전 설정이 필요하며, 두 단계로 진행합니다.
먼저 중요한 캘린더에 미리 알림을 설정해야 합니다. 캘린더 목록에서 해당 캘린더를 찾아 오른쪽 화살표를 클릭한 뒤 '알림 수정(Edit Notifications)'을 선택하세요. 저는 일정 일주일 전에 이메일이 발송되도록 해두었는데, 원하는 기간은 얼마든지 조절할 수 있습니다. 참고로 저는 이메일 필터링을 극도로 활용해서 실제로는 이 메일을 눈으로 보지 못하지만, 그건 중요하지 않습니다. 중요한 건 이메일이 받은편지함에 도착하는 순간 다양한 자동화를 걸 수 있다는 점입니다.
다음 단계는 지메일에서 집중하고 싶은 일정 관련 메일을 걸러내는 필터를 만드는 것입니다. 예를 들어 calendar-notification@google.com에서 오고 제목에 'meeting'이라는 단어가 포함된 메일을 걸러내는 필터를 설정하면, 회의 일주일 전에 할 일 항목을 생성하는 트리거가 완성됩니다.
이제 이 지점에서 Todoist 할 일 목록에 새 항목을 만드는 방법은 두 가지입니다.
첫 번째 방법은 필터가 해당 메일을 특정 프로젝트의 개인 이메일 주소로 전달하도록 설정하는 것입니다. 이때 '회의 준비(Meeting Preparation)' 같은 이름의 새 프로젝트를 만들어 두는 것이 좋습니다. 다만 이 방법은 유료(Premium) 사용자만 가능합니다. 프리미엄 사용자만 이메일로 새 작업을 받을 수 있기 때문입니다. 또한 Todoist의 '이메일 허용(Accept Email)' 목록에 mail-noreply@google.com과 calendar-notification@google.com을 추가하고 인증 절차를 거쳐야 합니다.
두 번째 방법은 누구나 이용할 수 있고 설정도 매우 쉽지만, 지메일과 Todoist를 IFTTT에 연결해야 한다는 점에서 부담스러워하는 사람도 있습니다. 단계는 간단합니다.
- 지메일 필터가 회의 알림 메일에 특정 라벨을 붙이도록 설정합니다.
- 이 용도로만 사용할 고유한 라벨을 하나 정합니다.
- 그 라벨에 새 메일이 도착할 때마다 작동하는 IFTTT 레시피를 만듭니다.
- 지정한 '회의 준비' 프로젝트에 새 할 일 항목이 추가되도록 설정합니다.
- 제목 앞이나 뒤에 텍스트를 붙일 수도 있습니다(아쉽게도 제목 자체를 편집할 수는 없습니다).
저는 앞에 "Prepare for"(~준비하기)라는 문구를 붙이는데, 이것만으로도 충분히 의미가 전달됩니다. 작업 우선순위와 마감일을 지정할 수도 있고, 트리거가 된 이메일 본문을 노트로 남길 수도 있습니다. 작업에 라벨을 달고 싶다면 @Post나 @Phone 같은 텍스트를 덧붙이면 됩니다.
참고: Todoist를 쓰지 않더라도 같은 IFTTT 방식으로 iOS 미리 알림, 에버노트(Evernote), Toodledo에 작업을 만들 수 있습니다. 혹은 Remember The Milk처럼 이메일로 작업 등록을 받는 어떤 할 일 서비스든 첫 번째 방법을 적용할 수 있습니다.
구글 캘린더에서 설정할 수 있는 다른 트리거들
영감을 얻어보세요. 이 시스템으로 할 수 있는 일은 무궁무진합니다.
- 생일 캘린더가 있다면 선물을 사야 한다는 작업을 자동 생성합니다.
- 손님이 자주 온다면 손님 맞이 관광 일정과 준비물을 챙기는 작업을 트리거합니다.
- 아이 예방접종 일정을 관리한다면 예약 전화를 걸라는 작업을 만듭니다.
- 파티에 나갈 때 늘 준비를 잘하고 싶다면 선물과 나눌 음식을 챙기는 작업을 설정합니다.
저는 콘서트와 공연 일정이 캘린더 알림으로 새 할 일을 만들어 음악 준비와 옷차림을 챙기도록 해두었습니다(매번 달라지기 때문이죠). 'To-Do' 라벨이 붙은 모든 메일을 할 일로 변환하는 것도 가능하지만, 저는 좀 과하다고 생각합니다.
구독 중인 캘린더 종류와 그 활용 방법을 한번 생각해 보세요. 좋아하는 밴드의 공연 소식을 알려주는 Last.fm 캘린더를 구독한다면, 최애 밴드 공연 티켓을 사라는 작업을 트리거할 수 있습니다. 공휴일이나 학교 방학 캘린더를 구독한다면 행사 준비나 아이 돌봄 관련 작업을 만들 수 있고요. 시 대회나 마라톤 대회 캘린더를 구독한다면 대회 신청을 확실히 마쳤는지 확인하는 작업을 설정할 수도 있습니다.
트렐로 카드와 베이스캠프 작업을 Todoist로 가져오기
브레인스토밍, 블로그 기획, 업무 관리, 혹은 인생 전체 계획을 한눈에 보기 위해 트렐로를 사용하고 계신가요? 그렇다면 트렐로 보드에 캘린더를 연결하세요. 사이드바의 '메뉴(Menu)' 드롭다운을 클릭한 뒤 '파워업(Power-Ups)'을 선택하면 캘린더 설정을 찾을 수 있습니다.
베이스캠프(Basecamp)를 비롯한 많은 할 일 서비스에서도 iCal 피드를 제공합니다.
이 iCal 피드를 구글 캘린더에 구독하면, 베이스캠프나 트렐로에서 설정한 마감일이 구글 캘린더에 표시됩니다. 이렇게 하면 알림이 발송되고 지메일과 Todoist로 작업이 전달되므로 마감을 놓칠 일이 없습니다.
이 시스템은 동료들이 트렐로나 베이스캠프에서 협업으로 일정을 짜지만, 본인에게 배정된 마감일은 놓치고 싶지 않을 때 특히 유용합니다. 지메일 필터를 조금만 다듬으면 자신에게 배정된 작업만 골라 걸러낼 수도 있습니다.
학생을 위한 강력한 꿀팁
학생이라면 이 시스템으로 시험이나 과제 제출일에 맞춰 일련의 작업을 미리 만들어 둘 수 있습니다. 캘린더 알림을 한 달 전에 받도록 설정한 뒤, 그 알림이 여러 작업을 차례로 생성하게 하는 거죠. 예를 들면 즉시 실행할 우선순위 낮은 '과제 조사' 작업, 2주 후의 우선순위 높은 '개요 작성' 작업, 그다음 '초안 완성' 작업, 마지막으로 과제를 확실히 끝내고 제출했는지 확인하는 최우선 작업까지 순서대로 만들어 두는 겁니다.
여기에 더해 마감일 일주일 전에 완료 및 제출 여부를 점검하는 알림을 하나 더 걸어두면, 마감 직전에 추가된 일정 때문에 무언가 빠뜨릴 걱정도 없어집니다.
Todoist와 IFTTT로 할 수 있는 다른 것들
IFTTT에는 수백 가지 연동 서비스가 있으므로 Todoist로 만들 수 있는 조합도 무궁무진합니다. 일상적인 리마인더도 가능합니다. 예컨대 일기예보에 눈이 온다고 하면 차에 겨울 생존 키트를 챙겨두라는 작업을 만들거나(반대로 맑은 날엔 서핑보드를 싣으라고 알려주는 것도 재미있겠죠).
반대로 Todoist에서 IFTTT를 트리거하면 보고서를 자동으로 상사에게 이메일로 보내는 것 같은 멋진 자동화도 만들 수 있습니다.
여러분은 Todoist를 IFTTT, 지메일, 구글 캘린더와 어떻게 연동하고 계신가요? 업무용과 개인용 할 일 목록 사이에서 헤매고 있다면, 여러분만의 꿀팁을 들려주세요!