작년 말 웹호스팅 마이그레이션 과정에서 실수를 저질러 이메일 계정과 관련해 악몽 같은 경험을 했습니다. 결국 수많은 이메일과 함께 그 이메일에 연결된 연락처마저 잃어버렸죠. 우리는 PC든 Mac이든 아이폰이든 안드로이드든 기기 자체는 정기적으로 백업하지만, 개별 소프트웨어와 그에 딸린 데이터까지 꼼꼼히 챙기지는 않는 경우가 많습니다.
연락처를 내보내고 이메일을 백업해 두는 습관은 언제나 가치가 있습니다. 몇 분이면 끝나는 간단한 작업이지만, 언젠가 큰 위기에서 여러분을 구해줄 수 있습니다.
Outlook 연락처 내보내기
파일 > 열기 및 내보내기 > 가져오기/내보내기로 이동합니다. 대화상자에서 파일로 내보내기(Export to a File)를 선택한 뒤 쉼표로 구분된 값(CSV)을 고릅니다. 다음 화면에서 폴더 목록을 스크롤해 연락처 폴더를 찾고, 내보낼 CSV 파일에는 나중에 알아보기 쉬운 이름을 붙여주세요.
다음 단계는 그대로 넘어가도 되고, 사용자 지정 필드 설정을 바꿔도 됩니다. '필드(Field)'란 연락처 목록을 구성하는 변수 항목을 뜻합니다. 특정 항목만 내보내고 싶다면 필드 지우기(Clear Field)를 누른 후 원하는 필드만 다시 추가하면 됩니다. 아래 이미지는 CSV 파일에 활용하기 좋은 비즈니스 관련 항목 예시입니다. 물론 내보낸 CSV에서 불필요한 항목을 삭제할 수도 있습니다.
Outlook은 CSV 외에도 두 가지 내보내기 형식을 제공합니다.
- Outlook 데이터 파일(.pst): 메시지와 기타 데이터를 담아 컴퓨터에 저장할 수 있는 데이터 파일입니다. 이메일과 중요한 데이터를 다운로드해 보관하거나, 메일을 하나의 .pst 파일로 묶어 아카이브할 수 있습니다. 메일 서버 용량이 부족하다면 내보내기나 보관을 통해 공간을 확보할 수 있으며, 주로 POP3 계정에서 사용됩니다.
- 오프라인 Outlook 데이터 파일(.ost): Microsoft Exchange, Outlook.com, Gmail, IMAP 등 대부분의 다른 계정 유형은 메시지와 중요한 데이터를 .ost 파일로 내보냅니다. 핵심 정보는 메일 서버에도 저장되고, 동기화된 사본이 내 컴퓨터에도 함께 보관됩니다.
웹호스팅 사고 이전에는 이메일 아카이브 백업을 생각조차 하지 못했지만, 이제는 안심하기 위해 두 달에 한 번씩 백업하고 있습니다. 메일 서버 용량이 부족한 분이라면 '백업 후 삭제' 방식으로 귀중한 저장 공간을 확보할 수 있습니다.
Outlook 연락처 가져오기
Outlook으로 연락처를 가져오는 것 역시 간단합니다. 다시 파일 > 열기 및 내보내기 > 가져오기/내보내기로 이동하세요. VCard, .csv, .txt, .pst 등 다양한 형식에서 가져올 수 있습니다. 다른 프로그램 또는 파일에서 가져오기를 선택한 뒤 원하는 파일 형식을 고릅니다. 여기서는 .csv를 사용하겠습니다. 가져오기 마법사에서는 중복 항목을 교체하거나, 새로 들어오는 연락처로 대체하거나, 단순히 무시하도록 설정할 수 있으니 상황에 맞는 옵션을 선택하세요.
가져올 연락처 파일을 찾으면, 다음 화면에서 대상 폴더를 지정합니다. 폴더를 탐색해 연락처 폴더를 선택하고 다음을 누르세요. 내보낼 때처럼 가져오기 필드를 편집할 수 있는 옵션도 보이지만, 이번에는 기본값 그대로 진행하겠습니다.
Gmail 연락처 내보내기
Gmail 연락처는 온라인에서 관리되므로 상대적으로 걱정이 덜합니다. 그래도 여러 클라이언트에 흩어진 대화 기록 사이에서 연락처 목록을 하나로 통합해 두면 언제나 편리합니다.
내보내려는 Gmail 계정에 로그인한 뒤, 왼쪽 상단의 Gmail 글자를 클릭하고 연락처를 선택하세요. Gmail 연락처 전체가 표시된 새 화면으로 이동하며, Android 휴대폰을 사용 중이라면 주소록 연락처도 함께 보일 수 있습니다. 더보기(More)를 클릭해 드롭다운 메뉴를 열면 내보내기(Export) 옵션이 나타납니다.
대화상자에는 여러 선택 옵션이 있습니다. 전체 연락처 목록, 즐겨찾기(별표) 표시 연락처, Google 서클 연락처, 자주 연락하는 사람 목록 중 골라 내보낼 수 있습니다. Gmail 내에서 직접 사용자 지정 목록을 만들 수도 있는데, 각 연락처를 선택한 뒤 연락처 옵션 막대에서 하나의 그룹에 추가하면 됩니다.
준비가 되면 내보내기 형식을 선택합니다. Google 계정 간 이동이 아니거나 Apple 기기로 옮기는 것이 아니라면 Outlook CSV 형식을 고르세요. 표준화된 형식이라 대부분의 이메일 클라이언트에서 호환됩니다. 저장하면 끝!
Gmail 연락처 가져오기
가져오기 과정도 내보내기와 거의 동일합니다. 다만 Gmail에게 가져올 파일을 알려주면 됩니다. Gmail 연락처 페이지에서 아까 눌렀던 더보기 버튼을 클릭하고, 이번에는 가져오기(Import)를 선택하세요. 다음과 같은 대화상자가 나타납니다.
파일을 선택한 뒤 가져오기를 누르면 완료됩니다.
Thunderbird 연락처 내보내기
상단 도구 모음에 있는 주소록(Address Book)을 엽니다. 열린 상태에서 도구 > 내보내기(Tools > Export)로 이동하면 다른 이름으로 저장 대화상자가 뜹니다. Thunderbird는 .csv, .ldif, .tab/.txt 형식으로 내보낼 수 있습니다.
Thunderbird 연락처를 내보낼 때는 .csv 또는 .tab/.txt 형식을 추천합니다. 특히 Outlook으로 이전할 경우 더욱 그렇습니다. .ldif는 Mozilla Thunderbird와 Apple 주소록에서는 지원되지만 Outlook에서는 지원되지 않습니다. 만약 .ldif 파일을 받았는데 이를 열 수 있는 프로그램이 없다면, 무료로 배포되는 변환 소프트웨어를 이용해 .csv로 변환하면 됩니다.
Thunderbird 연락처 가져오기
Thunderbird로 연락처를 가져오려면 내보내기 대신 가져오기(Import)를 선택하고 화면의 안내에 따라 진행하면 됩니다. 생각보다 훨씬 쉽게 완료할 수 있습니다!
짜잔! 이제 주소록에 소중한 사람들과 업무 파트너들이 가득 차 있을 겁니다.
이제 Outlook, Gmail, Thunderbird에서 연락처를 가져오고 내보내는 데 자신감이 생기셨길 바랍니다. 사실 대부분의 이메일 클라이언트에서 가져오기/내보내기 기능은 크게 다르지 않으니, 응용하기도 어렵지 않을 겁니다. 행운을 빕니다!
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