끝없이 이어지는 할 일 목록에 압도당해 본 적이 있다면, Apple 기기에 아주 잘 알려지지 않은 강력한 기능이 숨어 있다는 사실에 주목할 필요가 있습니다. 그리고 어쩌면 지금까지 이 기능을 제대로 활용하지 못했을 가능성이 큽니다.
스마트 목록(Smart Lists)이란?
먼저 스마트 목록이 무엇이 '아닌지'부터 짚어볼 필요가 있습니다. Apple 리마인더(Reminders)의 스마트 목록은 일반적인 할 일 목록이 아닙니다. 오히려 마감일, 태그, 우선순위 같은 특정 조건에 따라 기존 목록에서 할 일을 자동으로 불러오는 동적 필터라고 생각하면 됩니다. 즉, 할 일은 원래 목록에 그대로 유지되면서, 내가 보고 싶은 항목만 모아 한눈에 볼 수 있는 것입니다.
이것이 왜 유용할까요? 스마트 목록은 불필요한 잡음을 걷어내 줍니다. 리마인더로 할 일을 정리하다 보면 식료품 쇼핑, 업무 프로젝트, 개인 심부름 등 여러 목록에 흩어진 수많은 작업이 쌓이기 마련입니다. 필요한 작업을 찾으려고 전체를 스크롤하는 일은 바늘 찾기처럼 느껴질 수 있습니다.
스마트 목록은 리마인더를 자동으로 정리해 집중 가능한 실행 중심의 화면을 만들어 이 문제를 해결합니다. 시간을 낭비하며 스크롤할 필요 없이, 지금 당장 중요한 작업만 눈앞에 펼쳐집니다. 예를 들어 급한 업무만 처리하고 싶다면 Work 태그가 붙고 오늘 마감인 리마인더만 걸러 보여주는 스마트 목록을 만들면 됩니다.
Mac에서 리마인더 스마트 목록 활용하는 방법
첫 번째 스마트 목록을 만들기 전에 태그를 미리 추가해 두는 것이 좋습니다. Apple 리마인더의 태그는 할 일을 분류해 필터링하기 쉽게 만들어 줍니다. 예를 들어 Work(업무), Personal(개인), Errands(심부름), School(학교) 같은 라벨을 붙일 수 있습니다.
스마트 목록은 태그를 비롯한 다양한 조건을 기반으로 알맞은 할 일을 자동으로 가져오기 때문에, 태그를 먼저 설정해 두면 작업 흐름이 훨씬 매끄러워집니다.
Mac의 리마인더에 태그를 추가하는 방법은 다음과 같습니다.
- 리마인더 앱을 실행합니다.
- 새 리마인더를 만들거나 기존 항목을 클릭합니다.
- 정보(info) 아이콘을 클릭하면 Add Tags(태그 추가) 필드가 나타납니다.
- #(해시태그)와 태그 이름을 입력합니다(예: #work). 이후 Return 키를 눌러 태그를 저장합니다.
태그 지정이 끝났다면 Mac의 리마인더에서 스마트 목록을 사용할 준비가 된 것입니다. 스마트 목록을 만드는 방법은 다음과 같습니다.
- 리마인더 앱에서 왼쪽 하단의 (+) 목록 추가 버튼을 클릭합니다.
- List Type(목록 유형) 필드를 클릭하고 Smart List(스마트 목록)를 선택합니다.
- 목록 이름을 지정합니다(예: Today's Work).
- 적용할 필터를 선택한 뒤 OK를 클릭해 스마트 목록을 저장합니다.
생성이 완료되면 설정한 조건에 맞는 리마인더가 자동으로 스마트 목록에 채워집니다. 이 저평가된 Apple 기능은 제 작업 흐름을 실제로 개선해 주었고, iPhone과 Mac에 이미 최고의 할 일 앱이 내장되어 있다고 믿는 이유 중 하나이기도 합니다. 스마트 목록은 우선순위를 정리고 흐름을 놓치지 않도록 돕는 실행 중심의 화면을 제공합니다. 제가 생산성을 극대화하기 위해 활용하는 몇 가지 예시를 소개합니다.
1. 오늘의 업무 스마트 목록
생산성 관리에서 가장 큰 어려움 중 하나는 매일 무엇에 집중해야 할지 파악하는 일입니다. 여러 목록을 오가며 헤매는 대신, 저는 #work 태그가 붙고 마감일이 Today(오늘)인 작업을 자동으로 모아 주는 'Today's Work'라는 스마트 목록을 만들었습니다.
이제 매일 아침 책상에 앉으면 여러 목록을 뒤질 필요 없이 이 스마트 목록만 열면 됩니다. 그날 완료해야 할 모든 일이 이미 정리되어 있기 때문입니다. Today's Work 스마트 목록의 필터를 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
- 앞서 설명한 방법대로 업무 관련 태그를 추가합니다(예: #work, #communication, #meeting, #project 등).
- 스마트 목록 창(위 단계 참고)의 Tags 필드에 업무 관련 태그를 모두 추가하고 All Selected로 설정되어 있는지 확인합니다.
- Tag 필드 옆의 + 버튼을 클릭하고 Date를 선택한 뒤 Today를 고릅니다.
Include Past Due(기한 지난 항목 포함) 체크박스를 선택하면 마감일이 지난 작업까지 함께 표시됩니다.
2. 이번 주 스마트 목록
때로는 업무량을 좀 더 넓은 시야에서 살펴봐야 할 때가 있습니다. 이 스마트 목록은 앞으로 7일간 해야 할 일을 한눈에 확인하며 계획을 세우기에 안성맞춤입니다. 다가오는 마감일을 놓치지 않게 해줄 뿐 아니라, 주간 점검을 통해 할 일 목록을 완벽하게 소화하는 데도 큰 도움이 됩니다.
위와 마찬가지로 관련성이 있다고 판단되는 태그를 추가할 수 있습니다. 다만 Date 필드에서는 Relative Range를 선택한 후 In the Next를 고르고, 다음 필드에 1을 입력한 뒤 Week를 선택합니다. 마지막으로 OK를 클릭해 저장하면 됩니다.
3. 언젠가/어쩌면(Someday/Maybe) 스마트 목록
모든 작업이 즉각적인 처리를 요하는 것은 아닙니다. GTD(Getting Things Done) 방법론에서 영감을 받아 만든 저의 Someday/Maybe 스마트 목록은 구체적인 마감일은 없지만, 여유 시간이 생겼을 때 다시 살펴볼 가치가 있는 작업과 아이디어를 모아 두는 공간입니다.
예를 들어 '새로운 생산성 도구 조사하기'나 '데스크톱 파일 정리하기' 같은 리마인더에 #somedaymaybe 태그를 붙여 둘 수 있습니다. 태그를 사용하고 싶지 않다면 Date 필드에서 No Date를 선택해 마감일 없는 모든 작업을 한곳에 모으는 방법도 있습니다.
Apple 리마인더의 스마트 목록은 할 일을 관리하는 방식 자체를 바꿔 줄 수 있는 기능으로, 체계적으로 정리하고 집중하며 할 일에 대한 통제감을 유지하는 데 큰 도움을 줍니다. 아직 사용해 보지 않았다면 오늘 첫 스마트 목록을 만들어 보세요. 할 일 관리가 얼마나 쉬워지는지 직접 경험하게 될 것입니다.
작성자 소개
란도(Lando)는 2021년부터 MakeUseOf에서 생산성 분야 프리랜서 작가로 활동하고 있습니다. Windows Vista 시절부터 기술에 대한 깊은 열정을 키워왔으며, Android와 iOS를 가리지 않고 각 기술이 지닌 고유한 강점을 활용하는 데 관심을 두고 있습니다. 2018년 런던의 디지털 마케팅 회사 Xanda에서 글쓰기를 시작했으며, 동료들이 최신 기술 트렌드와 도구에 대해 조언을 구하는 신뢰받는 정보 출처가 되었습니다. 현재 컴퓨터 과학 학위를 밟고 있으며, 여가 시간에는 여행과 PS5 게임을 즐깁니다.