[수정됨!] 이유 없이 엑셀 파일 용량이 너무 클 때, 10가지 해결 방법

Microsoft Excel은 계산 기능, 그래픽 도구, 피벗 테이블, VBA 등을 갖춘 훌륭한 도구입니다. 다만 이 소프트웨어는 기본적으로 비교적 작은 데이터 세트를 관리하고 작업하도록 설계되었습니다. 그래서 데이터 양이 많아지거나 여러 가지 원인이 겹치면 파일 용량이 급격히 커질 수 있습니다. 문제는 용량이 큰 엑셀 파일이 주는 이점이 거의 없다는 점입니다. 공유하기 어려워지고, 열기·저장 등 모든 작업 속도가 느려지기 때문입니다. 특별한 이유 없이 엑셀 파일이 너무 크다면 아래에서 소개하는 해결 방법 중 하나로 문제를 해결해 보세요.

이유 없이 엑셀 파일 용량이 너무 클 때 시도해 볼 수 있는 10가지 방법

엑셀 파일이 커지는 원인은 다양합니다. 단순히 스프레드시트에 너무 많은 정보가 담겨 있거나, 사용 중으로 남아 있는 빈 셀이 원인일 수도 있습니다. 대용량 엑셀 파일은 작업하기 불편하기 때문에 가능하면 용량을 줄여 관리하는 것이 좋습니다. 명확한 이유를 찾기 어려운데 파일이 너무 크다면, 아래의 팁과 요령들을 하나씩 시도해 파일 용량을 줄여보세요. 줄어드는 정도는 파일이 커진 근본 원인에 따라 달라지지만, 각 방법을 차례대로 적용하며 자신에게 맞는 해결책을 찾는 것이 좋습니다.

1. 숨겨진 워크시트 확인하기

가끔 통합 문서 안에 화면에는 보이지 않는 스프레드시트, 즉 '숨겨진 워크시트'가 존재할 수 있습니다. 예를 들어 숨겨진 시트가 포함된 통합 문서를 살펴보겠습니다. 스프레드시트 왼쪽 하단의 시트 탭만 보면 마치 아래와 같이 보입니다.

그림에서 보듯이 통합 문서에는 시트가 세 개 있는 것처럼 보입니다. 하지만 검토 탭으로 이동한 뒤 문서 검사 그룹에서 통합 문서 통계를 선택해 보세요.

그러면 실제 워크시트 개수 정보를 확인할 수 있습니다.

숨겨진 워크시트를 표시하려면 아래 단계를 따르세요.

단계:

• 먼저 스프레드시트 왼쪽 하단 시트 탭에서 아무 이름이나 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
• 상황별 메뉴에서 숨기기 취소를 선택합니다.

• 숨기기 취소 대화 상자에서 표시할 시트를 선택합니다.

• 확인을 클릭합니다.

그러면 숨겨져 있던 시트가 시트 탭에 다시 나타납니다.

이제 숨겨져 있던 스프레드시트를 살펴보고, 더 이상 필요하지 않다면 삭제하세요.

함께 읽으면 좋은 글: 엑셀 파일 용량이 커지는 원인 확인하는 방법

2. 사용하지 않는 워크시트 삭제하기

숨겨진 시트뿐 아니라 일반적으로 보이는 시트 중에서도 더 이상 사용하지 않는 스프레드시트는 삭제하는 것이 좋습니다. 시트가 너무 많으면 불필요한 정보를 담고 있을 뿐 아니라, 빈 상태로 '사용 중' 처리된 셀 범위까지 공간을 차지하게 됩니다(자세한 내용은 다음 항목 참고).

따라서 특별한 이유 없이 엑셀 파일이 너무 크다면, 사용하지 않는 시트를 정리하는 것이 가장 논리적인 첫걸음입니다.

함께 읽으면 좋은 글: 이메일로 보내기 위해 엑셀 파일 압축하는 방법(13가지 빠른 방법)

3. 사용 중인 셀 범위 확인하기

엑셀 파일이 이유 없이 커 보이는 또 다른 주요 원인은, 눈에 보이는 것보다 훨씬 많은 셀이 '사용 중' 상태로 남아 있기 때문입니다. 과거에 입력했다가 지운 셀이라도 사용 범위에 포함되면 공간을 차지해 파일 용량을 늘립니다.

사용된 셀 범위가 어디까지인지 확인하려면 스프레드시트에서 아무 셀이나 선택한 후 Ctrl+End를 누르세요. 정상이라면 커서가 데이터 세트가 끝나는 위치로 이동해야 합니다.

그런데 데이터 범위 바깥의 셀에 값을 입력한 후 삭제하더라도, 해당 셀은 내용이 없어도 계속 '사용 중'으로 남습니다. 이것이 파일을 필요 이상으로 크게 만드는 원인입니다.

아래의 간단한 단계를 따라 사용하지 않는 셀을 제거해 보세요.

단계:

• 먼저 데이터 세트가 끝나는 지점 다음 열의 열 머리글을 클릭해 해당 열을 선택합니다.
• Ctrl+Shift+오른쪽 방향키를 누릅니다. 그러면 스프레드시트 끝까지 모든 열이 선택됩니다.
• 선택 영역에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다.
• 상황별 메뉴에서 삭제를 선택합니다.
• 다음으로 데이터 세트가 끝난 다음 행을 선택합니다.
• Ctrl+Shift+아래쪽 방향키를 눌러 스프레드시트 끝까지 모든 행을 선택합니다.
• 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 상황별 메뉴에서 삭제를 선택합니다.

이후에는 해당 셀들이 더 이상 사용 중으로 남지 않으며, 파일 용량도 줄어들어야 합니다.

주의할 점은 키보드의 Delete 키만 누르면 안 된다는 것입니다. 반드시 상황별 메뉴에서 삭제를 선택해야 셀 자체가 제거됩니다.

4. 불필요한 서식 제거하기

서식은 데이터 세트를 보기 좋게 꾸미는 데 유용하지만, 동시에 파일 용량도 늘립니다. 작은 데이터 세트라도 서식이 많으면 파일에 포함되는 정보가 많아져 용량이 커집니다. 서식이 과도하면 엑셀 파일이 불필요하게 커질 수 있으므로, 불필요한 서식은 제거하거나 처음부터 너무 많이 적용하지 않는 것이 좋습니다. 파일 용량에 따라서는 서식 전체를 지우는 것도 방법입니다.

서식을 제거하려면 아래 단계를 따르세요.

단계:

• 먼저 서식을 제거할 셀 또는 셀 범위를 선택합니다.
• 리본 메뉴에서 홈 탭으로 이동합니다.
• 편집 그룹에서 지우기를 선택합니다.
• 드롭다운 메뉴에서 서식 지우기를 클릭합니다.

함께 읽으면 좋은 글: 매크로로 엑셀 파일 용량 줄이는 방법(11가지 쉬운 방법)

5. 스프레드시트의 이미지 압축하기

다양한 목적으로 스프레드시트에 그림을 삽입해야 할 때가 있습니다. 하지만 그림을 추가하면 이미지 데이터도 함께 엑셀 파일에 포함되어 용량이 커집니다. 그림 삽입이 불가피하다면, 이미지를 압축해 용량을 줄이는 것이 한 가지 해결책입니다. 그렇게 하면 저장 후 파일이 차지하는 공간이 줄어듭니다.

엑셀에서 이미지를 압축하려면 아래 단계를 따르세요.

단계:

• 먼저 그림을 클릭해 선택합니다.
• 리본 메뉴에 그림 서식이라는 새 탭이 나타나면 해당 탭을 선택합니다.
• 조정 그룹에서 그림 압축을 클릭합니다.

• 원하는 압축 옵션과 해상도를 선택합니다.

• 확인을 클릭하면 그림이 압축됩니다.

함께 읽으면 좋은 글: 그림이 포함된 엑셀 파일 용량 줄이는 방법(2가지 쉬운 방법)

6. 수식 사용 최적화하기

다른 편집 요소와 마찬가지로 수식 역시 일반 텍스트나 숫자 입력보다 더 많은 공간을 차지합니다. 물론 경우에 따라 수식 사용은 불가피하지만, 공간을 더 많이 차지한다는 사실은 변하지 않으므로 워크시트에서 수식 사용을 최적화하는 것이 좋습니다.

큰 엑셀 파일에서 수식을 사용할 때는 다음 사항에 유의하세요.

• RAND, NOW, TODAY, OFFSET, CELL, INDIRECT, INFO 같은 휘발성 함수 사용은 피하세요.
• 수식 없이 해결할 수 있다면 피벗 테이블이나 엑셀 테이블을 활용하세요.
• 행이나 열 전체를 참조로 지정하는 것은 되도록 피하세요.
• 반복 계산을 유발하는 수식은 사용하지 않도록 주의하세요.

7. 사용하지 않는 데이터 삭제하기

데이터가 들어 있거나 사용 중인 각 셀은 하드 드라이브의 공간을 차지하며, 이것이 파일을 크게 만듭니다. 스프레드시트에 더 이상 필요 없는 데이터 세트가 있다면 삭제하세요.

다만 완전히 삭제하기보다는, 해당 파일에서는 필요 없어졌을 뿐이므로 다른 파일에 옮겨 두는 것도 좋은 방법입니다. 이렇게 하면 나중에 필요할 때 다시 가져올 수 있습니다.

8. 사용하지 않는 피벗 테이블과 차트 삭제하기

피벗 테이블과 엑셀 차트 역시 공간을 차지하며, 대부분의 경우 일반 셀이나 서식이 적용된 데이터보다 더 많은 공간을 사용합니다. 이들은 엑셀 작업을 편리하게 해주는 훌륭한 도구이지만, 필요하지 않다면 아예 사용하지 않는 것이 파일 용량을 줄이는 데 도움이 됩니다. 파일 열기, 저장 같은 기본 작업도 한결 매끄러워집니다.

함께 읽으면 좋은 글: 피벗 테이블로 엑셀 파일 용량 줄이는 방법

9. 이진 통합 문서(xlsb) 형식으로 저장하기

Microsoft Excel은 최신 버전까지 일반적으로 xlsx 확장자로 파일을 저장합니다. 매크로가 포함된 통합 문서라면 xlsm 확장자를 사용합니다. 그런데 엑셀에는 xlsb 확장자를 가진 이진(binary) 형식으로 저장하는 방식도 있습니다. 이런 형식의 파일은 xlsx나 xlsm 파일보다 적은 공간을 차지합니다. 다른 방법으로 해결되지 않는다면 이 방법을 시도해 보세요.

파일을 이진 형식으로 저장하려면 아래 단계를 따르세요.

단계:

• 먼저 리본 메뉴에서 파일 탭을 클릭합니다.
• 백스테이지 보기에서 다른 이름으로 저장을 선택합니다.
• 파일을 저장할 폴더로 이동한 뒤, 파일 형식 드롭다운 목록에서 Excel 이진 통합 문서를 선택합니다.

• 저장을 클릭합니다.

이렇게 하면 파일이 xlsb 형식으로 저장되며, xlsx 형식보다 용량이 작아집니다.

10. 외부 데이터 원본 확인하기

위의 방법들로도 엑셀 파일 용량이 줄어들지 않는다면, 통합 문서가 감당해야 할 것보다 훨씬 많은 데이터를 담고 있을 가능성이 있습니다. 이런 경우에는 애초에 엑셀로 그런 데이터 세트를 관리하는 것이 맞는지 다시 생각해 볼 필요가 있습니다. 엑셀은 데이터베이스 도구가 아니라 분석 도구에 가깝습니다. 대용량 데이터베이스라면 Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV 같은 데이터베이스 도구를 사용하는 것을 고려해 보세요.

마무리

지금까지 특별한 이유 없이 엑셀 파일이 너무 클 때 활용할 수 있는 해결 방법들을 살펴봤습니다. 이 중 한 가지 혹은 여러 방법의 조합이 여러분의 문제 해결에 도움이 되었기를 바랍니다. 이 가이드가 유익했다면 좋겠습니다. 궁금한 점이나 제안 사항이 있다면 아래 의견으로 알려주세요.

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