[수정됨!] 이유 없이 Excel 파일이 너무 큼(10가지 가능한 해결 방법)

Microsoft Excel은 계산 또는 계산 기능, 그래픽 도구, 피벗 테이블 및 VBA를 제공하는 우수한 도구입니다. 이 소프트웨어는 주로 상대적으로 작은 데이터 세트를 관리하고 작업하도록 설계되었습니다. 그러나 파일 크기는 방대한 데이터 세트 및 기타 여러 가지 이유로 인해 훨씬 ​​더 커집니다. 그리고 대용량 Excel 파일은 많은 양의 데이터를 포함하는 것 외에는 도움이 되지 않습니다. 공유하기가 더 어렵고 모든 프로세스가 필요한 것보다 더 오래 걸립니다. Excel 파일이 이유 없이 너무 큰 경우 다음 해결 방법 중 하나로 문제를 해결할 수 있습니다.

이유 없이 Excel 파일이 너무 큰 경우 가능한 10가지 해결 방법

Excel 파일은 여러 가지 이유로 커질 수 있습니다. 스프레드시트에 아직 사용 중인 빈 셀에 너무 많은 정보를 포함하는 것처럼 간단할 수 있습니다. 더 큰 Excel 파일은 작업하기가 쉽지 않기 때문에 더 작은 파일로 만드는 것이 종종 가능합니다. 찾을 수 없는 경우 Excel 파일이 너무 큽니다. 파일 크기 줄이기에 도움이 되는 다음 팁과 요령을 시도해 보세요. . 크기 감소는 처음에 파일이 커지는 원인에 따라 다릅니다. 그럼에도 불구하고 각각을 시도하여 자신에게 맞는 것을 찾으십시오.

1. 숨겨진 워크시트 확인

때로는 통합 문서에 일반 보기에서 찾을 수 없는 기존 스프레드시트가 있을 수 있습니다. 즉, "숨겨진 워크시트"입니다. 예를 들어 시트가 숨겨진 통합 문서를 살펴보겠습니다. 스프레드시트의 왼쪽 하단에 있는 시트 탭을 보면 다음과 같이 보일 것입니다.

그림에서 볼 수 있듯이 통합 문서에는 세 개의 스프레드시트가 있습니다. 그러나 검토 탭을 클릭하고 통합 문서 통계 를 선택하십시오. 교정 에서 먼저 그룹화하십시오.

여기에서 실제 워크시트 정보를 찾을 수 있습니다.

워크시트를 숨기려면 다음 단계를 따르세요.

단계:

• 먼저 시트 탭 에서 이름을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다. 스프레드시트의 왼쪽 하단에 있습니다.
• 그런 다음 숨기기 해제 를 선택합니다. 컨텍스트 메뉴에서.

• 다음으로 숨기기 해제에서 숨김을 해제하려는 시트를 선택합니다. 대화 상자.

• 그런 다음 확인을 클릭합니다. .

그런 다음 시트 탭 에 숨겨진 시트가 표시됩니다. 다시.

이제 숨겨진 스프레드시트를 탐색하고 쓸모가 없으면 제거하십시오.

자세히 알아보기: 큰 Excel 파일 크기의 원인을 확인하는 방법

2. 사용하지 않는 워크시트 제거

숨겨진 스프레드시트뿐 아니라 숨겨진 스프레드시트에도 더 이상 사용되지 않는 스프레드시트는 제거해야 합니다. 스프레드시트가 너무 많으면 관련 없는 정보를 포함하고 사용된 빈 셀 범위를 포함하기 위해 너무 많은 공간을 차지하게 됩니다(자세한 내용은 다음 섹션 참조).

따라서 Excel 파일이 정당한 이유 없이 너무 큰 경우 제거하는 것이 가장 논리적인 단계입니다.

자세히 알아보기: 이메일용 Excel 파일을 압축하는 방법(13가지 빠른 방법)

3. 사용 범위 확인

Excel 파일이 너무 큰 이유를 찾지 못하는 또 다른 주요 이유는 통합 문서에서 표시되는 것보다 더 많은 수의 셀이 사용 중이기 때문입니다. 일부 셀은 정보 조각으로 인해 공간을 차지하고 Excel 파일을 크게 만듭니다.

사용한 셀 범위가 끝나는 위치를 보려면 스프레드시트에서 아무 셀이나 선택하고 Ctrl+End 를 누르십시오. 당신의 키보드에. 이상적으로 위치는 데이터세트가 끝나는 위치여야 합니다.

데이터셋 외부의 셀에 값을 입력하고 삭제하면 내용이 없어도 셀은 계속 사용됩니다. 이렇게 하면 파일이 예상보다 커집니다.

이 빠르고 쉬운 단계에 따라 스프레드시트에서 사용하지 않는 셀을 제거할 수 있습니다.

단계:

• 먼저 열 머리글을 클릭하여 데이터세트가 끝나는 곳부터 시작하는 열을 선택합니다.
• 그런 다음 Ctrl+Shift+오른쪽 화살표 를 누릅니다. 당신의 키보드에. 스프레드시트 끝까지 모든 열이 선택됩니다.
• 이제 선택 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
• 그런 다음 삭제 를 선택합니다. 컨텍스트 메뉴에서.
• 다음으로 데이터세트가 끝나는 행을 선택합니다.
• 그런 다음 Ctrl+Shift+아래쪽 화살표 를 누릅니다. 당신의 키보드에. 그러면 스프레드시트가 끝날 때까지 모든 행이 선택됩니다.
• 이제 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 삭제 를 선택합니다. 컨텍스트 메뉴에서.

그 이후에는 셀을 더 이상 사용하지 않습니다. 이 시점에서 파일 크기가 줄어들어야 합니다.

단순히 키보드의 삭제 버튼을 누르지 마십시오. 대신 컨텍스트 메뉴에서 선택하십시오.

4. 불필요한 서식 제거

서식을 사용하면 데이터 세트를 사용자 지정하여 더 보기 쉽게 만들 수 있습니다. 하지만 파일을 크게 만들기도 합니다. 작은 데이터 세트의 경우에도 형식을 지정하면 파일에 더 많은 정보가 포함됩니다. 따라서 파일의 크기를 늘립니다. 서식이 너무 많아 Excel 파일이 너무 클 수 있습니다. 따라서 불필요한 서식을 제거하거나 처음에 너무 많이 넣지 마십시오. 또는 단순히 파일 크기에 따라 모두 제거하십시오.

서식을 제거하려면 다음 단계를 따르세요.

단계:

• 먼저 서식을 제거할 셀 또는 셀 범위를 선택합니다.
• 그런 다음 홈 으로 이동합니다. 리본의 탭입니다.
• 그 후 지우기 를 선택합니다. 편집에서 그룹.
• 이제 형식 지우기 를 선택합니다. 드롭다운 메뉴에서.

자세히 알아보기: 매크로로 Excel 파일 크기를 줄이는 방법(11가지 쉬운 방법)

5. 스프레드시트의 이미지 압축

때때로 우리는 다양한 목적을 위해 스프레드시트에 사진을 추가해야 합니다. 그러나 그림을 추가하면 Excel 파일에 이미지 데이터도 추가됩니다. 그러면 파일 크기가 커집니다. 그림 추가가 불가피한 경우 이 문제를 해결하는 한 가지 방법은 이미지를 압축하여 크기를 줄이는 것입니다. 이렇게 하면 파일을 저장한 후 공간을 덜 차지합니다.

Excel에서 이미지를 압축하려면 다음 단계를 따르세요.

단계:

• 먼저 사진을 클릭하여 선택합니다.
• 그러면 리본에 그림 형식이라는 새 탭이 나타납니다. . 선택하세요.
• 그런 다음 사진 압축을 클릭합니다. . 조정 에서 찾을 수 있습니다. 탭의 그룹입니다.

• 다음으로 원하는 압축 옵션 을 선택하십시오. 및 해결책 .

• 그런 다음 확인 을 클릭합니다. 그러면 사진이 압축됩니다.

자세히 알아보기: 그림으로 Excel 파일 크기를 줄이는 방법(2가지 쉬운 방법)

6. 공식 사용 최적화

다른 수정과 마찬가지로 수식도 일반 텍스트 또는 숫자 항목보다 더 많은 공간을 차지합니다. 그러나 어떤 경우에는 공식 사용이 불가피합니다. 이것이 사실일 수도 있지만 더 많은 공간을 차지하기도 합니다. 따라서 워크시트에서 수식 사용을 최적화하십시오.

큰 Excel 파일에서 수식을 사용하는 동안 다음 사항에 주의하십시오.

• RAND와 같은 휘발성 수식을 사용하지 마십시오. , 지금 , 오늘 , 오프셋 , 셀 , 간접 및 정보 .
• 공식을 피할 수 있는 경우 피벗 테이블이나 Excel 테이블을 사용합니다.
• 행이나 열 전체를 참조로 사용하지 마십시오.
• 반복되는 계산을 포함하는 공식을 피하십시오.

7. 사용하지 않는 데이터 제거

데이터를 포함하거나 사용 중인 각 셀은 하드 드라이브의 공간을 차지합니다. 이렇게 하면 파일이 커집니다. 스프레드시트에 더 이상 필요하지 않은 사용하지 않은 데이터세트가 있으면 제거하세요.

영구적으로 제거하는 대신 특정 파일에 더 이상 필요하지 않으므로 다른 파일에 저장하십시오. 이렇게 하면 나중에 필요한 경우 다시 가져올 수 있습니다.

8. 사용하지 않는 피벗 테이블 및 차트 삭제

피벗 테이블과 Excel 차트도 공간을 차지합니다. 그리고 대부분의 경우 일반 셀이나 형식이 지정된 데이터 세트보다 많습니다. These are excellent tools that help our Excel operations easier. But if you don’t need them, try to avoid using them at all to make the file smaller. This will also make usual Excel operations like opening and saving smoother.

자세히 알아보기: How to Reduce Excel File Size with Pivot Table

9. Save File as Binary

Up to Excel’s latest version, Microsoft Excel usually saves the files with an xlsx extension. For workbooks that contain macros, the extension is xlsm. Excel has another format for saving the file as binary format with an extension of xlsb. These types of files take up lower space than an xlsx or an xlsm file. Try this out if you have no other options available.

To save the file as binary, follow these steps.

단계:

• First, click on the File 리본의 탭입니다.
• Then select Save As from the backstage view.
• After that, navigate to the folder where you want to save your file and select Excel Binary Workbook in the Save as type  드롭다운.

• Then click on Save .

This will save the file in xlsb format which should be lower than the xlsx 형식.

10. Check for External Data Source

If none of the above methods is shrinking your Excel file size, your workbook might be containing more data than it should. In that case, you should think again before using Excel for saving such datasets. Excel is not a database tool. Instead, it is used as an analytical one. For large databases, you should consider using database tools like Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, etc.

결론

These were all the fixes you can use if you find yourself in a situation where your Excel file is too large for no reason. Hopefully, one or a combination of these fixes helped you out. I hope you found this guide helpful and informative. If you have any questions or suggestions, let us know below.

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