드롭다운 목록은 마이크로소프트 엑셀의 매우 유용한 기능 중 하나입니다. 이 기능을 활용하면 값을 직접 입력하지 않아도 미리 준비된 목록에서 항목을 선택할 수 있어, 불필요하거나 잘못된 데이터가 입력되는 것을 효과적으로 방지할 수 있습니다. 보통 드롭다운 목록의 항목은 미리 정의되어 있지만, 상황에 따라 새로운 항목을 추가해야 할 때가 있습니다. 이번 글에서는 엑셀에서 드롭다운 목록에 항목을 추가하는 다양한 방법을 단계별로 자세히 알아보겠습니다.
엑셀 드롭다운 목록에 항목을 추가하는 5가지 방법
여기서는 총 5가지 방법으로 드롭다운 목록에 항목을 추가하는 방법을 설명합니다. 항목을 추가하는 방식은 드롭다운 목록이 어떻게 만들어졌는지에 따라 달라집니다. 아래 예시 데이터를 기준으로 각 방법을 살펴보겠습니다.
1. 기존 데이터 범위에 항목을 추가하여 드롭다운 목록 업데이트하기
먼저 범위(Range) 기반의 드롭다운 목록에 항목을 추가하는 방법을 알아보겠습니다. 범위 기반 드롭다운 목록에 항목을 추가하는 방법은 두 가지가 있습니다.
1-1. 삽입 기능으로 범위 내부에 항목 추가하기
삽입 기능을 사용하면 범위 기반 드롭다운 목록의 원하는 위치에 항목을 추가할 수 있습니다.
1단계:
- 셀 E4로 이동합니다.
- 데이터 탭에서 데이터 도구 그룹을 찾습니다.
- 데이터 유효성 검사 옵션을 선택합니다.
2단계:
- 제한 대상(Allow) 필드에서 목록(List)을 선택합니다.
- 원본(Source) 필드에 원하는 범위를 지정한 후 확인을 누릅니다.
데이터를 확인해 보면 셀 E4에 드롭다운 목록이 생성된 것을 볼 수 있습니다.
이제 삽입 기능을 사용하여 선택한 범위 내 원하는 위치에 항목을 추가해 보겠습니다.
3단계:
- 과일 목록 열에서 원하는 위치로 커서를 이동합니다.
- 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다.
- 메뉴에서 삽입을 선택합니다.
4단계:
- 삽입 창에서 아래로 셀 밀기(Shift cells down)를 선택합니다.
5단계:
- 확인을 누른 후 데이터를 살펴봅니다.
범위에 새로운 빈 셀이 하나 추가되었습니다.
6단계:
- 셀 B9에 Mango(망고)를 입력하고, 셀 E4의 드롭다운 목록을 클릭합니다.
Mango 항목이 드롭다운 목록에 성공적으로 추가되었습니다.
1-2. 범위 맨 아래에 항목 추가하기
이번에는 원본 범위를 수정하여 데이터 범위 맨 아래에 새 항목을 추가하는 방법을 알아보겠습니다.
1단계:
- 과일 목록 열 맨 아래에 새 항목을 입력합니다.
2단계:
- 앞서 설명한 방법대로 데이터 유효성 검사 창을 엽니다.
- 데이터 범위를 다시 선택하여 원본을 수정합니다.
- 동일한 설정을 가진 모든 다른 셀에 이 변경 내용 적용(Apply these changes to all other cells with the same settings) 옵션에 체크한 후 확인을 누릅니다.
3단계:
- 셀 E4로 이동한 뒤 아래 화살표를 클릭하여 드롭다운 목록을 확인합니다.
새로 추가한 항목이 목록에 나타나는 것을 확인할 수 있습니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀에서 범위로 목록 만드는 방법 (3가지 방법)
2. 이름 정의된 범위(Named Range) 편집으로 드롭다운 목록에 항목 추가하기
엑셀에서는 이름 정의된 범위(Named Range)를 활용해 드롭다운 목록을 만들 수도 있습니다. 이 이름 범위를 수정하면 새 항목이 드롭다운 목록에 자동으로 반영됩니다.
1단계:
- 과일 목록 열의 셀들을 선택합니다.
- 수식 탭에서 정의된 이름 그룹의 이름 정의를 선택합니다.
- 참조 대상(Refers to) 필드에 이름 범위로 지정할 범위를 설정한 후 확인을 누릅니다.
2단계:
- 셀 E4로 커서를 이동합니다.
- 데이터 탭의 데이터 도구 그룹으로 이동합니다.
- 데이터 유효성 검사를 선택합니다.
3단계:
- 데이터 유효성 검사 창이 열리면 원본 입력란에 이름 범위의 이름을 입력합니다.
- 확인을 클릭합니다.
이제 데이터를 확인해 보겠습니다.
셀 E4에 드롭다운 목록이 표시됩니다.
이제 데이터 맨 아래에 새 항목을 추가하고 이름 범위를 수정하면, 그 결과가 드롭다운 목록에 반영됩니다.
4단계:
- 데이터 맨 아래에 새 항목을 추가합니다.
- 수식 탭에서 이름 관리자를 엽니다.
5단계:
- 이름 관리자 창에서 참조 대상에 새로 추가된 데이터까지 포함된 업데이트된 범위를 지정합니다.
- 닫기를 클릭합니다.
6단계:
- 변경 허용 여부를 묻는 대화 상자가 나타나면 예를 선택합니다.
다시 셀 E4로 이동해 아래 화살표를 클릭해 보세요.
새로 추가된 항목이 목록에 표시됩니다.
이름 범위를 지정하는 더 간단한 방법도 있습니다. 셀들을 선택한 후 왼쪽 상단의 이름 상자에 원하는 이름을 직접 입력하면 됩니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀에서 드롭다운 목록 편집하는 방법 (4가지 기본 방법)
3. 표(Table) 기반 드롭다운 목록 만들고 새 항목 추가하기
이번에는 엑셀 표(Table)를 기반으로 드롭다운 목록을 만들고, 표 맨 아래에서 새 항목을 추가하는 방법을 알아보겠습니다.
1단계:
- 과일 목록 열의 모든 셀을 선택한 후 Ctrl+T를 누릅니다.
- 표 만들기 창이 나타나며, 선택한 범위가 표시됩니다.
- 머리글 포함(My table has headers)에 체크한 후 확인을 누릅니다.
2단계:
- 셀 E4로 커서를 이동합니다.
- 데이터 탭의 데이터 도구 그룹으로 이동합니다.
- 데이터 유효성 검사 옵션을 클릭합니다.
3단계:
- 원본 필드에 표의 범위를 지정하고 확인을 누릅니다.
4단계:
- 셀 E4를 클릭하고 아래 화살표를 누릅니다.
데이터에 드롭다운 목록이 표시되는 것을 확인할 수 있습니다.
5단계:
- 표의 마지막 셀로 이동하여 새 항목을 입력하고 Enter 키를 누릅니다.
새 항목이 드롭다운 목록에 바로 반영되는 것을 볼 수 있습니다. 표 기반 드롭다운 목록은 항목이 자동으로 확장되므로 가장 관리하기 편한 방식입니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀 표로 드롭다운 목록 만들기 (5가지 예시)
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4. 엑셀 드롭다운 목록에 항목 직접 입력하기
별도의 데이터 범위 없이 항목을 직접 입력하여 드롭다운 목록을 만들 수도 있습니다.
1단계:
- 셀 E4로 이동합니다.
- 데이터 탭의 데이터 도구 그룹으로 갑니다.
- 데이터 유효성 검사 옵션을 선택합니다.
2단계:
- 데이터 유효성 검사의 원본 필드에 항목 5개를 쉼표로 구분하여 직접 입력합니다.
- 확인을 누릅니다.
셀 E4의 아래 화살표를 클릭해 보세요.
입력한 5개 항목이 드롭다운 목록에 표시됩니다.
3단계:
- 다시 데이터 유효성 검사 창을 열고 원본 입력란에 새 항목을 추가합니다.
- 동일한 설정을 가진 모든 다른 셀에 이 변경 내용 적용 옵션에 체크한 후 확인을 누릅니다.
4단계:
- 셀 E4로 이동합니다.
새 항목이 드롭다운 목록에 추가된 것을 확인할 수 있습니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀에서 드롭다운 목록 만드는 방법 (독립형 및 종속형)
5. 동적(Dynamic) 드롭다운 목록 활용하여 항목 추가하기
엑셀 동적 드롭다운 목록을 활용하면 새 항목을 추가할 때마다 원본을 수정할 필요 없이 자동으로 목록이 갱신됩니다.
1단계:
- 먼저 셀 E4를 선택합니다.
- 데이터 탭에서 데이터 도구를 선택합니다.
- 데이터 유효성 검사 옵션을 클릭합니다.
2단계:
- 원본 입력란에 아래 수식을 입력합니다.
- 확인을 누릅니다.
=OFFSET($B$5,0,0,COUNTA($B:$B),1)
이제 데이터의 셀 E4로 이동하면 드롭다운 목록이 표시됩니다.
3단계:
- 과일 목록 열의 맨 아래 셀에 새 항목을 입력하고 Enter 키를 누릅니다.
다시 셀 E4를 확인하면 새 항목이 자동으로 목록에 추가되어 있는 것을 볼 수 있습니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀에서 동적 종속 드롭다운 목록 만드는 방법
마무리
이번 글에서는 엑셀의 드롭다운 목록에 새 항목을 추가하는 5가지 방법을 살펴보았습니다. 각 방법은 드롭다운 목록의 생성 방식에 따라 장단점이 있으니, 자신의 작업 환경에 가장 적합한 방법을 골라 활용해 보시기 바랍니다. 더 많은 엑셀 팁이 궁금하시다면 저희 웹사이트 Exceldemy.com을 방문해 주시고, 의견은 댓글로 남겨주세요.
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