언제 어디서나 어떤 기기로도 내 파일에 접근할 수 있다는 것은 이동이 잦은 현대인에게 그 무엇보다 중요합니다. 예전에는 전자 파일이 모두 개인 컴퓨터 안에만 존재했기 때문에, 컴퓨터가 있는 곳이 아니면 파일을 열어볼 방법이 없었습니다. 하지만 고속 인터넷과 Dropbox, Amazon, Google 등이 제공하는 클라우드 스토리지 서비스의 등장으로 이런 불편함은 사라졌습니다.
흥미롭게도 지난 1년간의 재택 명령과 원격 근무 전환은 클라우드 스토리지에 대한 수요를 더욱 높였습니다. 많은 학교와 기업이 학생과 직원들의 연결을 유지하기 위해 Microsoft 365를 도입했고, 파일 저장 역시 학교나 직장용 OneDrive를 통해 이루어지고 있습니다.
학교든 직장이든 OneDrive를 처음 사용한다면, Microsoft의 클라우드 스토리지를 제대로 활용할 수 있도록 도와주는 아래 팁들을 확인해 보세요.
1. OneDrive 상태 아이콘 이해하기
파일을 OneDrive에 저장할 때는 온라인 전용 또는 오프라인 사용 가능 여부를 선택할 수 있습니다. OneDrive의 Files On-Demand(온디맨드 파일) 기능을 사용하면 모든 파일을 로컬에 내려받지 않고도 클라우드에 저장된 전체 파일에 접근할 수 있습니다. 대신 파일 탐색기에는 각 파일이 온라인 전용인지, 로컬에서 사용 가능한지, 아니면 항상 사용 가능한지를 나타내는 상태 아이콘이 함께 표시됩니다.
파란색 구름 아이콘은 해당 파일이 온라인 전용임을 의미하고, 초록색 체크 표시가 있는 원형 아이콘은 현재 사용 중인 기기에 로컬로 저장되어 있음을 나타냅니다.
기기에 항상 보관하도록 설정한 파일에는 흰색 체크 표시가 들어간 진한 초록색 원형 아이콘이 표시됩니다.
온라인 전용 파일을 컴퓨터나 다른 기기에서 열면 자동으로 다운로드되어 로컬에서 사용 가능한 상태가 됩니다. 로컬에 저장된 파일은 인터넷 연결 없이도 열어볼 수 있다는 장점이 있습니다. 반대로 하드 드라이브 공간을 확보하고 싶다면 해당 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 공간 확보(Free up space)를 선택하면 됩니다.
2. Files On-Demand 켜는 방법
Windows PC 사용자는 다음 순서로 Files On-Demand를 활성화할 수 있습니다.
- 시스템 트레이에서 OneDrive 아이콘을 선택합니다.
- 도움말 및 설정(Help & Settings)을 선택합니다.
- 설정(Settings)을 선택합니다.
- 설정 탭에서 "공간 절약 및 파일 사용 시 다운로드(Save space and download files as you use them)" 옵션에 체크합니다.
Mac 사용자는 아래 순서로 Files On-Demand를 켤 수 있습니다.
- 메뉴 막대에서 OneDrive 아이콘을 선택합니다.
- 더 보기(...More) 버튼을 선택합니다.
- 환경설정(Preferences)을 선택합니다.
- Files On-Demand 켜기(Turn on Files On-Demand) 버튼을 선택합니다.
3. PC에서 스토리지 센스(Storage Sense) 활성화하기
Windows 10 사용자라면 스토리지 센스를 추가로 활용할 수 있습니다. 디스크 공간이 부족해질 경우, 최근 30일 동안 열어보지 않은 OneDrive 파일을 자동으로 온라인 전용 상태로 전환해 주는 편리한 기능입니다.
또한 스토리지 센스가 디스크 공간 부족 시에만 작동하도록 하는 대신, 매일, 매주 또는 매월 주기적으로 실행되도록 설정할 수도 있습니다.
4. OneDrive 개인 볼트(Personal Vault) 알아두어야 할 사항
OneDrive 클라우드에 저장하는 모든 파일은 Microsoft의 보안 체계로 보호되지만, 개인 볼트(Personal Vault)는 민감한 파일을 위해 한층 강화된 보호 기능을 제공합니다.
개인 볼트에 저장된 파일에 접근하려면 강력한 인증, 즉 추가 신원 확인 절차를 거쳐야 합니다. 기기에 따라 얼굴 인식, 지문, PIN 번호 또는 문자 메시지나 이메일로 전송되는 인증 코드를 사용할 수 있습니다.
개인 볼트의 파일은 클라우드에 보관 중일 때는 물론, 클라우드와 기기 간에 전송되는 동안에도 항상 암호화됩니다. 또한 볼트 내 파일은 바이러스 검사가 이루어지며 랜섬웨어를 포함한 의심스러운 활동에 대해 지속적으로 모니터링됩니다.
개인 볼트는 OneDrive 안의 하나의 폴더 형태로 나타납니다. 추가 보안의 혜택을 받으려면 해당 폴더에 파일을 저장하기만 하면 됩니다.
참고: Microsoft 365 구독자가 아닌 사용자는 개인 볼트에 최대 3개의 파일만 저장할 수 있습니다.
5. OneDrive에 파일 업로드하는 방법
학교나 직장에서 OneDrive를 사용한다면, 클라우드에 파일을 업로드하는 방법은 여러 가지입니다.
브라우저로 업로드하기
OneDrive는 언제든 브라우저를 통해 접근할 수 있습니다. 아래 단계는 Chrome과 Edge 기준이며, 다른 브라우저를 사용하면 세부 화면이 약간 다를 수 있습니다.
- office.com에 로그인한 후 페이지 왼쪽 상단의 앱 실행 프로그램(앱 런처)을 선택하고 OneDrive를 클릭합니다.
- 업로드(Upload) > 파일(Files) 또는 폴더(Folder)를 선택합니다.
- 업로드할 파일이나 폴더를 선택합니다.
- 열기(Open) 또는 폴더 선택(Select Folder)을 클릭합니다.
데스크톱으로 업로드하기
Windows 10이 설치된 컴퓨터를 사용 중이라면 OneDrive는 이미 설치되어 있습니다. 파일과 폴더를 OneDrive 폴더에 저장하거나 이동하기만 하면 OneDrive를 통해 모든 기기에서 접근할 수 있습니다.
아직 OneDrive에 로그인하지 않았다면 시작 버튼을 누르고 OneDrive를 검색해 앱을 실행한 뒤, 안내에 따라 로그인하면 됩니다.
Mac 사용자도 마찬가지로 Finder에서 파일을 OneDrive 폴더로 복사하거나 이동하거나, 앱에서 저장할 때 OneDrive 폴더를 지정하는 방식으로 자동 업로드가 가능합니다.
6. OneDrive에서 파일 공유하기
OneDrive에서 파일 공유는 그만큼 쉽습니다. 컴퓨터에서 해당 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 공유(Share)를 선택하세요.
공유할 상대를 지정하고 필요하면 메시지를 추가한 뒤, 보내기(Send) 버튼을 누르거나 링크를 복사하거나 기기의 다른 앱을 통해 전송하면 됩니다.
7. OneDrive에서 파일 또는 폴더 복원하기
OneDrive에는 휴지통 기능이 있어 실수로 삭제한 파일이나 폴더를 복구할 수 있습니다.
- 브라우저에서 OneDrive에 접속한 후 휴지통(Recycle Bin)을 선택합니다.
- 복원할 파일을 선택합니다.
- 복원(Restore) 버튼을 클릭합니다.
8. OneDrive 파일에 만료 날짜와 비밀번호 설정하기
아직 무료 계정에는 제공되지 않는 기능이지만, 일부 Microsoft 365 사용자는 OneDrive 파일에 만료 날짜와 비밀번호를 설정할 수 있습니다. OneDrive 관리 센터에서 이 기능이 활성화되어 있다면 아래 방법을 따르세요.
참고: 이 기능은 익명 링크 공유 시에만 작동하며, 특정 사용자를 지정해 공유할 때는 적용되지 않습니다.
- 웹 브라우저에서 공유할 파일이나 폴더를 선택합니다.
- 공유(Share)를 선택합니다.
- 링크 설정(Link settings)에서 파일 접근 권한이 만료될 시점을 지정합니다.
- 필요하다면 비밀번호(password)를 추가합니다.
- 적용(Apply) 버튼을 선택합니다.
학교와 직장에서 OneDrive 더 잘 활용하기
위에서 소개한 팁들은 OneDrive로 할 수 있는 일들의 극히 일부에 불과합니다. 동기화 문제 해결 방법, 심볼릭 링크(symbolic link)를 활용해 컴퓨터의 어떤 폴더든 OneDrive와 동기화하는 방법, 그리고 정말 필요 없다 생각될 때 OneDrive를 완전히 비활성화하는 방법까지 익혀두면 더욱 스마트하게 활용할 수 있습니다.