Office 365 클라우드 비즈니스 생산성 솔루션 플랜을 도입했다면, 팀원들이 서비스를 사용할 수 있도록 각자의 계정을 먼저 설정해야 합니다. 이 작업은 관리자 권한을 가진 사용자만 수행할 수 있으며, 팀원마다 고유한 사용자 이름과 이메일 주소를 생성해 주어야 합니다.
사용자를 서비스에 추가하고 라이선스를 할당하면, 해당 사용자는 다음과 같은 기능을 바로 이용할 수 있습니다.
- Outlook 데스크톱 앱 또는 Outlook 웹 앱(OWA)에서 접근할 수 있는 Office 365 사서함
- 다운로드 페이지에 접속하여 Office 데스크톱 앱을 설치하고, 자신의 PC를 Office 365 환경에 맞게 설정·구성할 수 있는 권한
Office 365에서 새 사용자 계정 만드는 방법
1. 상단 헤더에서 관리(Admin)를 클릭하여 관리자 페이지로 이동합니다.
2. 왼쪽 탐색 창에서 관리(Management) 아래의 사용자(Users)를 클릭합니다.
3. 사용자 페이지에서 새로 만들기(New)를 클릭한 뒤 사용자(User)를 선택하면 새 사용자 마법사가 시작됩니다.
4. 속성(Properties) 페이지에 표시 이름, 사용자 이름, 연락처 등 필요한 정보를 모두 입력합니다.
5. 설정(Settings) 페이지의 권한 할당(Assign permissions) 섹션에서 해당 사용자에게 관리자 권한을 부여할지 여부를 결정합니다.
관리자 권한을 받은 사용자는 관리 개요(Admin Overview) 페이지에 접근할 수 있으며, 새 사용자 계정 생성, 구독 관리, 서비스 설정 변경 등의 작업을 수행할 수 있습니다.
6. 라이선스(Licenses) 페이지에서 해당 사용자에게 할당할 라이선스를 선택합니다.
7. 전자 메일(Email) 페이지에서는 사용자 이름과 임시 비밀번호(로그인 자격 증명)를 하나 이상의 이메일 주소로 발송할지 선택할 수 있습니다. (사용자는 나중에 비밀번호를 직접 변경할 수 있습니다.)
자격 증명은 사용자의 이메일 주소로 직접 보낼 수도 있고, 관리자 본인의 이메일 주소로 받아볼 수도 있습니다. 본인 이메일로 받으면 Office 365 접속에 필요한 추가 설정 안내와 함께 팀원에게 전달하는 것이 좋습니다.
8. 자격 증명을 이메일로 발송하려면 전자 메일 보내기(Send email) 확인란을 선택하고, 수신받을 이메일 주소를 입력합니다. 수신자는 세미콜론(;)으로 구분하여 최대 5명까지 추가할 수 있습니다. 입력을 마친 후 만들기(Create)를 클릭합니다.
9. 결과(Results) 페이지에서 생성된 계정 정보를 확인한 뒤 마침(Finish)을 클릭하면 모든 과정이 완료됩니다.
대량 사용자 계정 한 번에 만들기
팀 규모가 크다면 위 과정을 반복하는 대신, 기존 사용자 정보 파일(CSV 등)을 가져오기(import)하여 여러 명의 계정을 한 번에 일괄 생성할 수 있습니다. 이를 통해 시간을 크게 절약하고 입력 오류도 줄일 수 있습니다.