Microsoft 365는 최근 생산성 추적을 위한 새로운 기능을 발표했습니다. 이 기능은 직원들의 업무 데이터를 모니터링하는 것을 목표로 했지만, Microsoft Teams가 수집하는 사용자 데이터의 양이 알려지면서 여론의 반발을 사기도 했습니다.
Microsoft Teams는 어떤 데이터를 수집할까?
Microsoft Teams는 센서스(Census) 데이터, 사용량(Usage) 데이터, 그리고 오류 보고(Error Reporting) 데이터라는 세 가지 유형의 데이터를 수집합니다. 센서스 데이터란 사용 중인 기기, 운영체제, 사용자 언어에 관한 표준 정보를 의미합니다. 또한 특정 사용자 ID를 생성하며, 이 ID는 불필요한 연계를 막기 위해 이중으로 보호됩니다. Teams 사용자 활동 보고서에서 센서스 데이터는 기본적으로 수집되며, 사용자가 수집을 거부(옵트아웃)할 수 없습니다.
Microsoft는 또한 보낸 메시지 수, 통화, 참여한 회의, 그리고 조직 이름을 포함한 사용량 데이터를 수집합니다. 여기에 오류를 신속하게 파악하고 수정할 수 있도록 돕는 오류 보고 데이터도 함께 수집됩니다.
Teams 사용자 활동 보고서 확인 방법
Teams 사용자 활동 보고서를 조회하고 편집하려면 Teams 서비스 관리자 권한이 필요합니다. 관리자 역할과 권한에 대해 자세히 알아보려면 '팀을 관리하기 위한 Teams 관리자 역할' 문서를 참고하세요.
- Microsoft Teams 관리 센터의 왼쪽 탐색 창에서 분석 및 보고서 > 사용 현황 보고서로 이동합니다.
- 보고서 탭 아래의 보고서 보기 탭에서 Teams 사용자 활동을 선택합니다.
- 데이터 범위 탭에서 원하는 조회 기간을 선택합니다.
- 실행을 클릭하여 보고서를 생성합니다.
Teams 사용자 활동 보고서 해석하기
Teams 사용자 활동 보고서는 최근 7일, 30일, 90일 단위로 조회할 수 있습니다. 이 보고서는 사용자별 사용 내역을 세부적으로 보여주며, 채널 메시지, 답장 및 게시 메시지, 주최한 회의와 참여한 회의의 세부 정보를 제공합니다. 마지막 활동 시간, 영상 통화 시간, 화면 공유 활동 등의 정보도 확인할 수 있습니다.
이 보고서는 회사 관리자가 Teams를 통해 직원 활동에 대한 인사이트를 파악하는 데 유용합니다. 관리자는 최대 19가지 유형의 사용자 활동 데이터를 열람할 수 있습니다. 다만 현재로서는 사용자가 자신의 회사 관리자에게 이러한 데이터 수집을 거부할 방법이 없습니다. 물론 많은 회사들이 이런 데이터가 존재한다는 사실 자체를 모르고 있을 수도 있습니다.
Teams 사용자 데이터는 어디에 저장되나?
Microsoft Teams는 전 세계 여러 국가에서 운영되며, 각 지역마다 데이터 처리 기준이 다릅니다. 개인 데이터가 실제로 어디에 저장되어 있는지 확인하려면 Microsoft 365 관리 센터로 이동하세요. 설정 > 조직 프로필을 클릭한 후 데이터 위치(Data Location) 항목까지 스크롤하면 확인할 수 있습니다.
Teams 알림 관리하기
Teams로 업무를 하다 보면 화면 오른쪽 하단에 끊임없이 울리는 알림음과 함께 여러 알림이 쏟아져 집중력을 크게 해칠 수 있습니다.
다음 방법으로 알림을 다시 통제할 수 있습니다. Teams 화면 오른쪽 상단의 점 세 개(…)를 클릭하고 채널 알림을 선택한 뒤, 알림을 완전히 끌 수 있습니다. 또는 "사용자 지정"을 선택해 새로운 규칙을 설정할 수도 있습니다.
"모든 새 게시물" 알림을 끄고, 채널 멘션(@채널 이름으로 태그되는 경우) 알림은 "배너 및 피드"에서 "피드에만 표시"로 낮추는 것도 좋습니다.
또 다른 방해 요소는 예정된 회의에 초대받았거나 도중에 나갔는데도, 진행 중인 회의 채팅창에 메시지가 입력될 때마다 알림을 받는 경우입니다.
이 문제에 대한 임시 해결책은 상태를 "방해 금지"로 변경하는 것입니다. Teams 메인 페이지에서 자신의 프로필 사진을 클릭하고 "사용 가능"을 클릭한 후 "방해 금지"로 변경하면 됩니다.
우선순위 알림도 관리할 수 있습니다. 설정 > 개인 정보로 이동한 후 "우선 순위 액세스 관리"를 클릭하고, 알림을 받고 싶은 사람의 이름을 추가하면 됩니다.
함께 읽기: Microsoft Teams가 회의 중 충돌하거나 멈출 때 해결 방법
Microsoft Teams의 액세스 제어
Teams는 생각하고 일할 시간과 공간을 확보할 수 있도록 액세스를 제한하는 기능도 제공합니다.
설정 > 개인 정보로 이동한 후 "읽음 확인" 옵션을 끄면 됩니다.
조직에 요청하여 계정에 다단계 인증(MFA)을 활성화하면 추가적인 보호 계층을 만들 수 있습니다. 강력하고 고유한 비밀번호 사용과 비밀번호 관리자 활용은 계정 보호에 필수적입니다.
특정 팀의 멤버라면 비공개 채널을 설정할 수도 있습니다. 이렇게 하면 팀원 중 일부만 해당 채널에 접근할 수 있습니다. 해당 팀에서 채널 섹션으로 이동해 점 세 개(…)를 클릭하고, 채널 추가에서 개인 정보 보호 아래의 비공개를 선택합니다.
그런 다음 채널에 추가할 사람을 선택할 수 있으며, 최대 250명까지 가능합니다. 비공개 채널에는 채널 생성자만 사람을 추가하거나 제거할 수 있습니다. 비공개 채널 내에서 공유된 파일이나 메시지는 채널 외부의 누구도 접근할 수 없습니다.
원격 근무로의 전환과 함께 Microsoft Teams는 큰 인기를 얻었습니다. 이제 직원들은 협업을 하면서도 민감한 데이터를 완전히 안전하게 유지하고, Teams 사용자 활동 보고서가 남용되지 않도록 신경 써야 합니다. 위에서 소개한 팁들은 원활한 커뮤니케이션을 유지하면서 데이터를 안전하게 보호하는 데 도움이 될 것입니다.
다음 글 읽기: Microsoft Teams 메모리 및 CPU 사용량 과다 문제 해결 방법