Excel 스프레드시트에는 데이터 입력을 단순화 및/또는 표준화하기 위한 셀 드롭다운이 포함되는 경우가 많습니다. 이러한 드롭다운은 허용 가능한 항목 목록을 지정하기 위해 데이터 유효성 검사 기능을 사용하여 생성됩니다.
간단한 드롭다운 목록을 설정하려면 데이터를 입력할 셀을 선택한 다음 데이터 유효성 검사를 클릭하세요. (데이터 탭), 데이터 유효성 검사를 선택하고 목록을 선택합니다. (허용:아래)을 클릭한 다음 소스에 목록 항목(쉼표로 구분)을 입력합니다. :필드(그림 1 참조).
이 유형의 기본 드롭다운에서 허용 가능한 항목 목록은 데이터 유효성 검사 자체 내에서 지정됩니다. 따라서 목록을 변경하려면 사용자가 데이터 유효성 검사를 열고 편집해야 합니다. 그러나 경험이 없는 사용자나 선택 목록이 긴 경우에는 어려울 수 있습니다.
또 다른 옵션은 스프레드시트 내의 명명된 범위에 목록을 배치한 다음 소스 :데이터 유효성 검사 필드(그림 2 참조).
이 두 번째 방법을 사용하면 목록에서 선택 항목을 더 쉽게 편집할 수 있지만 항목을 추가하거나 제거하면 문제가 될 수 있습니다. 명명된 범위(이 예에서 FruitChoices)는 고정된 범위의 셀(표시된 대로 $H$3:$H$10)을 참조하므로 H11 이하의 셀에 더 많은 선택 항목이 추가되면 드롭다운에 표시되지 않습니다. (이러한 셀은 FruitChoices 범위에 속하지 않기 때문에).
마찬가지로 예를 들어 배와 딸기 항목이 지워지면 드롭다운에 더 이상 나타나지 않지만 드롭다운은 여전히 빈 셀 H9 및 H10.
이러한 이유로 일반 명명된 범위를 드롭다운의 목록 소스로 사용할 때 항목이 목록에서 추가되거나 삭제되는 경우 명명된 범위 자체를 편집하여 더 많거나 적은 셀을 포함해야 합니다.
이 문제에 대한 해결책은 동적 범위 이름을 드롭다운 선택의 소스로 사용합니다. 동적 범위 이름은 항목이 추가되거나 제거될 때 데이터 블록의 크기와 정확히 일치하도록 자동으로 확장(또는 축소)되는 이름입니다. 이렇게 하려면 공식을 사용합니다. , 고정된 범위의 셀 주소가 아니라 명명된 범위를 정의합니다.
Excel에서 동적 범위를 설정하는 방법
일반(정적) 범위 이름은 지정된 셀 범위를 나타냅니다(이 예에서는 $H$3:$H$10, 아래 참조).
그러나 동적 범위는 공식을 사용하여 정의됩니다(아래 참조, 동적 범위 이름을 사용하는 별도의 스프레드시트에서 가져옴).
시작하기 전에 Excel 예시 파일을 다운로드했는지 확인하세요(정렬 매크로는 사용 중지됨).
이 공식을 자세히 살펴보겠습니다. 과일에 대한 선택은 제목 바로 아래의 셀 블록에 있습니다(과일 ). 이 제목에는 FruitsHeading이라는 이름도 지정됩니다. :
과일 선택에 대한 동적 범위를 정의하는 데 사용되는 전체 공식은 다음과 같습니다.
=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,INDEX(ISBLANK(OFFSET(FruitsHeading,1,0,20,1)),0,0),0)-1,20),1)
FruitsHeading 목록의 첫 번째 항목 위의 한 행에 있는 표제를 나타냅니다. 숫자 20(수식에서 두 번 사용됨)은 목록의 최대 크기(행 수)입니다(원하는 대로 조정할 수 있음).
이 예에서는 목록에 8개의 항목만 있지만 추가 항목을 추가할 수 있는 이 아래에 빈 셀도 있습니다. 20이라는 숫자는 실제 입장 횟수가 아니라 입장이 가능한 전체 블록을 의미합니다.
이제 공식을 조각으로 분해(각 조각의 색상 코딩)하여 작동 방식을 이해해 보겠습니다.
=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,INDEX(ISBLANK(OFFSET(FruitsHeading,1,0,20,1)),0,0),0)-1,20),1)
"가장 안쪽" 부분은 OFFSET(FruitsHeading,1,0,20,1)입니다. . 이것은 선택 항목을 입력할 수 있는 20개의 셀 블록(FruitsHeading 셀 아래)을 참조합니다. 이 OFFSET 함수는 기본적으로 다음과 같이 말합니다. FruitsHeading에서 시작 셀에서 1행 아래로 0열 이상으로 이동한 다음 길이가 20행이고 너비가 1열인 영역을 선택합니다. 그러면 과일 선택 항목이 입력되는 20행 블록이 제공됩니다.
수식의 다음 부분은 ISBLANK입니다. 기능:
=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,INDEX(ISBLANK(the above),0,0),0)-1,20),1)
여기에서 OFFSET 기능(위에 설명됨)은 "위"로 대체되었습니다(읽기 쉽도록). 그러나 ISBLANK 함수는 OFFSET 함수가 정의하는 20행 셀 범위에서 작동합니다.
그런 다음 ISBLANK는 20개의 TRUE 및 FALSE 값 집합을 만들어 OFFSET 함수에서 참조하는 20행 범위의 각 개별 셀이 공백(비어 있음)인지 여부를 나타냅니다. 이 예에서는 처음 8개 셀이 비어 있지 않고 마지막 12개 값이 TRUE이기 때문에 집합의 처음 8개 값은 FALSE가 됩니다.
공식의 다음 부분은 INDEX 함수입니다.
=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,INDEX(the above,0,0),0)-1,20),1)
다시 "위"는 위에서 설명한 ISBLANK 및 OFFSET 기능을 나타냅니다. INDEX 함수는 ISBLANK 함수에 의해 생성된 20개의 TRUE / FALSE 값을 포함하는 배열을 반환합니다.
색인 일반적으로 특정 행과 열(해당 블록 내)을 지정하여 데이터 블록에서 특정 값(또는 값 범위)을 선택하는 데 사용됩니다. 그러나 행 및 열 입력을 0으로 설정하면(여기서 수행됨) INDEX가 전체 데이터 블록을 포함하는 배열을 반환합니다.
수식의 다음 부분은 MATCH 함수입니다.
=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,the above,0)-1,20),1)
매치 함수는 INDEX 함수에 의해 반환된 배열 내에서 첫 번째 TRUE 값의 위치를 반환합니다. 목록의 처음 8개 항목은 비어 있지 않으므로 배열의 처음 8개 값은 FALSE가 되고 9번째 값은 TRUE가 됩니다(9 번째 범위의 행이 비어 있음).
따라서 MATCH 함수는 9 값을 반환합니다. . 그러나 이 경우 목록에 몇 개의 항목이 있는지 알고 싶으므로 공식은 MATCH 값(마지막 항목의 위치를 제공함)에서 1을 뺍니다. 따라서 궁극적으로 MATCH(TRUE, above,0)-1은 8 값을 반환합니다. .
수식의 다음 부분은 IFERROR 함수입니다.
=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(the above,20),1)
IFERROR 함수는 지정된 첫 번째 값으로 인해 오류가 발생하는 경우 대체 값을 반환합니다. 전체 셀 블록(20개 행 모두)이 항목으로 채워지면 MATCH 함수가 오류를 반환하므로 이 함수가 포함됩니다.
이는 MATCH 함수에 ISBLANK 함수의 값 배열에서 첫 번째 TRUE 값을 찾도록 지시하기 때문입니다. 그러나 셀 중 NONE이 비어 있으면 전체 배열이 FALSE 값으로 채워집니다. MATCH가 찾고 있는 배열에서 대상 값(TRUE)을 찾을 수 없으면 오류를 반환합니다.
따라서 전체 목록이 가득 차면(따라서 MATCH가 오류를 반환함) IFERROR 함수는 대신 값 20을 반환합니다(목록에 20개의 항목이 있어야 함을 알고 있음).
마지막으로 OFFSET(FruitsHeading,1,0,상기,1) 실제로 찾고 있는 범위를 반환합니다. FruitsHeading 셀에서 시작하여 1행 아래로 0열 이상으로 이동한 다음 목록에 항목(및 1열 너비)이 있는 한 많은 행인 영역을 선택합니다. 따라서 전체 수식은 실제 항목만 포함하는 범위를 반환합니다(첫 번째 빈 셀까지).
이 공식을 사용하여 드롭다운의 소스인 범위를 정의하면 목록을 자유롭게 편집할 수 있으며(나머지 항목이 맨 위 셀에서 시작하고 연속되어 있는 한 항목 추가 또는 제거) 드롭다운은 항상 현재를 반영합니다. 목록(그림 6 참조).
여기에 사용된 예제 파일(Dynamic Lists)이 포함되어 있으며 이 웹사이트에서 다운로드할 수 있습니다. 그러나 WordPress는 매크로가 포함된 Excel 책을 좋아하지 않기 때문에 매크로가 작동하지 않습니다.
목록 블록의 행 수를 지정하는 대신 목록 블록에 자체 범위 이름을 할당한 다음 수정된 수식에서 사용할 수 있습니다. 예제 파일에서 두 번째 목록(이름)은 이 방법을 사용합니다. 여기에서 전체 목록 블록(예제 파일에서 "NAMES" 제목 아래, 40개 행)에 NameBlock의 범위 이름이 할당됩니다. . NamesList를 정의하기 위한 대체 공식은 다음과 같습니다.
=OFFSET(NamesHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,INDEX(ISBLANK(NamesBlock),0,0),0)-1,ROWS(NamesBlock)),1)
여기서 NamesBlock OFFSET(FruitsHeading,1,0,20,1) 및 ROWS(NamesBlock) 대체 이전 공식의 20(행 수)을 대체합니다.
따라서 쉽게 편집할 수 있는 드롭다운 목록(경험이 없는 다른 사용자 포함)의 경우 동적 범위 이름을 사용해 보십시오! 이 문서는 드롭다운 목록에 중점을 두었지만 크기가 다양할 수 있는 범위 또는 목록을 참조해야 하는 모든 곳에서 동적 범위 이름을 사용할 수 있습니다. 즐기세요!