이 가이드에서는 Microsoft 365(Office 365)에서 공유 사서함(Shared Mailbox)을 만들고 설정하는 방법과, 팀원들에게 접근 권한을 부여하는 전체 과정을 단계별로 자세히 설명합니다. 시작하기 전에 알아둘 점은, 공유 사서함은 별도의 라이선스가 필요 없으며, Outlook 데스크톱 앱이나 웹용 Outlook에서 독립적인 사서함으로는 추가할 수 없다는 것입니다.
공유 사서함이란?
공유 사서함은 회사의 특정 팀(예: 영업팀)이 하나의 대표 이메일 주소(예: sales@company.com)를 공동으로 사용할 수 있게 해주는 기능입니다. 팀 구성원들은 이 주소로 들어오는 고객이나 내부 직원의 메일을 함께 확인하고 답장할 수 있습니다.
즉, 같은 그룹에 속한 여러 사람이 공개 이메일 별칭(예: sales@company.com)으로 수신되는 메일을 함께 모니터링하고 응답할 수 있습니다. 그룹의 사용자가 공유 사서함에서 새 메시지를 보내거나 답장하면, 개인 이메일 주소가 아닌 공개 별칭 주소로 발송됩니다.
Office 365에서 공유 사서함 추가하기
아래 단계에 따라 공유 사서함을 생성하세요.
1단계. 관리 센터 접속
Microsoft 365 관리 센터에 로그인한 후 그룹(Groups) > 공유 사서함(Shared mailboxes) 메뉴로 이동합니다.
2단계. 공유 사서함 추가
'공유 사서함 추가(Add a shared mailbox)' 버튼을 클릭합니다.
3단계. 이름 및 이메일 주소 입력
공유 사서함의 이름(예: 'Sales')을 입력하고, 사용할 이메일 주소(예: sales@company.com)를 지정합니다.
4단계. 멤버 추가
'이 사서함에 멤버 추가(Add members to this mailbox)'를 클릭합니다.
5단계. 사용자 선택 후 저장
공유 사서함에 접근 권한을 부여할 사용자를 선택한 뒤 저장(Save)을 클릭합니다.
추가 팁: 공유 사서함 멤버들이 다른 멤버가 이 사서함 명의로 또는 대신하여 보낸 메일을 함께 확인하려면, 공유 사서함 설정에서 보낸 편지함(Sent Items) 항목의 편집(Edit)을 클릭하고 아래 두 옵션을 켬(ON)으로 설정하세요.
- 이 사서함으로 보낸 항목 복사(Copy items sent as this mailbox)
- 이 사서함을 대신하여 보낸 항목 복사(Copy items sent on behalf of this mailbox)
6단계. Outlook에서 확인
설정이 완료되었습니다. 일반적으로 권한이 부여된 사용자가 Outlook을 다시 시작하면 폴더 창에 공유 사서함이 자동으로 표시됩니다. 만약 나타나지 않는다면, 'Outlook 데스크톱 및 웹 앱에서 공유 사서함 설정하기' 가이드를 참고해 수동으로 추가하면 됩니다.
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