많은 사람들이 작업과 알림을 만들고 관리하기 위해 서드파티 도구를 활용해 왔습니다. 각종 앱 스토어에는 이런 기능을 제공하는 수백 가지 웹·모바일 애플리케이션이 존재하며, 그중 하나는 또 하나보다 더 뛰어나다고 홍보되곤 합니다.
하지만 이메일 클라이언트의 관점에서 보면, Gmail이 작업을 생성하고 관리하기에 가장 좋은 선택입니다. Outlook의 작업 기능이나 Mac의 Apple Mail 연동 기능 같은 유사한 도구들도 있지만, 웹 기반 플랫폼인 Gmail이 두 가지를 모두 압도하는 성능을 보여줍니다.
지금부터 Gmail의 '할 일' 기능에 대해 자세히 알아보고, 작업을 만들고 관리하며 활용하는 방법을 살펴보겠습니다.
왜 Gmail의 할 일 기능이 더 나은가?
Gmail의 할 일 통합 기능이 다른 경쟁 도구보다 우수하다고 말할 수 있는 이유는 몇 가지가 있습니다.
- 크로스 플랫폼 지원: Gmail은 웹 애플리케이션이기 때문에 Windows와 macOS 모두에서 문제없이 작동합니다.
- 모바일 지원: Gmail 할 일 기능은 모바일 운영체제에서도 사용할 수 있습니다.
- 내장 기능: 할 일 기능은 확장 프로그램이 아닌 Gmail에 기본 내장된 요소입니다. 물론 별도의 Google Tasks 앱을 다운로드해 외부 애플리케이션처럼 사용할 수도 있습니다.
- 메일-할 일 연동: 이메일을 그대로 할 일 항목으로 변환할 수 있습니다.
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Gmail에서 할 일을 만드는 방법
1단계: 할 일 패널 열기
Gmail 메인 화면 오른쪽 사이드바에서 '할 일' 버튼을 클릭합니다.
2단계: 새 작업 추가
'작업 추가' 버튼을 클릭합니다.
3단계: 제목 입력 및 세부 정보 편집
생성된 작업에 제목을 입력한 뒤, 편집 버튼을 누릅니다.
필요하다면 작업의 세부 정보를 추가하세요. 구체적인 내용을 적어두면 나중에 맥락을 파악하기 쉽습니다.
4단계: 날짜 및 시간 설정
'날짜/시간 추가'를 클릭하면 달력 창이 나타납니다. 여기서 해당 작업의 마감일을 지정할 수 있습니다.
시계 아이콘 옵션을 이용하면 특정 시간에 알림을 받도록 리마인더를 설정할 수 있으며, 반복 알림 여부도 선택할 수 있습니다.
Gmail에서 할 일 목록을 만드는 방법
Gmail의 할 일 목록 기능을 활용하면 훨씬 체계적으로 작업을 관리할 수 있습니다. 목록별로 일상의 서로 다른 영역과 관련된 작업들을 분류해서 관리할 수 있는데요, 다음 방법을 따라 해보세요.
- Gmail 메인 화면 오른쪽 사이드바에서 '할 일' 버튼을 클릭합니다.
- 할 일 패널 왼쪽 상단에 있는 '내 할 일(My Tasks)' 드롭다운 버튼을 클릭합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 '새 목록 만들기(Create New List)'를 선택합니다.
- 목록 이름을 입력합니다. 예를 들어 '프로젝트 진행 현황'이라고 지정해 보겠습니다.
- 작업을 추가하기 전에 드롭다운 메뉴에서 방금 만든 목록을 먼저 선택합니다.
- 지정된 목록이 설정되면 앞서 설명한 작업 생성 절차를 동일하게 따르면 됩니다.
이렇게 하면 해당 목록에 저장된 모든 작업은 일반 '내 할 일' 목록에는 표시되지 않고 독립적으로 관리됩니다.
받은편지함의 이메일을 할 일로 변환하는 방법
Gmail 할 일 기능의 가장 강력한 장점 중 하나는 이메일을 직접 작업으로 전환할 수 있다는 점입니다.
- 받은편지함에서 원하는 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
- '할 일에 추가(Add to Tasks)'를 클릭합니다.
- 이메일 제목이 작업 제목으로 설정된 새 할 일이 자동으로 생성됩니다.
- 편집 버튼을 클릭합니다.
- 필요한 경우 세부 정보를 추가하고, 날짜와 시간을 적절히 설정합니다.
마무리
여러 이메일 클라이언트 중 Gmail은 할 일 생성 면에서 단연 돋보입니다. Google Tasks는 사용자가 할 일을 정리하도록 돕기 위해 Google이 별도로 개발한 앱이기도 합니다. 이메일 연동 덕분에 Gmail 앱이나 웹 플랫폼에서 바로 업무 관련 작업을 만들 수 있게 되었고, 이는 Google Tasks와 Gmail의 사용자층 확대로 이어졌습니다.
운영체제에 종속적인 Outlook이나 Apple Mail 대신 Gmail을 선호하는 사용자가 늘어나는 것도 바로 이 때문입니다. 어떤 OS를 사용하든 Apple 기기든 Windows든 Gmail을 통해 동일한 할 일 경험을 누릴 수 있습니다.
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