파워포인트는 비즈니스 제안서, 발표 자료는 물론 업무 평가 자료 준비까지 우리 업무 전반에서 중요한 역할을 담당하고 있습니다. 대부분의 사용자들은 반복적인 연습을 통해 파워포인트를 익히지만, 잘 알려지지 않은 몇 가지 기능만 제대로 활용해도 훨씬 더 능숙하게 사용할 수 있습니다. 오늘은 여러분의 작업 효율을 높여줄 파워포인트의 유용한 팁과 숨은 기능 5가지를 소개해 드립니다.
1. 빠른 실행 도구 모음(Quick Access Toolbar) 활용하기
빠른 실행 도구 모음(QAT)은 자주 사용하는 기능을 손쉽게 꺼내 쓸 수 있도록 정리해 둔 '나만의 서랍' 같은 공간입니다. 기본적으로 저장, 다시 실행, 실행 취소, 슬라이드 쇼 시작 등의 명령이 등록되어 있습니다. 드롭다운 버튼을 클릭한 후 '기타 명령(More Commands)'을 선택하면, 자신이 자주 쓰는 기능을 마음껏 추가하고 도구 모음을 직접 커스터마이징할 수 있습니다.
2. SmartArt를 일반 도형으로 변환하기
SmartArt로 작업하다 보면 개별 요소를 세부적으로 이동하거나 편집하고 싶은 순간이 옵니다. 이럴 때 SmartArt를 일반 도형으로 바꾸면 훨씬 자유로운 편집이 가능합니다. 방법은 간단합니다. 해당 SmartArt를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 그룹(Group) > 그룹 해제(Ungroup)를 선택하기만 하면 됩니다. SmartArt의 구조적 장점은 그대로 살리면서, 도형처럼 자유롭게 배치하고 수정할 수 있는 것이 큰 장점입니다.
3. 저장하지 않은 발표 자료 복구하기
공들여 만든 발표 자료를 저장하지 못한 채 잃어버린 경험만큼 아픈 일은 없습니다. 하지만 파워포인트의 복구 기능을 알고 있다면 너무 늦은 것은 아닙니다. 상단 메뉴에서 파일(File) > 열기(Open)로 이동하면 최근 사용한 프레젠테이션 목록이 화면에 나타납니다. 목록 맨 아래로 스크롤을 내리면 저장되지 않은 프레젠테이션 복구(Recover Unsaved Presentations) 항목을 찾을 수 있습니다. 이곳에서 자동 백업된 파일을 불러와 소중한 작업물을 되살릴 수 있습니다.
4. 슬라이드의 특정 부분 확대해서 보여주기
복잡한 데이터나 차트가 포함된 슬라이드를 발표할 때는 특정 영역을 확대해서 보여줘야 할 때가 많습니다. 확대 없이는 청중이 세부 정보를 확인하기 어렵기 때문입니다. 슬라이드 쇼 진행 중 하단 왼쪽의 돋보기 아이콘을 클릭하면 확대 기능이 활성화되며, 이후 원하는 위치를 클릭하면 그 부분이 확대됩니다. 방향키나 손 도구를 이용해 확대된 화면 내에서 자유롭게 이동할 수 있고, Esc 키를 누르면 언제든 원래 화면으로 복귀합니다.
5. 표를 도형으로 변환하기
시각적인 완성도 면에서 표보다는 도형이 훨씬 세련되어 보입니다. 다행히 파워포인트에는 표를 도형 그룹으로 변환하는 숨은 기능이 있습니다. 먼저 변환할 표를 선택해 복사한 뒤, 선택하여 붙여넣기(Paste Special) 명령을 실행하고 목록에서 그림(확장 메타파일) 형식을 선택하세요. 그러면 표가 이미지처럼 붙여넣어집니다. 이 상태에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 그룹 해제(Ungroup)를 선택하고, 확인 창이 뜨면 예(Yes)를 누릅니다. 그러면 기존의 표가 개별 도형으로 분해되어 색상, 크기, 배치 등을 자유롭게 수정할 수 있게 됩니다.
마치며
위에서 소개한 기능들은 평소 잘 사용하지 않았더라도 알아두면 놀랄 만큼 실용적입니다. 이 다섯 가지 팁만 활용해도 적은 시간 안에 더욱 세련되고 매력적인 프레젠테이션을 완성할 수 있습니다. 오늘 배운 기능들을 다음 발표 준비에 직접 적용해 보시길 바랍니다.