이전 기사에서는 메일 관리를 개선하기 위한 몇 가지 Outlook 팁과 요령에 대해 논의했습니다. 다음은 작업 속도를 높이는 데 유용할 수 있는 몇 가지 추가 해킹입니다.
- 메일 및 캘린더에 대한 액세스 권한 위임
휴가를 가는데 받은편지함이 어떻게 관리될지 걱정됩니다. 걱정하지 마세요. Outlook을 사용하면 사서함에 대한 액세스 권한을 위임할 수 있습니다.
이렇게 하려면 파일 탭 열기 -> 계정 설정 -> 액세스 권한 위임-> 추가 클릭 -> 액세스 권한을 부여할 사람의 이름을 입력하십시오.
기본 설정을 변경하여 액세스 수준을 설정할 수 있습니다. 이메일과 연락처를 비공개로 유지하면서 일정과 작업 목록을 위임할 수 있습니다.
- 수신 확인 관리
읽기 확인 요청이 포함된 메시지를 받았다면 보낸 사람이 메시지를 받았다는 확인을 받고 싶어한다는 의미입니다. 글쎄, 당신은 그들의 행동을 맞춤화할 수 있습니다.
파일 탭 ->옵션->메일 보기 -> 추적 섹션까지 아래로 스크롤하기만 하면 됩니다.
이제 영수증을 보낼지 여부를 선택할 수 있습니다.
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- 검색 폴더를 생성하여 검색 면밀히 조사
Outlook에서는 검색 폴더를 만들어 중요한 이메일을 빠르게 검색할 수 있습니다. 모든 검색에 대해 자주 수행하며 빠른 액세스를 위해 검색을 저장하기만 하면 됩니다. 이제 왼쪽 패널에서 검색 폴더를 클릭하고 "새 검색 폴더"를 선택한 다음 원하는 대로 검색을 사용자 정의하십시오.
- 받은편지함에서 직접 보내지 않은 이메일을 받습니다.
직접 전송되지 않은 이메일을 수신해야 합니다. 즉, 해당 이메일에 참조 또는 숨은 참조가 포함된 것입니다. 받은 편지함에 쌓이지 않도록 이메일을 다른 폴더로 리디렉션할 수 있습니다.
규칙> 새 규칙 -> '고급 옵션' 버튼으로 이동하기만 하면 됩니다. 규칙 창에서 '받는 사람 상자에 내 이름이 없는 위치'를 선택하면 '지정된 폴더로 이동' 창으로 리디렉션됩니다.
- 바탕화면 알림
때때로 이메일을 받습니다. 데스크톱 알림이 켜져 있으면 동일한 알림을 받습니다. 특히 중요한 일을 할 때 약간 산만하지 않나요?
알림을 끄려면 –
옵션 -> 메일 -> "데스크톱 알림 표시" 옵션을 비활성화합니다.
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- 시간대
시차가 다른 장소를 계속 여행하는 경우 Outlook에서 현지 시간으로 회의 및 약속을 보는 것이 짜증날 수 있습니다.
변경하려면 파일-> 옵션-> 일정으로 이동하면 현지 시간대를 설정하는 옵션을 찾을 수 있습니다. You can set a second-time zone to be shown to keep track of the time back at your home.
- “Post-it” Notes
Outlook has its own sticky notes. You can access them by pressing Ctrl+Shift+N from anywhere in the Outlook interface to create a new note. It works just like Sticky Notes. You can categorize them and change the background color You can manage your notes, by clicking on the Note icon at the bottom of the View pane:you can copy, print notes, search a specific note and more.
- Encrypted Email
It is always better to be cautious while sending emails. To ensure that email securely reaches the receiver, you can encrypt the content and attachments and only the recipients with whom you have shared the key can access them.
To do so, go to File-> Options-> Trust Center ->Trust Center Settings->E-mail Security. Enabling digital signing and encryption is very easy.
Note:You need to create and import a digital ID if you don’t already have one.
Click “Get a Digital ID” to see links to a range of providers
- Access Your Personal Email Within Outlook
You can add your personal mailbox to Outlook.
To do so, go to File -> Add account-> You will get a dialog box asking for providers(Gmail, Yahoo) information. You can set up the access via POP or IMAP.
Note:For 2013, Outlook, you just need to enter your email address and Outlook will take care of the rest.To access Outlook.com mail from older versions of Outlook, a window will open, click Manually configure server settings or additional server types -> Microsoft Outlook Hotmail Connector. Now you will be able to access your webmail along with your personal calendar.
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- Instantly create new emails and appointments
While checking the emails or scheduling the appointment according to them, you might have been switching back forth from calendar mode to email mode frequently. Fortunately, whether you are checking your inbox or your calendar, you can create new emails, appointments, contacts, go to Home tab -> New Items. If you don’t want to open Outlook to do so, you can right-click on Outlook icon in the Windows 7 or 8 taskbar to open a quick list offering shortcuts to create a new item.
So, this concludes our list of tips and tricks for Outlook. If you think, that we missed some, you can let us know in comment section below.