지난 글에서는 Outlook(아웃룩)으로 메일 관리를 개선하는 다양한 팁과 요령을 살펴봤습니다. 이번 2부에서는 업무 속도를 한층 높여 줄 추가 활용법 10가지를 소개합니다.
1. 메일과 일정에 대한 대리 접근 권한 위임하기
휴가를 떠나는데 받은 편지함 관리가 걱정되시나요? 걱정하지 않아도 됩니다. Outlook에서는 사서함 접근 권한을 다른 사람에게 위임할 수 있습니다.
설정 방법: 파일 탭 → 계정 설정 → 대리인 액세스(Delegate Access) → 추가 클릭 → 권한을 줄 사람의 이름 입력
환경설정에서 접근 수준을 세부적으로 조절할 수 있습니다. 예를 들어 일정과 작업 목록만 위임하고, 메일과 연락처는 비공개로 유지할 수도 있습니다.
2. 읽음 확인 요청 관리하기
읽음 확인 요청이 포함된 메시지를 받았다는 것은 발신자가 메일 수신 여부에 대한 확인을 원한다는 의미입니다. 이 응답 방식은 얼마든지 사용자 지정할 수 있습니다.
파일 탭 → 옵션 → 메일 항목으로 이동한 뒤, 아래로 스크롤해 추적(Tracking) 섹션을 찾으세요. 여기에서 읽음 확인 응답을 보낼지 여부를 직접 선택할 수 있습니다.
3. 검색 폴더를 만들어 검색 속도 높이기
Outlook에서는 '검색 폴더'를 만들어 중요한 메일을 더 빠르게 찾을 수 있습니다. 자주 반복하는 검색이라면 해당 검색 조건을 저장해 두었다가 필요할 때 바로 불러오세요.
왼쪽 패널에서 검색 폴더를 클릭하고 '새 검색 폴더'를 선택한 다음, 원하는 조건에 맞게 검색을 사용자 지정하면 됩니다.
4. 내게 직접 보내지 않은 메일은 받은 편지함 밖으로
참조(CC)나 숨은 참조(BCC)로 받는 메일 때문에 받은 편지함이 어수선해진 경험이 있을 겁니다. 이런 메일을 별도 폴더로 자동 이동시키면 받은 편지함이 중요한 메일로 가득 차는 일을 막을 수 있습니다.
설정 방법: 규칙(Rules) → 새 규칙 → '고급 옵션' 버튼 클릭 → 규칙 창에서 '받는 사람 상자에 내 이름이 없는 경우' 선택 → '지정된 폴더로 이동' 지정
5. 데스크톱 알림 끄기
새 메일이 도착할 때마다 화면에 알림이 뜬다면, 중요한 작업을 할 때 집중력이 흐트러질 수 있습니다. 알림이 거슬린다면 간단히 끌 수 있습니다.
설정 방법: 옵션 → 메일 → '바탕 화면 알림 표시' 옵션 비활성화
6. 시간대 설정 활용하기
시간대가 다른 지역을 자주 오간다면, Outlook의 모임과 약속이 현지 시간으로 표시되는 것이 불편할 수 있습니다.
파일 → 옵션 → 일정으로 이동하면 현지 시간대를 설정하는 옵션이 있습니다. 여기에 두 번째 시간대를 추가로 표시하도록 설정하면, 본국 시간도 함께 확인하며 일정을 관리할 수 있습니다.
7. '포스트잇' 메모 기능
Outlook에는 자체 스티커 메모 기능이 내장되어 있습니다. Outlook 화면 어디에서든 Ctrl+Shift+N을 누르면 새 메모가 바로 생성됩니다. 윈도우의 스티커 메모(Sticky Notes)처럼 사용할 수 있으며, 카테고리로 분류하거나 배경색을 바꿀 수도 있습니다.
보기 창 하단의 메모 아이콘을 클릭하면 메모를 한곳에서 관리할 수 있습니다. 메모 복사, 인쇄, 특정 메모 검색 등 다양한 작업이 가능합니다.
8. 이메일 암호화로 보안 강화하기
중요한 메일을 보낼 때는 보안에 신경 쓰는 것이 좋습니다. 메일 본문과 첨부 파일을 암호화하면, 키를 공유한 수신자만 내용을 열어볼 수 있어 안전하게 전달됩니다.
설정 방법: 파일 → 옵션 → 보안 센터(Trust Center) → 보안 센터 설정 → 전자 메일 보안. 디지털 서명과 암호화를 활성화하는 과정은 생각보다 간단합니다.
참고: 디지털 ID가 없다면 먼저 만들어 등록해야 합니다. '디지털 ID 가져오기'를 클릭하면 다양한 인증서 공급업체 링크를 확인할 수 있습니다.
9. Outlook에서 개인 이메일 계정 연동하기
개인 메일함도 Outlook에 추가해 함께 관리할 수 있습니다.
파일 → 계정 추가로 이동하면 Gmail, Yahoo 등 메일 공급자 정보를 입력하는 대화상자가 나타납니다. POP 또는 IMAP 방식으로 액세스를 설정하면 됩니다.
참고: Outlook 2013에서는 이메일 주소만 입력하면 나머지 설정이 자동으로 완료됩니다. 구버전 Outlook에서 Outlook.com 메일을 연결하려면, 열리는 창에서 '서버 설정 또는 추가 서버 종류 수동 구성' → 'Microsoft Outlook Hotmail Connector'를 클릭하세요. 그러면 웹메일은 물론 개인 일정까지 함께 사용할 수 있습니다.
10. 새 메일과 약속 즉시 만들기
메일을 확인하면서 그에 맞춰 일정을 잡다 보면, 메일 화면과 달력 화면 사이를 계속 오가게 되어 번거롭습니다. 다행히 Outlook에서는 현재 어떤 화면에 있든 새 메일, 약속, 연락처를 바로 만들 수 있습니다.
홈 탭 → 새 항목(New Items)으로 이동하면 됩니다. 굳이 Outlook을 열 필요 없이, Windows 7 또는 8 작업 표시줄에서 Outlook 아이콘을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 새 항목 생성 바로가기가 담긴 빠른 목록이 열립니다.
마무리
지금까지 Outlook 활용 팁과 요령 10가지를 정리해 봤습니다. 이 외에 놓친 유용한 기능이 있다면 아래 댓글로 알려주세요. 여러분의 팁이 다른 독자에게도 큰 도움이 됩니다!