Microsoft Office에는 오랫동안 맞춤법 검사와 문법 교정 기능이 기본으로 포함되어 왔습니다. 그리고 최근 몇 년간 Microsoft는 사용자가 자신만의 글쓰기를 다듬을 수 있도록 새로운 쓰기 스타일 옵션으로 도구 모음을 한층 확장했습니다.
흥미로운 점은 이러한 기능 중 상당수가 기본적으로 비활성화되어 있다는 것입니다. 각 기능을 개별적으로 설정할 수 있어, 원하는 쓰기 스타일 요소만 골라 사용하고 나머지는 무시할 수 있습니다. 이 기능은 Word 문서 작성과 Outlook 이메일 작성 시 모두 적용됩니다.
쓰기 스타일 지원 시작하기
먼저 Word 또는 Outlook을 실행합니다. 이 기능을 사용하려면 Office 2019 이상 또는 유효한 Office 365 구독이 필요합니다. '파일' 탭을 클릭해 Backstage 보기로 들어간 뒤, 왼쪽 탐색 메뉴 하단의 '옵션'을 클릭하세요.
옵션 팝업 창이 열리면 '언어 교정' 페이지로 이동합니다. 여기서 주목할 부분은 'Word에서 맞춤법 및 문법 검사 시' 항목 아래의 설정들입니다. 체크박스를 통해 맞춤법 검사, 문법 검사, 혼동하기 쉬운 단어 경고 등을 자유롭게 켜거나 끌 수 있습니다.
가독성 통계 기능 활용하기
다섯 번째 체크박스(기본값은 비활성화)를 선택하면 선택 사항인 '가독성 통계' 기능이 활성화됩니다. 이후 문서 편집 화면에서 F7 키를 누르면 해당 창이 열리며, 문장당 평균 단어 수나 단락당 평균 문장 수 같은 정보를 확인할 수 있습니다.
여기에 더해 플레시 가독성 점수(Flesch Reading Ease)나 수동태 문장 비율 같은 전문 통계도 함께 제공됩니다. 이러한 지표는 독자가 가장 읽기 쉬운 글을 만들 때 매우 유용하게 활용할 수 있습니다.
쓰기 스타일 드롭다운 메뉴 설정
다시 언어 교정 옵션 창으로 돌아와, 이번에는 '쓰기 스타일' 드롭다운 메뉴에 주목해 보겠습니다. 이 메뉴에서는 Word가 어떤 쓰기 스타일 제안을 활성화할지 결정할 수 있습니다.
선택지는 '문법'과 '문법 및 세부 조정(Grammar & Refinements)' 두 가지입니다. 후자를 선택하면 명확성과 간결성 관련 추가 교정 검사가 기본으로 활성화됩니다.
세부 검사 옵션 커스터마이징
두 프리셋 중 어느 것이든 '설정' 버튼을 클릭해 세부적으로 조정할 수 있습니다. 여기에는 Office에서 제공하는 모든 언어 교정 옵션이 목록으로 표시되며, 각 항목을 개별적으로 켜거나 끌 수 있습니다.
검사 항목이 워낙 많아 하나하나 자세히 설명하기는 어렵습니다. 가장 좋은 방법은 일단 기본 설정 상태로 시작하고, 이후 목록을 살펴보며 개선에 도움이 될 만한 추가 검사를 활성화하는 것입니다. 반대로 불편하거나 부정확하다고 느껴지는 기본 검사가 있다면 비활성화해도 무방합니다.
기본 검사 항목과 활성화 기준
제공되는 검사 기능의 범위는 대소문자 누락 같은 기본적인 문법 오류부터 고급(그리고 다소 주관적인) 쓰기 스타일 조정까지 폭넓습니다. 예를 들어 복잡한 전문 용어의 과도한 사용이나 불필요하게 장황한 표현('wordiness')을 잡아주는 검사가 대표적입니다.
반대편 끝에는 글의 격식을 떨어뜨릴 수 있는 비격식 표현이나 손말(속어)을 표시해 주는 기능도 있습니다.
Office는 출하 시점에 대부분의 문법 오류 감지 기능이 활성화된 상태로 제공됩니다. 반면 주관적인 성향이 강한 쓰기 스타일 검사는 사용자의 피로감과 과도한 알림 발생을 막기 위해 기본적으로 꺼져 있습니다.
Grammarly의 훌륭한 대안
이 도구 모음이 잘 맞는 사용자에게는 Grammarly 같은 인기 서명 앱의 다재다능한 대안이 될 수 있습니다. 별도의 프로그램 없이 Word 안에서 포괄적인 쓰기 스타일 가이드를 바로 받을 수 있어, 흐름을 끊지 않고 글쓰기에 온전히 집중할 수 있다는 것이 가장 큰 장점입니다.