이메일 첨부 파일 업로드의 문제점
브라우저 기반 이메일 클라이언트를 사용할 때 가장 큰 불편 중 하나는 첨부 파일 업로드에 소요되는 시간입니다. 인터넷 연결 속도가 느린 환경이라면 새 메일에 여러 개의 첨부 파일을 올리는 일이 얼마나 답답한지 잘 아실 겁니다. 심지어 업로드 도중 연결이 끊겨 처음부터 다시 시작해야 하는 경우도 생깁니다.
여러 파일을 동시에 업로드하면 브라우저가 멈추는 현상이 발생하기도 합니다. 예를 들어 파이어폭스(Firefox)에서 용량이 큰 PDF 문서 여러 개를 첨부하려 하면 브라우저가 응답하지 않을 수 있습니다. 이런 상황에서는 초안 저장조차 어려워져 소중한 시간을 낭비하게 됩니다.
첨부 파일의 또 다른 문제는 나중에 찾기 어렵다는 점입니다. 매일 수십 통의 메일을 주고받다 보면 특정 첨부 파일이 언제, 어떤 대화 스레드에서 전송되었는지 기억하기 쉽지 않습니다. 그럴 경우 컴퓨터에서 파일을 일일이 검색하거나, 수신자 중 한 명에게 다시 전달해 달라고 요청해야 합니다.
만약 데스크톱 도구를 사용해 Gmail 계정에 첨부 파일을 바로 업로드할 수 있다면 어떨까요? 게다가 모든 첨부 파일을 무료 파일 호스팅 서비스에 온라인 사본으로 자동 보관할 수 있다면 훨씬 편리하지 않을까요? 이번 튜토리얼에서는 Drop.io라는 무료 파일 호스팅 서비스를 활용해 이메일 첨부 파일을 자동으로 아카이브하는 방법을 알아봅니다.
데스크톱에서 Gmail로 첨부 파일 업로드하기
먼저 Affixa 데스크톱 클라이언트를 내려받아야 합니다. Affixa는 인기 있는 파일 호스팅 서비스인 Drop.io를 통해 첨부 파일을 업로드할 수 있게 해주며, Microsoft Outlook, Thunderbird, Zimbra 같은 데스크톱 이메일 클라이언트에 첨부 파일을 추가하는 용도로도 활용할 수 있습니다.
Affixa를 내려받아 설치한 후 프로그램을 실행합니다. "Add" 버튼을 클릭해 Gmail 또는 Yahoo 메일 계정을 아래와 같이 추가합니다.
계정 설정 화면의 "Username" 드롭다운 메뉴에서 "Google Apps" 또는 "Gmail"을 선택합니다. 계정 정보를 입력한 뒤 "Test" 버튼을 클릭하세요.
Affixa가 사용자 이름과 비밀번호가 올바른지 확인한 후 아래와 같은 메시지를 표시합니다.
이제 "Options" 탭으로 이동해 "Load Affixa on Startup"(시작 시 Affixa 실행)과 "Load Affixa when I click an email address"(이메일 주소 클릭 시 Affixa 실행) 옵션을 선택합니다. 이렇게 설정하면 첨부 파일을 추가할 때 프로그램이 자동으로 실행되므로 매번 수동으로 열 필요가 없습니다.
다음으로 "File Hosting" 탭으로 이동해 첨부 파일 규칙을 선택합니다. 항상 Drop.io 서비스로 첨부 파일을 호스팅하려면 "Use the File host automatically" 체크박스를, 그리고 "Always use file hosting for my attachments" 체크박스를 차례로 선택하세요.
이어서 "Preferences"를 클릭해 드롭(Drop)에 사용할 비밀번호를 설정합니다. 드롭(Drop)이란 첨부 파일이 업로드되는 공간을 의미합니다.
비밀번호를 설정하면 허용된 사람만 첨부 파일을 볼 수 있으며, 파일이 외부에 공개되지 않습니다. 생성한 "드롭"의 비밀번호는 이메일 본문에 담아 수신자에게 간단히 전달할 수 있습니다.
만료(expiry) 드롭다운에서 드롭을 유지할 기간을 선택합니다. 만료 기간은 1일부터 1년까지 설정할 수 있으며, 그 밖에 다른 사용자가 첨부 파일에 댓글을 달 수 있는지, 내가 만든 드롭에 새 파일을 추가할 수 있는지 등의 옵션도 함께 지정할 수 있습니다.
설정이 모두 끝났습니다. 이제 첨부 파일을 업로드하려면 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 보내기 -> 메일 받는 사람(Send to -> Mail recipient)을 선택하기만 하면 됩니다.
Affixa 프로그램을 직접 실행해 파일을 드래그 앤 드롭 방식으로 Drop.io 바구니(Basket)에 추가할 수도 있습니다. 모든 파일이 추가되면 "Email" 버튼을 누르세요. 그러면 Affixa가 파일들을 Drop.io에 업로드한 뒤 새 Gmail 메시지에 첨부 파일로 추가합니다. 모든 파일의 업로드가 완료되면 아래와 같은 메시지가 표시됩니다.
이제 브라우저에서 Gmail 받은편지함을 열고 초안 폴더로 이동하면 아래와 같이 파일이 첨부된 새 메시지가 보입니다.
원하는 수신자에게 메일을 보냅니다. 메일이 전송되면 아래와 같이 Drop.io 서비스에서 즉시 알림을 받게 됩니다.
수신자는 관리자 비밀번호로 첨부 파일을 다운로드하거나, 해당 첨부 파일의 RSS 피드를 구독할 수도 있습니다. 이 기능은 매우 유용합니다. 기존 대화 스레드를 업데이트하면서 새 첨부 파일을 추가하고 싶을 때 굳이 새 메일을 작성할 필요가 없기 때문입니다. Drop.io 페이지에 새 파일을 올리기만 하면 구독 중인 수신자의 받은편지함에 자동으로 알림이 전달됩니다. 정말 훌륭하죠!
Affixa 무료 버전에서는 하나의 계정만 사용할 수 있습니다. 여러 계정을 지원하는 고급 기능이 필요하다면 상업용(유료) 버전을 구매하시면 됩니다.
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