이메일은 여전히 업무와 비즈니스 소통에 가장 효과적인 수단입니다. 하지만 이메일 사용자들이 가장 흔히 겪는 문제 중 하나는 읽지 않은 메시지로 가득 찬 어수선한 받은 편지함입니다. 급한 프로젝트를 진행하다 보면 관련 없는 메시지 사이에서 필요한 정보를 찾느라 소중한 시간을 허비하게 되죠.
다행히 Apple Mail에는 스마트 메일박스(Smart Mailbox)라는 기능이 있어 이메일을 빠르게 정리하고 중요한 메일을 하나의 메일박스에서 모아볼 수 있습니다. 지금부터 이 기능을 설정하고 활용하는 방법을 자세히 알려드리겠습니다.
스마트 메일박스란?
맥의 기본 메일 앱에서는 규칙을 적용해 메일박스를 자동으로 정리할 수 있습니다. 플래그 표시, 이동, 전달, 삭제 같은 특정 동작을 이메일에 자동으로 수행하도록 설정하는 방식입니다.
스마트 메일박스는 이러한 규칙을 활용해 모든 계정에 걸친 이메일을 한곳에서 체계적으로 정리해 주는 기능입니다.
이 기능의 가장 큰 장점은 원본 이메일이 각자의 메일박스에 그대로 남아 있다는 점입니다. 동시에 전용 스마트 메일박스에서 모아서 볼 수도 있죠. 특정 그룹, 프로젝트, 주제, 대화별로 메시지를 묶어 관리하기에 이상적입니다.
예를 들어 '학교 프로젝트 파일'이라는 이름의 스마트 메일박스를 만들어 다가오는 학교 프로젝트 관련 이메일만 모으고, '학교'라는 단어가 포함되면서 첨부파일이 있는 메시지만 표시되도록 설정할 수 있습니다.
맥에서 스마트 메일박스 만드는 방법
눈치채지 못했을 수도 있지만, 기본적으로 사이드바에는 이미 하나의 스마트 메일박스가 있습니다. 오늘(Today)은 오늘 확인한 모든 이메일을 담고 있는 스마트 메일박스입니다. 목록이 보이지 않는다면 스마트 메일박스 옆의 화살표를 클릭해 펼쳐보세요.
직접 스마트 메일박스를 만들 준비가 되었다면, 커서를 스마트 메일박스 항목 위에 올린 뒤 나타나는 추가(+) 버튼을 클릭하세요. 그다음 아래 단계를 따르면 됩니다.
- 새 스마트 메일박스의 이름을 입력합니다.
- 조건의 범위를 설정할 수 있으며, 이메일이 메일박스에 포함되기 위해 조건 중 하나(any) 또는 모두(all)를 충족하도록 선택할 수 있습니다.
- 가장 왼쪽 드롭다운 메뉴를 클릭해 첫 번째 조건을 설정합니다. 두 번째와 세 번째 필드의 옵션은 첫 번째 드롭다운에서 선택한 항목에 따라 달라집니다.
- 각 조건 오른쪽의 추가(+) 또는 제거(–) 버튼을 클릭해 조건을 추가하거나 삭제합니다.
- 보낸 메일과 삭제된 메일도 포함하려면 휴지통의 메시지 포함 및 보낸 편지함의 메시지 포함 옆의 체크박스를 선택합니다.
- 확인을 클릭해 스마트 메일박스를 생성합니다.
직접 만든 스마트 메일박스를 열면 설정한 기준에 맞는 모든 이메일을 한눈에 확인할 수 있습니다. 물론 이 메시지들은 여전히 메일 앱의 원래 위치에도 그대로 남아 있습니다.
스마트 메일박스 관리 방법
스마트 메일박스를 더블클릭하거나 사이드바에서 Control-클릭한 뒤 컨텍스트 메뉴에서 옵션을 선택하면, 언제든지 편집, 이름 변경, 내보내기, 삭제를 할 수 있습니다.
자주 사용하는 스마트 메일박스를 즐겨찾기에 추가하면 사이드바 상단에 표시되어 더 빠르게 접근할 수 있습니다. 원하는 스마트 메일박스를 Control-클릭한 후 즐겨찾기에 추가를 선택하세요.
즐겨찾기에서 제거하려면 사이드바의 즐겨찾기 섹션으로 이동해 해당 스마트 메일박스를 Control-클릭한 뒤 즐겨찾기에서 제거를 선택하면 됩니다.
주의할 점은, 스마트 메일박스에서 이메일을 읽지 않음으로 표시하거나, 이동하거나, 플래그를 붙이거나, 삭제하는 등 변경 사항이 있으면 원래 저장된 메일박스에도 그대로 반영된다는 것입니다.
또한 iCloud Drive를 사용 중이라면, Mail 옵션이 켜진 상태로 iCloud Drive를 사용하는 다른 맥에 로그인했을 때 스마트 메일박스도 함께 동기화되어 어디서든 동일하게 활용할 수 있습니다.
기존 스마트 메일박스 복제하기
때로는 처음부터 새로 만드는 것보다 기존 스마트 메일박스의 규칙을 복사해서 수정하는 것이 더 편리할 수 있습니다. 기존 메일박스를 복제하면 시간을 절약할 수 있고, 복제본을 수정해 현재 필요에 맞게 손쉽게 활용할 수 있습니다.
스마트 메일박스를 복제하는 방법은 다음과 같습니다.
- 복제할 스마트 메일박스를 선택합니다.
- Control-클릭한 후 스마트 메일박스 복제를 선택합니다. 사이드바에 새로운 스마트 메일박스가 나타나는 것을 확인할 수 있습니다.
어수선한 받은 편지함에서 벗어나세요
이메일은 분명 강력한 도구입니다. 하지만 광고, 뉴스레터, 스팸 메일이 너무 많다면 중요하고 시급한 메일을 찾기 위해 수많은 이메일을 일일이 훑어야 하는 번거로움을 겪게 됩니다.
맥의 메일 앱에서 스마트 메일박스를 활용하면 불필요한 메일에 흩어지지 않고 정말 중요한 일에 집중할 수 있습니다. 지금 바로 스마트 메일박스를 만들어 받은 편지함을 깔끔하게 정리해 보세요.