GTD를 통한 생산성 향상:작업 완료를 위한 입증된 가이드

즐기는 일을 하는 데 시간이 더 필요합니까? 물론 그렇습니다. 괴짜들에게는 처리해야 할 기술 프로젝트가 엄청나게 많지만 시간이 충분하지 않습니다.

수년에 걸쳐 저는 시간 관리 및 생산성 시스템을 거의 시도하지 않았습니다. 모두 제가 성장하는 데 도움이 되었지만, 그 시스템에는 제 업무 스타일과 사고방식과 맞지 않는 부분이 있었습니다.

몇 년 전, 저는 David Allen의 GTD(Getting Things Done)를 접했는데, 즉시 제 작업 스타일과 생각에 딱 맞는다고 느꼈습니다. 이제 GTD가 없는 내 삶은 상상할 수 없습니다.

GTD는 생산성을 높이기 위해 어떤 소프트웨어나 도구를 사용해야 하는지 알려주는 것이 아닙니다. GTD는 자신의 작업 스타일에 맞게 조정할 수 있는 생산성 프레임워크입니다.

당신에게 GTD가 필요한 이유

• 당신은 시스템에 설명된 대로 정확하게 작업을 수행하도록 지시하는 시스템을 좋아하지 않을 것입니다. GTD는 견고한 시스템이 아니라 프레임워크입니다!. 이는 적절하다고 생각하는 솔루션을 구현하는 데 도움이 되는 높은 수준의 구성 요소를 제공합니다. 이것이 GTD가 괴짜들에게 매우 적합한 첫 번째 이유입니다.
• 괴짜들은 세부사항에 주의를 기울이는 것을 좋아합니다. GTD는 높은 수준의 프레임워크를 제공하는 것 외에도 신중한 접근 방식으로 프레임워크를 구현하는 방법에 대해서도 자세히 설명합니다.
• 더 이상 높음, 중간, 낮음(또는 A, B, C) 우선순위로 작업을 할당하는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 완료하고 싶은 순서대로 작업 순서를 지정할 필요도 없습니다. GTD에서는 상황, 사용 가능한 시간, 사용 가능한 에너지를 기반으로 작업을 수행합니다.

GTD(Getting Things Done)는 생산성 프레임워크입니다.

GTD 개요

David Allen에 따르면, 주의가 필요한 모든 것을 "Stuff"라고 합니다. 이는 식료품점에서 우유를 구입하거나 수백만 달러 규모의 프로젝트 제안을 완료하는 것만큼 간단할 수 있습니다. RAM(마음)의 공간을 차지하는 모든 것을 물건이라고 합니다. 모든 항목이 실행 가능한 것은 아닙니다. 하지만 모든 자료는 적절하게 수집, 처리, 정리, 실행되어야 합니다.

GTD의 5가지 단계

1. 수집 단계

당신은 항상 물건을 수집하고 있습니다. 일부 정보는 직접 제공되고 일부 정보는 백그라운드에서 수집됩니다. 예를 들어 이메일은 백그라운드의 받은 편지함에 수집됩니다. 또한 물건을 수집할 수 있는 실제 받은 편지함도 필요합니다. 집과 직장에서 처리해야 할 모든 것을 넣을 수 있는 실제 받은 편지함을 마련하세요. 나는 물건을 수집하는 다음과 같은 4개의 받은 편지함을 가지고 있습니다.

1. 사무실 이메일 받은편지함
2. 개인 이메일 받은편지함
3. 사무실의 실제 받은 편지함
4. 집에 있는 실제 받은 편지함

받은 편지함에 들어가는 항목의 양은 표시된 대로 처리하지 않기 때문에 더 이상 나를 괴롭히지 않습니다. 또한, 컴퓨터 앞에 있지 않을 때 프로젝트에 대한 아이디어가 떠오를 경우 일반적으로 휴대폰으로 나 자신에게 이메일을 보냅니다. 이 이메일은 나중에 처리하기 위해 받은 편지함에 수집됩니다.

2. 처리 단계

받은 편지함의 항목을 자주 처리해야 합니다. 처리가 수행을 의미하는 것은 아닙니다. 이 단계에서는 처리 외에는 아무것도 하지 마세요. 받은편지함에 수집된 항목을 하루에 한 번(또는 편안하다고 느끼는 빈도) 처리하세요. 다음은 처리 일정입니다.

• 사무실 이메일:하루에 세 번. 내 휴대폰으로 전송되는 중요한 시스템 알림은 즉각적인 주의가 필요하므로 여기에 포함되지 않습니다.
• 개인 이메일:하루에 한 번. 나는 하루에도 몇 번씩 개인 이메일을 확인하곤 했다. 그런데 지금은 밤에 자기 전에 딱 한 번만 확인해요. (개인적으로 진행 중인 30일 습관개발 프로젝트의 일환으로 하루에 한 번 개인 이메일을 확인하는 단계에 이르렀습니다. 30일 동안 새로운 습관을 개발하려고 노력하고 있습니다.)
• 사무실 실제 받은 편지함:하루에 한 번. 하루를 마치고 퇴근하기 전
• 홈 실제 받은 편지함:일주일에 한 번. 예전에는 매일 했었는데 나중에 보니 제 업무 스타일에는 일주일에 한 번이면 충분하다는 걸 깨달았어요.

받은 편지함의 항목을 처리하는 동안 다음 항목을 염두에 두십시오:

• 위에서 시작하여 아래로 내려갑니다. 예를 들어 상단에 있는 이메일부터 시작하여 아래로 작업하거나 실제 받은 편지함에서 첫 번째 항목을 가져와 하단으로 작업합니다.
• 한 번에 하나의 항목만 처리하세요.
• 처리를 위해 받은편지함에서 항목을 꺼낸 후에는 받은편지함에 다시 넣지 마세요.

처리 방법

• 받은 편지함에서 항목 하나를 꺼내서 '이 항목에 대해 어떤 조치를 취해야 합니까?'라고 자문해 보세요. 그렇지 않으면 "이 항목에 대한 다음 작업은 무엇입니까?"입니다. 이 질문에 대한 명확한 답을 제시해야 합니다. 처음에는 이것이 어려울 수도 있습니다. 익숙해지면 모든 이메일(또는 실제 항목)에 대한 다음 작업을 식별하는 데 몇 초 만에 완료될 수 있습니다.
• 별도의 조치가 없으면 해당 항목을 폐기하거나 참조용으로 보관하거나 인큐베이션 목록에 넣어야 합니다.
• 작업이 있는 경우 즉시 수행하거나(수행하는 데 2분 미만이 소요되는 경우) 누군가에게 위임하거나 적절한 다음 작업 컨텍스트 목록에 넣어 나중에 연기해야 합니다(자세한 내용은 아래 참조).
• 저는 일반적으로 받은편지함을 처리하는 데 10~15분 정도 걸립니다. 다시 말하지만 처리가 받은 편지함의 모든 단일 작업을 완료한다는 의미는 아닙니다.

3. 조직 단계

나중에 연기한 항목은 적절한 다음 작업 컨텍스트 목록에 넣어야 합니다. GTD에는 우선순위가 없습니다. 맥락만 있습니다.

예를 들어, “은행에서 돈을 인출하는 것”은 우선순위가 높은 작업일 수 있지만 직장에 있을 때는 그 작업을 많이 할 수 없습니다. 직장에서는 업무와 관련된 업무를 수행해야 합니다. 운전하고 뛰어다니는 동안에도 심부름을 해야 합니다. 데이터 센터의 서버실에 있을 때는 콘솔이나 서버에서만 직접 수행할 수 있는 작업을 수행해야 합니다.

모든 작업은 수행해야 하는 상황을 중심으로 구성되어야 합니다. 이는 익숙한 작업 방식과 다를 수 있지만 일단 익숙해지면 수월해지고 생산성이 매우 높아질 것입니다. 나는 다음 작업 콘텐츠 목록을 매우 단순하게 유지하는 것을 좋아합니다.

다음은 내 다음 작업 컨텍스트 목록입니다. 이 목록의 작업에는 다음 작업만 포함됩니다(모호한 프로젝트나 높은 수준의 작업이 아님).

• @Home – 집에 있을 때만 완료할 수 있는 다음 작업입니다.
• @Work – 직장에 있을 때만 완료할 수 있는 다음 작업입니다.
• @Call – 통화 중에 수행할 수 있는 작업입니다. 핸드폰은 항상 가지고 있어도 언제든지 전화를 걸 수 있는 에너지나 시간이 없을 수도 있어요.
• @Errands – 외부에 있을 때 해야 할 작업입니다. 예를 들어 은행 수표 입금, 우유 구매 등
• @DataCenter – 서버 앞의 데이터 센터에 물리적으로 있을 때만 수행할 수 있는 작업입니다.

나는 약 10개의 다음 작업 컨텍스트 목록을 가지고 있었습니다. 이제는 위의 필수 사항으로 줄여서 나에게 매우 효과적입니다.

다음 작업 컨텍스트 목록 외에도 다음 목록도 필요합니다.

• 프로젝트 목록(작업) – 모든 업무 관련 프로젝트에 대한 마스터 목록입니다. 한 번의 다음 작업으로 완료할 수 없는 프로젝트는 여기에서 추적해야 합니다. 예를 들어, “Configure Dev Server”는 작업 프로젝트 목록에 항목으로 들어가야 하는 프로젝트입니다. 그러나 이 프로젝트의 다음 작업인 "DVD에서 Red Hat OS 설치"는 @DataCenter 다음 작업 컨텍스트 목록의 항목으로 이동해야 합니다.
• 프로젝트 목록(집) – 모든 집 관련 프로젝트에 대한 마스터 목록입니다. 예를 들어, “수영 배우는 딸”은 홈 프로젝트 목록에 항목으로 들어가야 하는 프로젝트입니다. 하지만 이 프로젝트의 다음 작업인 "YMCA 웹사이트에 가서 어린이를 위한 수영 강습 일정 확인"은 @Home 다음 작업 컨텍스트 목록의 항목으로 들어가야 합니다.
• 언젠가/어쩌면 목록 – 언젠가 수행을 고려할 수 있는 모든 항목에 대한 마스터 목록이지만 지금은 중요하지 않습니다. 이 목록에는 100개 이상의 항목이 있습니다. 예를 들어 '스페인어 배우기'는 언젠가 하고 싶은 일이지만 지금은 아닙니다. 그래서 그것은 내 언젠가/아마도 목록에 있습니다.

정리하는 동안 적절한 다음 작업 컨텍스트 목록이나 프로젝트 목록에 항목을 넣는 것 외에도 다음 사항도 필요합니다.

• 캘린더 – 특정 시간에 수행해야 하는 다음 작업이 여기에 표시됩니다. 달력을 최대한 존중하십시오. 여기에 소망스러운 작업을 넣지 마십시오. 특정 날짜와 시간에 완료할 다음 작업만 입력하세요.
• 요일별 – 일부 작업은 날짜별로만 적용됩니다(시간별로 구분되지 않음). 이것을 날짜별 목록에 넣으세요. 특정 시간에 대한 달력에 날짜별 항목을 넣지 마십시오. 두 가지를 별도로 유지하세요.

그림:GTD 작업 흐름

4. 해봐! 단계

실행해야 할 때가 되면 무엇을 해야 할지 생각하지 말고, 해야 할 일이 있는지 이메일을 확인하지도 말고, 하나의 크고 긴 할 일 목록을 우선순위로 보고 무엇을 해야 할지 파악하려고 해서도 안 됩니다.

대신, 현재 컨텍스트에 따라 다음 작업 컨텍스트 목록의 항목을 보고 수행할 작업을 빠르게 결정해야 합니다. 예를 들어 직장에 있는 경우 @Work 목록을 보면 이전에 정의한 수행해야 할 다음 작업이 모두 포함되어 있습니다. 운전 중이고 전화를 걸 시간이 있다면 @Call 목록을 살펴보세요. 여기에는 이전에 정의한 모든 통화가 포함되어 있습니다.

컨텍스트 목록에는 여러 가지 다음 작업이 있습니다. Action 시점이 되면 Context 목록에서 하나의 항목을 선택하여 실행해야 합니다. 문제는 어떤 항목을 선택해야 하는가입니다. 컨텍스트 목록의 작업에 할당된 우선순위가 없으므로 다음을 지침으로 사용하여 언제든지 실행해야 할 테이크를 결정하세요.

• 사용 가능한 에너지. 특정 작업은 에너지가 가득 차 있을 때 수행해야 합니다. 에너지 수준이 낮은 오후 4시쯤에는 "새 서버실을 위한 논리적 네트워크 다이어그램 생성" 작업을 수행하고 싶지 않을 것입니다. 오히려 이 작업을 아침에 수행하고 싶습니다.
• 사용 가능한 시간입니다. 회의에 가기 전 10분의 시간이 있고 뭔가 하고 싶다면 @Work 컨텍스트 목록에서 10분 안에 빠르게 완료할 수 있는 다음 작업을 확인하고 실행하세요.

제가 정말로 뭔가를 하고 있을 때, 저는 다음 중 하나를 하고 있습니다:

• 다음 작업 컨텍스트 목록을 기반으로 항목을 수행합니다.
• 컨텍스트 목록을 기반으로 작업하지 않으면 계획 작업을 하고 있습니다. 내 프로젝트를 깊이 생각하고 다음 조치를 정의합니다.

내가 절대 하지 않는 일은 보이는 대로 작업을 완료하려고 하는 것인데, 이는 대부분 쓸모가 없으며 가장 중요한 작업을 수행하지 않을 수도 있습니다.

5. 검토 단계

일주일에 한 번씩 시스템을 검토해야 합니다. 매주 금요일 저녁에 해요. 다음은 주간 검토의 일환으로 수행할 수 있는 몇 가지 작업입니다.

• 프로젝트 목록을 검토하고 필요한 다음 작업을 정의하세요.
• 직업적, 개인적 목표를 검토하고 필요에 따라 새 프로젝트를 만드세요.
• 이번 주 달력을 검토하고 지난 회의의 메모를 처리하세요.
• 다음 주 일정을 검토하고 적절한 다음 조치를 계획하세요.
• 다음 작업 컨텍스트 목록을 모두 검토하세요.
• 나중에 처리할 수 있도록 주의 깊게 살펴보고 받은편지함에 있는 모든 항목을 버리세요. (시간이 허락한다면 정신을 차린 후 처리하세요.)
• 언젠가/아마도 목록을 검토하고 작업하고 싶은 프로젝트를 찾으세요.
• 이는 주간 검토를 완료하기 전에 받은편지함을 모두 처리하기에 좋은 시기이기도 합니다.

거기 있어요. 그게 제가 일을 처리하는 방법이에요.

GTD(Getting Things Done)를 시도해 볼 것을 강력히 권장합니다. 책을 구입하는 데 10달러를 지출하는 것 외에는 잃을 것이 없습니다. 이는 작업 수행 방식을 극적으로 변화시킬 것입니다.

GTD 리소스:

• Getting Things Done(GTD) – David Allen의 주요 저서입니다.
• 무엇이든 할 준비가 되어 있음 - David Allen. 일과 삶을 위한 52가지 생산성 원칙이 담겨 있습니다. 이런 종류의 GTD 메인 책과 동일한 내용을 반복하지만 몇 가지 실용적인 팁을 제공합니다.
• 모든 것을 작동하게 만들기 - David Allen. 일의 게임과 삶의 사업에서 승리하세요. 이것은 GTD 본서의 보충자료입니다.
• David Allen의 코칭 DVD가 포함된 GTD® 작업 흐름 지도
• David Allen의 GTD 주간 리뷰(CD 오디오 세트 3개)(오디오 CD).

GTD 프레임워크를 이해하려고 노력하는 시간을 가져보세요. 진행하면서 작업 스타일에 맞게 시스템을 조정하세요. 이 시스템에서는 정리를 위해 특정 소프트웨어나 바인더 등을 사용할 필요가 없습니다. 간단한 펜과 종이를 사용하여 시작할 수도 있습니다. GTD는 작업 스타일에 맞게 조정할 수 있는 유연한 프레임워크를 제공하므로 누구에게나 적합합니다.

생산성을 높이려면 작업을 수행하기 위해 어떤 소프트웨어를 사용하는 것이 중요한 것이 아니라 실행에 대한 태도와 접근 방식이 중요하다는 점을 명심하십시오.

David Allen이 책을 발표했던 2002년에 이 시스템에 대해 알았더라면 좋았을 텐데요. 나는 이것을 2007년 말부터 사용하기 시작했습니다. 제가 인생을 변화시킨다고 부르는 것은 거의 없습니다. 이것은 확실히 그 중 하나입니다. 프로젝트를 실행하고 작업을 완료하는 방식이 완전히 바뀌었기 때문입니다. 나는 다른 어떤 방식으로도 일하지 않을 것입니다.

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