원격 근무 환경이 일상화되면서 할 일 목록(To-do List) 앱은 이제 필수 도구가 되었습니다. 여러 클라이언트와 여러 프로젝트를 동시에 진행하다 보면 중요한 일을 놓치기 쉽기 때문에, 할 일 관리 앱의 수요가 꾸준히 늘고 있습니다.
놓친 작업 하나는 시간과 비용이라는 값비싼 대가로 돌아오곤 합니다. 물론 개인 생활에서도 이런 앱은 유용합니다. 면허 갱신이나 과제 마감 같은 일정을 잊지 않도록 마감일에 맞춰 알림을 받아볼 수 있기 때문입니다.
문제는 시중에 너무나 많은 할 일 관리 앱이 존재한다는 점입니다. 이 글에서는 가장 인기 있는 두 가지 앱인 Todoist와 Microsoft To Do를 세세하게 비교해 어떤 것이 나에게 맞는지 판단하는 데 도움을 드리겠습니다.
기능과 활용성
두 앱은 저마다 다른 강점을 가지고 있습니다.
Microsoft To Do는 단순함에 초점을 맞춘 앱입니다. 2015년 마이크로소프트가 Wunderlist를 인수한 뒤 이를 대체하기 위해 출시한 서비스인데요. 원래는 더 많은 기능을 갖춘 강력한 앱을 만들 계획이었지만, 결과적으로는 기본 기능 위주의 심플한 앱이 되었습니다.
반면 Todoist는 훨씬 폭넓은 기능을 제공하기 때문에 비즈니스 용도에 더 적합합니다.
두 앱 모두 왼쪽 사이드바에서 섹션을 전환하고, 오른쪽 창에서 작업 목록을 확인하는 비슷한 인터페이스를 사용합니다.
작업 목록
Microsoft To Do는 다음과 같이 네 가지 유형의 필터로 작업을 분류할 수 있습니다.
- My Day(나의 하루): 오늘 할 작업을 직접 추가하는 스마트 목록입니다. 당일에 완료하지 못한 작업은 밤에 목록이 자동 초기화될 때 일반 작업 목록으로 저장되며, 다음 날 My Day 섹션에서 제안 형태로 다시 나타납니다.
- Important(중요): 작업 제목 옆 별표를 누른 중요 작업들이 표시됩니다.
- Planned(계획됨): 마감일이나 알림이 설정된 모든 작업이 이 섹션에 나타납니다.
- Assigned to me(내게 할당됨): 팀원들과 함께 프로젝트를 진행할 때 내게 할당된 모든 작업을 한눈에 확인할 수 있습니다.
- Tasks(작업): 모든 작업이 표시되는 곳입니다.
사이드바 우측 하단의 아이콘을 클릭하면 새로운 작업 목록을 추가하거나 목록 그룹을 만들 수도 있습니다. 전반적으로 상당히 직관적인 사용자 인터페이스입니다.
이제 Todoist가 어떻게 다른지 살펴보겠습니다. Todoist는 훨씬 다양한 작업이 가능합니다.
Todoist의 사이드바는 Microsoft To Do처럼 작업 필터로 나뉘어 있지 않으며, 다음과 같은 구성으로 되어 있습니다.
- Inbox(수신함): 특정 프로젝트에 속하지 않은, 내가 생성했거나 내게 할당된 모든 작업이 표시됩니다.
- Today(오늘): 오늘 마감인 작업과 기한이 지난 작업이 함께 표시됩니다.
- Upcoming(예정): 날짜별 작업 목록을 확인할 수 있으며, 기한이 지난 작업은 상단에 표시됩니다.
- Filters and Labels(필터 및 라벨): 우선순위나 라벨 등 다양한 조건으로 작업을 필터링할 수 있습니다. Microsoft To Do와 달리 필터링에 특화된 전용 섹션이 있어 여러 기능이 사이드바에 응축되어 있어 편의성이 뛰어납니다.
- Projects(프로젝트): 작업이 각 프로젝트별로 표시되며, 보관 처리된 프로젝트에도 접근할 수 있습니다. 반면 Microsoft To Do는 프로젝트(목록) 보관 기능이 없어 삭제 시 영구적으로 사라집니다.
작업 목록 관리 측면에서는 Todoist가 더 포괄적인 기능을 제공하지만, 단순한 도구를 원한다면 To Do가 더 나은 선택일 수 있습니다.
작업 생성
두 앱 모두 기본적인 작업 생성 기능을 갖추고 있습니다. 하위 작업 생성, 알림 추가, 마감일 설정, 담당자 지정 기능을 모두 지원합니다.
하지만 세부적으로 들어가면 차이가 많습니다.
- 하위 작업: 두 앱 모두 하위 작업을 지원하며, To Do에서는 이를 '단계(Steps)'라고 부릅니다. 차이점은 Todoist는 하위 작업 안에 또 하위 작업을 추가할 수 있지만, To Do는 불가능하다는 점입니다.
- 섹션: Todoist는 동일한 프로젝트 안에서 섹션을 만들 수 있어, 하나의 프로젝트 내에서도 특정 기준으로 작업을 묶어 관리할 수 있습니다. 반면 Microsoft To Do에서는 프로젝트 안에 개별 작업만 추가할 수 있습니다.
- 알림: 두 앱 모두 작업 생성 시 알림을 설정할 수 있습니다. 다만 Todoist는 Pro 또는 Business 요금제 구독자만 알림 기능을 사용할 수 있으며, 무료 버전에서는 알림 설정이 불가능합니다.
- 반복 마감일: To Do는 '반복' 설정으로 간편하게 처리합니다. 반면 Todoist는 자연어 파싱(Natural Language Parsing)을 활용해 반복 마감일을 자동으로 설정합니다. 예를 들어 작업 이름 입력란에 "매주 월요일 Nate 확인 연락하기"처럼 입력하면 Todoist가 알아서 반복 일정을 만들어 줍니다.
이 외에도 Todoist에는 To Do에서 찾아볼 수 없는 추가 기능들이 있습니다.
- 우선순위 설정: 모든 작업에 우선순위를 지정할 수 있습니다. To Do에는 이런 기능이 없습니다.
- 댓글과 리액션: 댓글, 리액션 등 다양한 협업 기능을 제공합니다. 댓글에서 팀원을 태그해 정보를 교환하거나 진행 상황을 공유할 수 있습니다.
- 작업 활동 로그: 모든 작업의 활동 기록을 확인할 수 있어 업무 흐름을 효율적으로 모니터링하고 감사할 수 있습니다.
작업 보기
작업 보기(View) 기능은 특히 복잡한 업무 흐름을 관리하려는 사용자에게 매우 중요합니다.
할 일 관리 앱이 프로젝트 관리 앱만큼 다양한 뷰를 제공하지는 않지만, 최소한 칸반 보드 정도는 기대하게 마련입니다.
안타깝게도 Microsoft To Do는 기본 리스트 뷰 외에 다른 뷰를 제공하지 않습니다. 반면 Todoist는 리스트 뷰와 보드 뷰를 모두 지원합니다.
Todoist의 칸반 보드 뷰는 Trello 같은 칸반 기반 프로젝트 관리 앱처럼 활용할 수 있습니다. 업무 흐름의 각 단계별로 컬럼을 만들고, 작업이 진행됨에 따라 카드를 옆으로 옮기는 방식입니다.
기타 기능
여기까지 Microsoft To Do가 제공하는 거의 모든 기능을 살펴봤습니다. 아쉽게도 To Do는 연동 기능을 제외하면 주목할 만한 추가 기능이 없습니다. 반면 Todoist는 몇 가지 매력적인 기능을 더 제공합니다.
- Karma 포인트: Todoist는 Karma 시스템으로 생산성 관리를 게임처럼 재미있게 만들었습니다. Productivity 섹션에서 하루 또는 일주일 동안 완료할 작업 수를 목표로 설정할 수 있고, 작업을 완료하고 목표를 달성할 때마다 Karma 포인트가 적립됩니다.
- 연동(Integrations): 연동 기능은 Todoist의 가장 강력한 무기 중 하나입니다. Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook, Zapier 등 거의 모든 앱과 연동할 수 있으며, Apiway 같은 도구를 활용하면 목록에 없는 앱과도 연결할 수 있습니다.
Microsoft To Do 역시 Google Calendar나 Office 365 제품군과의 연동을 지원하지만, 선택지는 Todoist에 비해 크게 부족합니다. 참고로 Zapier 같은 도구를 활용하면 To Do나 Todoist 모두 훨씬 더 많은 앱과 연동할 수 있습니다.
- 알림 스타일: Todoist 알림을 활동별로 맞춤 설정할 수 있습니다. 예를 들어 관리자라면 팀원이 프로젝트에 참여하거나 나갈 때마다 알림을 받기보다, 작업이 완료될 때 알림을 받는 것을 선호할 수 있습니다.
- 템플릿: Todoist 템플릿 라이브러리에서 바로 사용할 수 있는 템플릿을 가져와 빠르게 프로젝트를 만들 수 있습니다. 개인 프로젝트부터 신규 직원 온보딩까지 거의 모든 종류의 템플릿을 찾을 수 있습니다.
- 자동 백업: 자동 백업은 유료 요금제에서만 제공됩니다. 유료 플랜 이용 시 모든 데이터를 클라우드에 안전하게 백업할 수 있습니다.
이 섹션에서 소개한 기능들은 Microsoft To Do에서는 모두 이용할 수 없습니다. 그래서 집중적으로 활용하는 사용자, 즉 비즈니스 환경에서는 Todoist가 더 적합합니다.
기기 호환성
Microsoft To Do와 Todoist 모두 크로스 플랫폼 앱이지만, Todoist가 더 많은 기기를 지원합니다.
To Do는 Windows, Mac, Android, iOS, 웹에서 사용할 수 있습니다. Todoist는 여기에 Linux, Wear OS, Apple Watch까지 모든 플랫폼을 지원합니다.
모바일 앱 외에도 iPhone, iPad, Android 기기에 Todoist 위젯을 추가할 수 있습니다.
또한 Todoist는 Gmail 애드온, Gmail 확장 프로그램, Outlook 플러그인을 통해 이메일에서 바로 작업을 생성할 수 있습니다. Chrome, Edge, Firefox, Safari 확장 프로그램도 제공되므로 브라우저에서도 손쉽게 Todoist를 사용할 수 있습니다.
가격
Microsoft To Do는 완전 무료입니다. Todoist도 무료 플랜이 있지만 일부 기능은 Pro와 Business 플랜에서만 사용할 수 있습니다. 무료 플랜은 최대 5개의 활성 프로젝트, 프로젝트당 최대 5명의 협업자, 파일 업로드 최대 5MB, 3개의 필터, 1주일간의 활동 기록만 허용됩니다.
무료 버전도 개인 용도로는 충분하지만, 비즈니스 사용자라면 유료 플랜 구독이 거의 필수입니다.
연간 결제 기준으로 Todoist의 Pro 플랜은 월 4달러, Business 플랜은 월 6달러입니다.
결론: 나에게 맞는 앱은?
두 앱 모두 저마다의 용도가 분명합니다.
개인 업무에 GTD(Getting Things Done) 방식을 적용하고 싶다면 Microsoft To Do가 이상적입니다. 장보기 목록 관리에 Todoist의 방대한 기능이 필요하지는 않을 테니까요.
하지만 단순히 작업을 만들고 완료하는 것 이상의 기능, 즉 팀원 태그를 통한 협업이나 다른 비즈니스 앱과의 연동이 필요하다면 Todoist를 고려해 보세요.
Asana처럼 본격적인 프로젝트 관리 앱까지는 필요 없지만, 비즈니스 업무와 협업을 감당할 만큼 강력한 도구를 원한다면 Todoist가 완벽한 선택이 될 것입니다.