원격 회의를 진행하다 보면 발표자 역할을 다른 참가자에게 넘겨야 하는 순간이 자주 찾아옵니다. PowerPoint 프레젠테이션, 화이트보드, 동영상 공유 등을 활용하면 참가자들이 대면 회의에 모여 있는 것처럼 자연스럽게 소통할 수 있습니다.
이 글에서는 Join.me, Webex, GoToMeeting, Zoom, Google Meet 등 널리 사용되는 협업 툴에서 발표자 역할을 전달하는 방법을 단계별로 자세히 안내합니다.
1. Webex에서 발표자 역할 변경하기
Webex 온라인 회의에서는 호스트가 기본적으로 발표자 역할을 맡게 됩니다. 최상의 결과를 위해 Webex는 모든 발표자가 데스크톱 PC 또는 Mac을 사용할 것을 권장합니다. 특정 참가자의 이름 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하면 해당 참가자를 '발표자(Presenter)' 또는 '호스트(Host)'로 지정할 수 있습니다.
두 역할의 차이점은 호스트에게는 회의 녹화, 회의 종료, 참가자 음소거/음소거 해제와 같은 추가 권한이 있다는 점입니다. 따라서 회의 중간에 나갈 계획이 없다면 참가자에게는 '발표자' 권한만 부여하는 것이 좋습니다.
발표자로 지정된 참가자는 이제 회의 화면에서 '빠른 시작(Quick Start)' 메뉴를 통해 콘텐츠를 공유할 수 있습니다.
다음 단계에서 해당 참가자는 화면 공유, 화이트보드 열기, 또는 다양한 클라우드 앱에서 파일과 사진을 공유하는 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다. PowerPoint 프레젠테이션을 진행하려면 반드시 '화면 공유(Share Screen)'를 선택해야 합니다.
PowerPoint는 참가자의 노트북이나 다른 기기에서 실행하면 됩니다. 스마트폰으로 발표하는 경우에는 Google Slides를 활용하면 효과적인 프레젠테이션을 진행할 수 있습니다.
새 발표자의 화면은 이제 호스트를 비롯한 모든 참가자가 볼 수 있습니다. 발표자 권한을 종료하려면 자신의 프로필을 오른쪽 클릭한 후 다시 자신을 발표자로 전환하기만 하면 됩니다.
2. GoToMeeting에서 발표자 역할 넘기기
GoToMeeting 호스트가 발표자 역할을 넘기려면 '참석자(People)' 메뉴로 이동한 후 새 발표자가 될 사람을 선택합니다. 필요하다면 '주최자(Organizer)' 권한을 추가로 부여할 수도 있으며, 이는 Webex의 호스트와 유사한 역할을 합니다.
새 발표자는 '화면 공유(Screen Share)' 아이콘만 클릭하면 자신의 기기 화면에 표시된 모든 내용을 공유할 수 있습니다. 이때 아이콘이 초록색으로 깜빡이면 정상적으로 작동하고 있는 것입니다.
이후 새 발표자는 자신의 기기에서 PowerPoint, 동영상, PDF 파일 등 다양한 콘텐츠를 자유롭게 실행할 수 있습니다.
새 발표자의 화면은 호스트와 다른 GoToMeeting 참석자 모두에게 표시됩니다. 언제든지 간단히 오른쪽 클릭만으로 발표자 역할을 해제할 수 있습니다.
3. Zoom에서 발표자 역할 넘기기
Zoom 주최자 입장에서는 발표자 역할을 넘기는 방식이 앞서 소개한 툴들과 약간 다릅니다. 참가자에게 '비디오 시작'을 요청하거나, '호스트로 지정'하여 Webex나 GoToMeeting의 발표자 역할과 유사한 권한을 부여할 수 있습니다.
현재 Zoom에는 회의 호스트를 별도로 변경하는 전용 옵션은 없습니다.
새 발표자는 PowerPoint용 화면 공유, 화이트보드, 클라우드 앱 연동 등 다양한 발표 옵션을 활용할 수 있습니다.
회의 호스트는 언제든지 특정 참가자의 화면 공유 권한을 종료할 수 있습니다.
4. Google Meet에서 화면 공유하기
Google Meet으로 화상 회의를 진행한다면 화면 공유는 매우 간단합니다. 화면 오른쪽 상단의 점 세 개 메뉴에서 '화면 공유(Share screen)'를 선택하세요. 전체 화면을 공유하거나 특정 애플리케이션 창만 공유하도록 전환할 수 있으며, '공유' 버튼을 클릭하면 화면 공유가 완료됩니다.
5. Join.me에서 발표자 역할 넘기기
Join.me 호스트는 '참가자 목록(participant list)' 말풍선에서 모든 참가자를 확인할 수 있습니다.
목록에서 원하는 참가자를 선택한 후 '발표자 역할(presenter role)'을 넘겨주세요.
새 발표자는 화면 오른쪽 하단의 전화 앱 아이콘을 클릭하여 화면 공유를 시작할 수 있습니다.
언제든지 참가자 이름 위에 마우스를 올린 후 '발표자 역할 회수(reclaim presenter role)'를 클릭하면 호스트가 발표 권한을 되돌려 받을 수 있습니다.
지금까지 다양한 온라인 협업 툴에서 발표자를 전환하는 방법을 살펴보았습니다. 2020년 최고의 화상 회의 앱을 다룬 글에서 이러한 앱들에 대해 더 자세히 알아보세요. 회의 도구를 사용하면서 기술적인 문제나 어려움을 겪은 적이 있다면 댓글로 의견을 공유해 주세요.