클라우드 기반 솔루션과 예산 관리 앱들이 엑셀의 입지를 위협하고 있지만, 여전히 엑셀은 회계, 차트 작성, 데이터 정리 분야의 왕좌를 지키고 있습니다. 전 세계 7억 5천만 명의 사용자와 기업의 89%가 매일 MS 엑셀을 활용하고 있음에도 불구하고, 정작 강력한 보안 기능인 비밀번호 설정과 읽기 전용 모드는 놓치는 경우가 많습니다.
이러한 보안 계층을 적용하면 엑셀 통합 문서가 무단 변조로부터 안전하게 보호됩니다. MS Office 2016부터는 기존 128비트 암호화에서 한 단계 업그레이드된 256비트 AES 보호가 기본 탑재되어, 현대의 엑셀은 전용 비밀번호 관리자에 필적할 만큼 강력한 보안 수준을 자랑합니다.
엑셀 통합 문서를 잠가야 하는 이유
비밀번호로 엑셀 통합 문서를 보호하면 두 가지 효과를 얻을 수 있습니다.
- 승인되지 않은 사용자의 통합 문서 접근 차단
- 스프레드시트 내용 수정 제한(읽기 전용으로 설정)
두 경우 모두 비밀번호를 설정해 통합 문서를 읽기 전용으로 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 사용자는 통합 문서를 열고 데이터를 볼 수 있지만 스프레드시트를 수정할 수는 없습니다. 중소기업을 운영하면서 재무 데이터의 무결성을 지키고 싶다면 이 기능이 특히 중요합니다.
엑셀 통합 문서를 읽기 전용으로 저장하는 방법
아래 단계별 가이드를 따라 비밀번호로 엑셀 시트나 통합 문서를 잠그고 읽기 전용으로 만들어 보세요.
1. 보호가 필요한 통합 문서를 연 뒤, "파일" 메뉴를 클릭하고 메뉴에서 "다른 이름으로 저장" 옵션을 선택합니다.
2. "다른 이름으로 저장" 대화 상자가 나타나면 상자 하단으로 이동해 "저장" 버튼 옆에 있는 "도구" 옵션을 찾습니다. "도구"를 클릭하면 드롭다운 메뉴가 열리는데, 여기서 "일반 옵션"을 선택합니다.
3. 그러면 "일반 옵션" 대화 상자가 열립니다. 바로 이곳에서 통합 문서의 비밀번호를 생성할 수 있습니다.
아래 그림처럼 "수정 암호" 입력란에 원하는 비밀번호를 입력합니다. 비밀번호 관리자가 설치되어 있다면 이를 활용해 강력한 비밀번호를 생성하고 금고에 저장하세요. 별도 프로그램이 없다면 해킹하기 어려운 비밀번호를 만드는 가이드를 참고하는 것도 좋습니다. 비밀번호가 준비되면 "읽기 전용 권장" 체크박스에 체크한 후 "확인"을 클릭합니다.
4. 비밀번호 확인 창이 뜨면 동일한 비밀번호를 입력하고 "확인"을 눌러 과정을 마무리합니다. 마지막으로 "저장" 버튼을 클릭하면 됩니다. 이후 사용자가 통합 문서를 열려고 할 때마다 다음과 같은 알림 팝업이 표시됩니다.
5. "읽기 전용" 버튼을 클릭하면 문서가 읽기 전용 모드로 열립니다. "수정 암호"를 공유받은 사람만 통합 문서를 변경할 수 있습니다.
엑셀 통합 문서 보호 해제 방법
읽기 전용 제한을 해제하고 모든 사람에게 편집 권한을 주고 싶다면 어떻게 해야 할까요? 읽기 전용 기능을 제거하는 것은 버튼 클릭 몇 번으로 끝나는 간단한 작업입니다. 앞서 진행한 것과 동일한 과정을 다시 거친 뒤, 읽기 전용으로 만드는 체크박스만 해제하면 됩니다.
"읽기 전용 권장" 체크박스가 있는 대화 상자를 여는 방법을 다시 정리하면 다음과 같습니다. "파일 → 다른 이름으로 저장"을 클릭하고, 나타난 대화 상자에서 "저장" 버튼 옆 "도구" 드롭다운 메뉴에서 "일반 옵션"을 선택합니다.
"읽기 전용 권장" 체크박스를 해제한 후, 설정했던 비밀번호를 삭제하고 "저장"을 클릭해 새 설정을 적용합니다. 다음부터 통합 문서를 열면 읽기 전용 모드로 열리지 않으며, 읽기 전용 제한 창도 더 이상 표시되지 않습니다.
엑셀 파일 암호화 활용하기
엑셀에서 비밀번호를 설정해 통합 문서를 보호하는 일은 쉽고 직관적입니다. 그럼에도 불구하고 누가 통합 문서에 접근하고 편집할 수 있는지 세부적으로 통제할 수 있어, 데이터 무결성 유지에 큰 도움이 됩니다.
이제 엑셀 통합 문서를 읽기 전용으로 만드는 방법을 알았으니, 다음으로는 CONCATENATE 함수 사용법과 엑셀에서 셀을 분할하는 방법을 배워볼 차례입니다. Word 관련 튜토리얼도 준비되어 있으니, Word에서 한 페이지씩 표시하는 방법과 Word 문서에 오프라인 동영상을 추가하는 방법도 함께 확인해 보세요.