클라우드 기반 생산성 스위트는 이미 다양하게 출시되어 있지만, 사용이 쉽지 않거나 보안이 취약한 경우가 많습니다. 또한 여러 앱이 각각 독립적으로 작동해 하나의 대시보드에서 통합 관리하기 어려운 경우도 흔합니다. ONLYOFFICE Workspace Cloud는 이러한 문제를 해결하기 위해 팀 협업은 물론 재택근무하는 개인에게도 딱 맞는 완전한 온라인 오피스 스위트를 제공합니다. 이번 리뷰를 위해 필자가 직접 ONLYOFFICE Workspace Cloud를 사용해 볼 기회가 있었습니다.
이 글은 ONLYOFFICE의 후원을 받아 작성된 스폰서 아티클입니다. 실제 내용과 의견은 편집 독립성을 유지하는 저자 개인의 것입니다.
ONLYOFFICE 개요
처음에는 기능이 많아 부담스러워 보일 수 있지만, 모든 기능이 직관적으로 설계되어 있어 곧바로 사용을 시작할 수 있습니다. Google Workspace나 Microsoft 365를 사용해 본 적이 있다면 다소 익숙하게 느껴질 것입니다. 하지만 필자는 ONLYOFFICE가 더 빠르고 직관적이며, 전반적으로 사용하기 더 쉽다는 점을 확인했습니다.
세부 기능과 모듈을 살펴보기 전에, 이 온라인 협업·생산성 스위트에서 기대할 수 있는 주요 사항을 먼저 정리해 보겠습니다.
- 문서·스프레드시트·프레젠테이션을 포함한 공동 문서 편집기
- 프로젝트 관리 및 공유
- CRM(고객 관계 관리)
- 이메일
- 메신저
- 커뮤니티 도구(블로그, 이벤트, 위키, 포럼 등)
- 캘린더
- 보안 설정
- 멀티 플랫폼 지원(Windows, macOS, Linux, Android, iOS)
팀이 함께 잘 일하기 위해 필요한 모든 것이 하나의 대시보드에 담겨 있습니다. 기능 간 이동이 얼마나 매끄럽고, 모든 요소가 유기적으로 연결되어 있는지에 솔직히 놀랐습니다.
최고의 대시보드
ONLYOFFICE Workspace Cloud에서 마음에 들었던 점이 많지만, 가장 마음에 든 것은 단연 대시보드입니다. 모든 것이 한곳에 모여 있으면서도 복잡하고 어수선하지 않습니다.
계정을 만들면 자신만의 서브 도메인도 함께 생성됩니다. 해당 도메인에 다른 사용자를 초대하면 조직 전용 공간에서 모두가 함께 작업할 수 있으며, 로그인 시에도 이 도메인을 사용합니다. 예를 들어 필자는 리뷰를 위해 crystalMTEtest.onlyoffice.com이라는 도메인을 만들었습니다.
처음 로그인하면 메인 대시보드가 표시되어 몇 초 만에 업무를 시작할 수 있습니다.
'메뉴 선택' 기능을 활용하면 다양한 앱으로 빠르게 이동할 수 있습니다. 큰 아이콘 덕분에 별도의 설명 없이도 모든 기능이 쉽게 이해됩니다.
문서(Documents)와 같은 특정 모듈에 진입하면 해당 모듈의 모든 옵션이 화면 옆에 깔끔하게 정리되어 있고, 언제든지 메뉴를 통해 다른 모듈로 이동할 수 있습니다.
어떤 작업을 하든 탐색은 이렇게 간단합니다. 팀원들이 배우고 익히기 쉬운 솔루션을 찾고 있다면 ONLYOFFICE가 좋은 선택입니다.
문서 생성 및 활용
전반적으로 문서 생성, 편집, 활용 방식은 Google이나 Microsoft와 비슷해 익숙한 레이아웃을 제공합니다. 다만 문서 저장 속도가 더 빠르게 느껴졌습니다. 저장 형식 관련해서 말하자면, .docx, .xlsx 같은 최신 Microsoft 형식이 지원되며, PDF, OpenDocument 형식, 문서 유형별 형식으로도 저장할 수 있습니다. 예를 들어 스프레드시트는 .csv로, 문서는 .rtf 파일로 저장할 수 있습니다.
필자는 클라이언트와 협업할 때 .doc, .xls 같은 구버전 Microsoft 형식으로 문서를 저장·공유해 달라는 요청을 자주 받습니다. 구형 형식도 지원된다면 좋겠지만, 사소한 아쉬움일 뿐입니다. 그래도 Google Docs가 Microsoft 형식으로 변환할 때 잦은 오류를 보이는 것에 비해, ONLYOFFICE가 호환성 면에서 훨씬 뛰어난 성능을 보여준다는 점은 인상적입니다.
문서, 스프레드시트, 프레젠테이션을 모두 만들 수 있으며, 생성한 모든 항목은 문서 모듈에 정리되어 손쉽게 찾을 수 있습니다. 각 인터페이스도 잘 구성되어 있어 기능을 찾느라 시간을 낭비하지 않고 작업에 집중할 수 있습니다.
스프레드시트의 빠른 접근 메뉴 역시 마음에 들었습니다.
PowerPoint를 사용해 본 경험이 있다면 프레젠테이션 기능도 어렵지 않게 활용할 수 있습니다.
가장 좋은 점은 이 모든 도구에서 실시간 협업과 동시 편집이 가능하다는 것입니다. 파일을 주고받으며 버전을 맞출 필요가 전혀 없습니다.
다양한 모듈 살펴보기
문서 모듈이 매우 유용하고 기능이 풍부하지만, 그것은 ONLYOFFICE Workspace Cloud의 시작에 불과합니다. 팀에는 소통 도구, 캘린더 등도 필요합니다.
프로젝트 모듈은 업무를 체계적으로 묶는 데 탁월합니다. 작업을 설정하고, 문서를 첨부하고, 마일스톤을 지정하고, 진행 상황을 차트로 확인할 수도 있습니다. 프로젝트에 사용자를 할당하면 팀원들이 자신이 해야 할 일과 이미 완료된 업무를 빠르게 파악할 수 있습니다.
프로젝트 템플릿 덕분에 더욱 빠르게 시작할 수 있습니다. 필자는 개인적으로 시간 추적, 보고 기능, 그리고 간트 차트(Gantt Chart)까지 지원되는 점이 마음에 들었습니다. 덕분에 프로젝트 관리가 기본 수준을 넘어 훨씬 효율적이고 체계적으로 발전합니다.
캘린더는 색상 코드 방식으로 작업과 할 일을 관리할 수 있게 해줍니다. 프로젝트별 마감 기한을 한눈에 확인할 수 있고, 고객 연락 정보, 다가오는 이벤트, 생일 등의 세부 정보도 확인할 수 있습니다.
내장된 이메일, 메신저, 그리고 다양한 커뮤니티 도구 덕분에 소통도 매우 간편합니다. 이메일 모듈은 심플하면서도 받은편지함 관리에 필요한 모든 기능을 갖추고 있습니다.
내장 CRM 모듈의 다양한 기능에도 즐겁게 놀랐습니다. 새 연락처를 수동으로 추가하거나 양식, 스프레드시트 등을 통해 등록할 수 있으며, 판매 실적 추적, 연락처 알림 등 고객 관리에 필요한 모든 기능을 제공합니다.
Talk(대화) 기능을 사용하면 웹 기반 채팅 클라이언트로 손쉽게 대화를 시작할 수 있으며, 그룹의 모든 연락처가 자동으로 추가됩니다.
커뮤니티 모듈은 회사 게시판 같은 분위기로 협업과 소통을 촉진합니다. 블로그, 포럼, 공지사항, 이벤트 등 필요한 거의 모든 것을 추가할 수 있습니다.
모든 규모의 팀을 위한 완전한 협업 스위트입니다. 이 이상을 바라기란 어렵습니다.
설정 및 보안
설정을 원하는 대로 조정하고 소통과 문서를 안전하게 보호할 수 없다면, 아무리 좋은 기능도 무용지물입니다. 다행히 필요한 모든 설정이 한곳에 모여 있어 관리가 놀랍도록 쉽습니다.
설정 가능한 주요 항목은 다음과 같습니다.
- 자체 브랜딩으로 포털을 꾸미고 사용할 모듈 선택
- 보안 접근 수준, 신뢰할 수 있는 도메인, 2단계 인증(2FA), 비밀번호 요구 사항, 감사 추적, 로그인 기록 설정
- 더 가까운 서버로 포털 마이그레이션
- 백업 설정(자동 및 수동 옵션)
- 소셜 미디어, DocuSign 등 서드파티 앱 통합 설정
ONLYOFFICE는 보안과 개인정보 보호를 최우선으로 생각합니다. 클라우드 옵션을 사용할 수도 있지만, 파일과 소통에 대한 최대한의 통제권을 원한다면 자체 호스팅 옵션도 선택할 수 있습니다. AES-256-CBC + HMAC-SHA256, AES-256-CBC, JWT, HTTPS, 문서 권한 요청 등을 활용해 더욱 안전한 포털을 운영할 수 있습니다.
다양한 요금제
ONLYOFFICE Workspace Cloud는 필요에 맞는 세 가지 클라우드 요금제를 제공합니다.
- Startup – 최대 5명까지 무료로 사용 가능하며, 포털당 2GB 저장공간 등 일부 기능에 제한이 있습니다.
- Business – 사용자당 월 5달러부터 시작하며, 대부분의 기능과 사용자당 100GB 저장공간이 포함됩니다.
- VIP – 사용자당 월 8달러부터 시작하며, 모든 기능과 사용자당 250GB 저장공간이 포함됩니다.
비영리 단체나 학교라면 웹사이트의 신청 양식을 작성해 무료 클라우드 오피스를 받을 수 있습니다.
또한 Business 요금제를 30일간 무료로 체험할 수 있습니다. 계약 전에 자신의 비즈니스에 적합한지 충분히 검토할 수 있는 좋은 기회입니다.
결론
ONLYOFFICE Workspace Cloud는 비즈니스에 필요한 생산성 도구를 단일 플랫폼에서 제공합니다. 간단한 탐색 구조와 깔끔하면서도 포괄적인 대시보드를 통해 모든 기능에 쉽게 접근할 수 있습니다. 가격은 Google Workspace와 Microsoft 365보다 저렴하고 훨씬 단순합니다. 풍부한 기능과 강력한 보안 옵션을 갖춘 만큼, 두 경쟁사 모두에게 강력한 대안이 될 수 있습니다.
구형 Office 파일 형식 지원이 추가되기를 바라지만, ONLYOFFICE는 폭넓은 호환성과 친숙한 인터페이스를 제공해 빠른 도입이 가능합니다. 게다가 모듈 간 실시간 협업 기능 덕분에 원격 근무 환경에서도 팀이 원활하게 소통하며 함께 일할 수 있습니다.
클라우드 사용과 자체 호스팅 중 선택할 수 있다는 점도 큰 장점입니다. ONLYOFFICE Workspace는 두 버전 모두 동일한 기능을 제공합니다. 지금 무료 평가판에 등록하여 ONLYOFFICE Workspace Cloud를 직접 경험해 보세요.