원격 근무의 급격한 증가로 많은 기업이 클라우드 기반 소프트웨어 솔루션으로 전환하고 있습니다. 그 결과 그 어느 때보다 많은 사람들이 Microsoft Forms를 포함한 Microsoft Office 365 애플리케이션 제품군을 사용할 수 있게 되었습니다. Microsoft Forms는 온라인 전용 앱으로, 퀴즈, 설문조사 등 다양한 유형의 양식을 손쉽게 만들 수 있는 도구입니다.
프리미엄 Office 365 계정이 없더라도 무료 Microsoft 계정에 가입하면 Microsoft Forms를 사용할 수 있습니다. 이 글에서는 Microsoft Forms로 양식을 만들고, 응답을 수집하고, 결과를 확인하는 방법까지 단계별로 자세히 안내해 드립니다.
Microsoft Forms 양식 만드는 방법
forms.office.com에 로그인하는 것부터 시작합니다. 대시보드에서 양식 또는 퀴즈를 새로 만들거나, Microsoft에서 제공하는 무료 및 프리미엄 템플릿을 활용할 수 있습니다.
먼저 새 양식을 만들고 제목과 설명을 입력합니다. 원한다면 양식 헤더에 이미지를 추가하여 첫인상을 한층 돋보이게 할 수도 있습니다.
질문 유형
새로 추가 버튼을 클릭하고 질문 유형을 선택합니다. Microsoft Forms는 다양한 질문 유형을 제공합니다. 참고로 모든 질문은 복사, 삭제, 이동이 가능하며, 부제 추가나 필수 응답 설정도 자유롭게 지정할 수 있습니다.
선택(Choice): 표준 객관식 질문에 사용하는 유형입니다. 답변 순서 섞기, 이미지나 동영상 추가, 드롭다운 목록·라디오 버튼·복수 선택 체크박스 형태로 답변을 표시하는 옵션을 지원합니다.
텍스트(Text): 서술형 답변이 필요한 질문에 사용합니다. 긴 답변 허용 여부를 설정할 수 있고, 이미지나 동영상도 추가할 수 있습니다.
평점(Rating): 응답자에게 척도 기반 평점을 요청하는 질문 유형입니다. 이미지나 동영상 추가가 가능하며, 척도는 2~10단계까지 설정할 수 있고 숫자 또는 별 모양 중에서 선택할 수 있습니다.
날짜(Date): 답변이 날짜인 경우 사용하는 유형입니다.
순위(Ranking): 응답자가 제공된 옵션을 드래그 앤 드롭 방식으로 순위를 매기는 질문 유형입니다. 이미지나 동영상을 추가할 수 있으며, 최대 10개까지 옵션을 설정할 수 있습니다.
리커트(Likert): 평점 유형과 비슷하지만, 응답자가 특정 진술에 대해 동의하거나 동의하지 않는 정도를 표시하도록 하는 점이 다릅니다.
파일 업로드(File Upload): OneDrive for Business 계정이 있는 사용자만 사용할 수 있는 유형입니다. 이 질문을 선택하면 OneDrive for Business에 새 폴더가 자동으로 생성되고, 응답자는 해당 폴더에 파일을 업로드하게 됩니다.
NPS(Net Promoter Score®): 평점 질문과 유사한 유형입니다. Microsoft에 따르면 이 질문은 "NPS 표준으로 사전 설정되어 있지만, 특별한 요구 사항이 있다면 사용자 지정이 가능합니다. 이 질문 유형을 사용하면 전체 점수와 분포를 보여주는 요약 페이지에 액세스할 수 있습니다."
새 섹션 추가: 양식 내에 섹션을 나누고 싶을 때 선택합니다. 질문과 마찬가지로 섹션도 자유롭게 추가, 삭제, 이동할 수 있습니다.
작성 중 언제든지 미리 보기를 클릭하면 응답자에게 양식이 실제로 어떻게 보이는지 확인할 수 있습니다.
분기(Branching) 설정으로 질문 로직 만들기
Microsoft Forms에서는 질문 로직, 즉 '분기'를 적용할 수 있습니다. 추가 옵션 아이콘을 클릭하고 분기 추가를 선택한 후, 분기를 적용할 질문으로 이동하세요. 각 답변 선택지마다 응답자가 다음으로 이동할 질문을 개별적으로 지정할 수 있어, 맞춤형 설문 흐름을 손쉽게 구성할 수 있습니다.
테마로 양식 디자인 꾸미기
테마를 선택하면 양식의 모양과 느낌을 개선할 수 있는 다양한 옵션을 만날 수 있습니다.
다음과 같은 기능을 활용할 수 있습니다.
- Microsoft가 제안하는 테마 아이디어 중에서 선택
- 양식 요소의 기본 색상 지정
- 원하는 배경 이미지 검색 또는 직접 업로드
세 번째 옵션을 선택하면 Bing에서 이미지를 검색하거나, OneDrive 계정 또는 컴퓨터에서 직접 이미지를 업로드할 수 있습니다. 특히 이미지 검색 결과를 Creative Commons 라이선스가 적용된 이미지로만 제한하는 기능이 제공되어 저작권 걱정 없이 배경을 고를 수 있다는 점이 매우 유용합니다. 추가 버튼을 클릭하면 선택한 이미지가 양식의 배경으로 설정됩니다.
디자인을 마친 후에도 미리 보기를 선택하면 컴퓨터와 모바일 기기에서 각각 어떻게 보이는지 확인할 수 있으니, 배포 전에 꼭 점검해 보시기 바랍니다.
양식 공유하고 응답 받기
보내기 버튼을 클릭하면 양식 배포를 준비할 수 있습니다. 여기서 양식 링크를 복사하거나, QR 코드를 생성하거나, 웹페이지 삽입용 코드를 복사하거나, 이메일로 링크를 공유하거나, Facebook·Twitter에 게시할 수 있습니다.
프리미엄 Microsoft 계정으로 로그인한 경우, 응답 대상을 제한하는 추가 옵션도 활용할 수 있습니다.
제공되는 옵션은 다음과 같습니다.
- 누구나 응답 가능
- 내 조직의 구성원만 응답 가능
- 내 조직의 특정 인원만 응답 가능
또한 양식을 템플릿 형태로 다른 사람과 공유할 수 있는 링크도 생성할 수 있습니다.
양식을 인쇄하고 싶다면 추가 옵션 아이콘을 선택한 후 양식 인쇄를 클릭하면 됩니다.
응답 결과 확인하기
응답 탭에서 응답 현황을 한눈에 볼 수 있는 대시보드를 제공합니다. 총 응답 수, 응답자가 양식을 완료하는 데 걸린 평균 시간, 양식이 활성 상태인지 종료되었는지 등의 기본 데이터를 확인할 수 있습니다.
추가 옵션 아이콘을 선택하면 모든 응답 삭제, 요약본 인쇄, 다른 사람과 공유할 요약 링크 생성 등의 작업을 수행할 수 있습니다.
결과 보기 버튼을 선택하면 각 개별 응답을 하나씩 살펴볼 수 있습니다. 또는 Excel에서 열기를 선택해 응답 데이터를 스프레드시트로 내보내 심층 분석에 활용할 수도 있습니다. 응답 대시보드에서는 질문별 응답도 요약해 주며, 많은 경우 결과를 차트 형태로 시각화하여 보여줍니다.
양식 제작에 유용한 다른 도구들
Microsoft Forms는 대부분의 업무 및 개인 용도로 충분히 강력한 도구이지만, 선택지가 이것만 있는 것은 아닙니다. SurveyMonkey와 Google Forms의 비교 분석, Google Forms 추천 템플릿 10가지, 표를 활용한 Google Docs 작성 가능 양식 만들기 등 다른 도구에 대한 가이드도 함께 참고해 보시면 자신에게 맞는 최적의 도구를 찾는 데 도움이 될 것입니다.