겉보기에는 하루 종일 연결되어 있는 것이 좋은 생각처럼 느껴질 수 있습니다. 중요한 프로젝트를 진행 중이라면 이메일에 빠르게 답장하지 않으면 일이 지연될 수도 있고, 동료들이 밤늦게까지 이메일에 답장하는 모습을 보면 뒤처지는 기분이 들 수도 있습니다.
하지만 받은 편지함에 끊임없이 묶여 있는 것은 끔찍한 습관이라는 설득력 있는 근거가 많습니다. 우선 생산성 향상에 도움이 되기는커녕, 건강에도 해롭습니다.
우리는 이미 이메일 관리에 대해 폭넓게 다룬 바 있습니다. 이메일 과부하를 다루는 방법부터 과학적으로 완벽한 이메일을 작성하는 방법까지 알고 있습니다. 그런 조언들은 실제로 업무 중일 때는 훌륭하게 작동합니다. 하지만 사무실을 벗어난 후에는 대부분의 사람들에게 스마트폰에서 이메일 앱을 완전히 삭제하고, 그 이메일들을 내일까지 읽지 않은 채로 두는 것이 가장 좋습니다.
전문가들은 이메일에서 벗어나고 있다
7가지 성공 습관 같은 책들이 잘 팔리는 데에는 분명한 이유가 있습니다. 평범한 사람보다 훨씬 더 많은 성과를 내는 사람들의 업무 방식을 엿볼 수 있게 해주기 때문입니다. 게다가 이러한 습관과 워크플로우는 배울 수도, 복제할 수도 있습니다.
비슷한 계열의 글과 책에서 반복적으로 등장하는 습관 중 하나는 바로 스트레스의 원천인 이메일을 최대한 피하는 것입니다.
Tim Ferriss와의 팟캐스트에서 Wired 창립자이자 기술 전문가인 Kevin Kelly는 자신이 거의 이메일을 사용하지 않는다고 인정했습니다. 비즈니스 블로거 Pat Flynn은 받은 편지함에 보내는 시간을 최소화하기 위해 이메일 어시스턴트를 고용했습니다. 수학 교수 Cal Newport는 퇴근 후 이메일 사용을 금지하는 엄격한 이메일 규칙을 실천합니다. The Verge의 작가 Paul Miller는 '이메일 받은 편지함이라는 햄스터 쳇바퀴'를 이유로 들며 1년간 오프라인으로 지냈습니다. 코미디언 Aziz Ansari는 Freakonomics Radio에서 "사람들이 하루 종일 보내는 그 모든 메일들, 아무것도 중요하지 않다"며 이메일을 무시한다고 말했습니다.
여기서 제안하는 것은 이메일이 본질적으로 생산성을 돕기보다는 오히려 저해하는 도구라는 점입니다. 그렇다면 이렇게 바쁜 사람들이 하루 대부분 동안 이메일을 피할 수 있다면, 우리도 적어도 업무에서 벗어난 시간에는 이메일을 피할 수 있지 않을까요?
그 혜택은 대가를 감수할 가치가 없다
평균적인 직장인은 매일 약 76통의 잠재적으로 정당한 이메일을 받습니다. 그중 몇 통이 업무 시간 외에도 반드시 즉시 답장해야 할 만큼 중요하다고 생각하십니까? 솔직히 자문해 보면, 답은 아마 0(또는 그에 가까운 숫자)일 것입니다. 이메일은 대개 그렇지 않음에도 불구하고 마치 업무인 것처럼 위장하기 때문입니다.
2015년 Reuters의 보도에 따르면, 미국 직장인은 하루 평균 6.3시간을 이메일 확인에 소비하며, "응답자의 87%가 업무 시간 외에 업무 이메일을 확인"한다고 합니다. 이를 매 근무일마다 반복하면, 한 해에 68일을 받은 편지함에 허비하게 됩니다.
즉, 6년 중 1년 이상이 사라지는 것입니다.
주 5일, 여가 시간 중 단 1시간씩만 이메일을 확인하더라도 매년 10일의 삶을 잃게 됩니다. 원한다면 자신의 이메일 사용량을 직접 측정해 볼 수도 있습니다.
대부분의 경우, 업무 외 시간에 꾸준히 받은 편지함을 확인함으로써 얻는 미미한 생산성 증가는 이 습관 중독에 잃게 될 누적 시간에 전혀 비례하지 않는다고 안전하게 가정할 수 있습니다.
스스로에게 던져야 할 질문은 바로 이것입니다. 그럴 가치가 있는가?
이메일은 당신의 건강을 해치고 있다
영국 Future Work Centre의 최근 조사에 따르면, 받은 편지함과의 관계는 다양한 방식으로 건강에 해로울 수 있습니다.
연구팀 멤버인 Richard MacKinnon은 다음과 같이 말했습니다.
"이메일은 유용한 커뮤니케이션 도구가 될 수 있지만, 많은 사람들에게 스트레스와 좌절의 원천이라는 것은 분명합니다… 우리가 발달시킨 습관, 메시지에 대한 감정적 반응, 그리고 이메일을 둘러싼 암묵적인 조직 문화가 결합하여 독성 스트레스의 원천이 되고, 이는 우리의 생산성과 웰빙에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다."
Journal of Occupational Health Psychology에 발표된 연구도 이러한 견해를 뒷받침했습니다. 노던 일리노이 대학교 심리학 조교수 Larissa Barber는 이를 '텔레프레셔(telepressure)'라고 명명했습니다.
"해야 할 일 목록이 계속 쌓이는 것 같아서, 저녁에도 그 일들을 머릿속으로 곱씹으며 직장 스트레스 요인에 반복적으로 노출되는 것과 같습니다."
이러한 불필요한 스트레스 요인은 최상의 컨디션으로 일하기 위해 필요한 회복 시간에 직접적인 영향을 미칩니다. 회복 시간이 없으면 직원들은 '소진 상태'에 빠져, 다음 날 일에 몰입하지 못한 채 출근하게 됩니다.
또한 번아웃, 수면 장애, 그리고 더 높은 결근률로도 이어집니다.
업무 중에는 이러한 스트레스 요인을 피할 수 없다 하더라도, 사무실을 벗어난 후에는 불필요하게 스스로를 이런 스트레스에 노출시키지 않을 책임이 우리에게 있는 것은 아닐까요?
퇴근 후 이메일을 피하는 방법
이메일의 근본적인 문제는 우리가 무엇을 기대받고 있는지 모른다는 점입니다. 누군가 '가능한 한 빨리' 답장을 원한다고 하면, 그것이 정확히 무슨 의미일까요? 상사가 15분 안에 이메일에 답장한다면, 당신도 그래야 한다는 뜻일까요?
이메일 에티켓의 이러한 모호함은 자연스럽게 끊임없이 이메일을 확인하고, 가치 없는 짧은 이메일을 하루 종일 주고받는 나쁜 습관으로 이어집니다. 이메일에 대해 어떤 것이 기대되는지 아무도 알려주지 않기 때문입니다.
그렇다면 기대치를 스스로 설정할 수 있습니다. 더 나은 일과 삶의 균형을 위해 필요하다고 판단되는 곳에 경계선을 그리는 것은 당신의 책임입니다. 이를 실천할 수 있는 방법은 다양합니다.
퇴근 후 이메일을 위한 기본 규칙
먼저, 아직 완전히 끊을 준비가 되지 않았다고 가정해 봅시다. 퇴근 후 이메일을 적당히 사용하는 것만으로 충분할 수도 있습니다. 이 경우 '데스크톱/노트북에서만 이메일을 확인한다'와 같은 기본 규칙을 정해야 합니다.
소파에 앉아 있는 동안 이메일을 확인할 수 없다는 번거로움은 받은 편지함을 확인하는 횟수를 줄이는 데 도움이 될 것입니다. 모바일 기기에서 이메일 앱을 삭제하면 확실히 효과적입니다.
이것이 잘 되지 않는다면, 스마트폰에서 접근하기 어려운 하위 폴더 깊숙이 이메일 앱을 숨겨두세요. 접근하는 것이 더 고통스러워질 것입니다.
또는 마음 챙김 웹 서핑을 권했듯이, 마음 챙김 받은 편지함 확인을 실천해 보세요. 이메일 앱을 열기 전에 스스로를 멈추게 하세요. 단순히 습관 때문에 이메일을 확인하는 것인지, 아니면 화면을 새로고침할 실질적인 이유가 있는지 자문하세요. 그리고 그것이 소중한 퇴근 후 시간을 보내는 최선의 방법인지 확인하세요.
언제, 왜 이메일을 확인하는지 인식하는 것만으로도 받은 편지함에서 보내는 시간을 크게 줄일 수 있습니다.
퇴근 후 이메일 완전히 없애기
이러한 온건한 방법들이 효과가 없다면, '토요일에는 이메일을 확인하지 않는다' 또는 '점심시간에는 이메일을 확인하지 않는다' 같은 작은 마이크로 습관에 도전해 보세요. 몇 주간 시도해 보고 끔찍한 일이 일어나는지 지켜보세요. 아마 아무 일도 일어나지 않을 겁니다. 그렇다면 주말 전체, 출근 후 첫 2시간, 월~수요일 퇴근 후 등으로 습관을 확장할 수 있습니다.
어느새 당신은 업무 외 이메일에서 완전히 벗어나, 그 이메일 앱을 삭제하고 유혹을 제거할 자유를 얻게 될 것입니다.
이러한 실험을 돕기 위해 마음의 평화를 위해 다음 팁 중 하나 이상을 활용해 보세요.
- 퇴근 전에 업무 외 자동 응답기를 설정하세요. 업무 외 시간에는 이메일을 확인하지 않는다고 알려주면, 업무 시간에 더 잘 집중할 수 있다는 점을 함께 전달하세요. 이는 빠른 답장에 대한 기대를 없애주고, 요청이 긴급하다면 발신자가 다른 해결책을 찾게 됩니다.
- 이메일 서명에 정보를 추가하세요. 업무 외 시간에는 휴대폰으로 이메일에 접근할 수 없다는 점을 알려주세요. 위와 같은 효과를 얻을 수 있습니다.
- 업무 시간 중에 이메일을 보낼 때, 수신자에게 퇴근 후에는 답장을 기대하지 않는다고 명확히 알려주세요(단, 답장을 기대하는 시점도 명확히 하세요). 이는 조직 전체에 비슷한 행동을 장려하고, 동료들의 '텔레프레셔'를 줄여줍니다.
자신만의 기본 규칙을 정했다면, 스마트폰에서 이메일 앱을 삭제하는 것을 막는 유일한 장애물은 당신 자신의 중독뿐입니다. 처음에는 힘들겠지만, 그만한 가치가 있습니다.
이메일에 잃었던 날들과 주들을 되찾게 될 것입니다. 친구와 가족과 보내는 시간이 덜 잘게 쪼개질 것이고, 더 깊은 잠을 자게 되며, 더 활력 있게 느낄 것입니다. 고민할 필요도 없죠?
며칠간 시도해 보고 어떤지 살펴보세요. 만약 업무 외 시간에 이메일을 완전히 끊을 수 없다면, 적어도 받은 편지함에 보낼 수 있는 최대 시간을 정해 끊임없이 확인하려는 욕구를 치료하는 데 도움을 받으세요.
솔직히 자문해 보세요. 동료들과 기대치를 공유했다면, 업무 외 시간에 이메일을 끊임없이 확인하지 않고도 버틸 수 있겠습니까?