Excel 파일 안에 대용량 데이터가 많아지면 파일 크기도 함께 커지게 됩니다. 파일을 다른 사람에게 공유하거나 이메일로 전송할 때는 파일 크기를 줄이는 작업이 매우 중요합니다. Excel에서 파일 크기를 줄이는 방법은 여러 가지가 있지만, 이 글에서는 그중에서도 피벗 테이블(Pivot Table)을 활용한 방법을 소개합니다. 몇 분 만에 따라 할 수 있는 간단한 3단계 절차를 지금부터 확인해 보세요.
피벗 테이블이란?
피벗 테이블은 Microsoft Excel에서 가장 유용하게 쓰이는 도구 중 하나입니다. 방대한 양의 데이터를 한눈에 읽기 쉬운 표 형태로 요약해 주는 기능으로, 복잡한 원본 데이터를 보고서 형식으로 깔끔하게 정리할 수 있습니다. Excel을 업무용으로 매일 사용하는 사람이라면 피벗 테이블 사용법은 반드시 익혀두는 것이 좋습니다.
피벗 테이블은 네 가지 레이아웃 구성 요소로 이루어져 있습니다. 바로 필터(Filter), 열(Column), 행(Row), 값(Value)입니다. 필드를 이 영역들로 끌어다 놓으면 다양한 형태의 피벗 테이블을 만들 수 있습니다.
여기서 중요한 포인트는, 피벗 테이블을 생성하면 원본 데이터셋을 기억하는 피벗 캐시(pivot cache)가 함께 만들어진다는 점입니다. 이 피벗 테이블을 새 통합 문서로 복사하면 원본의 무거운 데이터 없이 요약된 정보만 옮겨지기 때문에, 결과적으로 파일 크기를 크게 줄일 수 있습니다.
피벗 테이블로 Excel 파일 크기 줄이는 3단계 방법
지금부터 피벗 테이블을 이용해 Excel 파일 크기를 줄이는 3가지 단계를 차근차근 설명해 드리겠습니다.
1단계: 원본 데이터셋 준비하기
먼저 피벗 테이블의 재료가 될 원본 데이터를 준비합니다.
- 예제 데이터셋은 자동차 모델(Car Model), 제조사(Car Maker), 연식(Model Year)의 3개 열로 구성되어 있으며, 미국 자동차 딜러의 판매 데이터라고 가정합니다.
- 행 머리글은 4행까지 고정되어 있습니다.
- 총 50,000개 행으로 이루어진 대용량 데이터셋입니다.
- 파일을 저장한 뒤 닫습니다.
- 현재 파일 크기는 1,007KB입니다.
2단계: 피벗 테이블 삽입하기
이 단계에서는 준비한 원본 데이터셋으로 피벗 테이블을 만듭니다.
- 원본 데이터 범위 내 아무 셀이나 선택합니다. 여기서는 B5 셀을 선택했습니다.
- 상단 리본 메뉴에서 삽입(Insert) 탭 → 피벗 테이블(PivotTable)을 클릭합니다.
- '피벗 테이블 만들기'(PivotTable from table or range) 대화 상자가 나타납니다.
- 설정을 그대로 두고 확인(OK)을 누릅니다.
- 새 워크시트인 Sheet1과 함께 PivotTable1이 생성됩니다.
- 세 개의 필드(자동차 모델, 제조사, 연식)를 모두 행(Rows) 영역으로 끌어다 놓습니다.
- 그다음 연식(Model Year) 필드를 다시 한 번 값(Values) 영역으로 드래그합니다.
- 값 영역에는 기본적으로 '연식 합계(Sum of Model Year)'가 표시됩니다. 하지만 우리에게 필요한 것은 '연식 개수(Count of Model Year)'입니다.
- 항목을 클릭한 후 값 필드 설정(Value Field Settings)을 선택합니다.
- 값 필드 설정 창이 열리면 개수(Count)를 선택하고 확인(OK)을 누릅니다.
- 완성된 피벗 테이블은 아래와 같습니다.
3단계: 피벗 테이블을 새 통합 문서로 복사하기
마지막 단계에서는 피벗 테이블을 새 통합 문서로 복사하여 파일 크기를 줄입니다.
- 피벗 테이블 전체를 선택하고 Ctrl+C로 복사합니다.
- 새 통합 문서를 연 뒤 Ctrl+V로 붙여넣습니다.
- 이후 통합 문서를 저장하고 닫습니다.
- 결과를 비교해 보면, 원본 파일 크기는 피벗 캐시가 추가되면서 약간 늘어난 것을 확인할 수 있습니다.
- 하지만 새 통합 문서의 크기는 327KB로, 원본의 1,308KB와 비교하면 무려 75% 감소한 수치입니다. 즉, 줄어든 파일은 원본의 4분의 1 수준에 불과합니다.
- 축소된 파일에서도 원본 데이터의 세부 내용이 궁금하다면? 총합계(Grand Total) 값을 더블클릭하기만 하면 됩니다.
- 그러면 Sheet2라는 새 워크시트가 자동으로 생성되며, 피벗 테이블의 상세 데이터를 그대로 확인할 수 있습니다.
함께 읽으면 좋은 글: 데이터를 삭제하지 않고 Excel 파일 크기 줄이는 방법
마무리
지금까지 피벗 테이블을 활용해 단 3단계만으로 Excel 파일 크기를 줄이는 방법을 살펴보았습니다. 50,000행의 대용량 데이터도 피벗 테이블로 요약하면 파일 용량을 75%나 절감할 수 있으며, 필요할 때는 총합계를 더블클릭해 언제든 세부 데이터를 복원할 수 있다는 점이 큰 장점입니다. 이 방법을 사용하면서 어려움이 있거나 추가로 알고 싶은 내용이 있다면 댓글로 남겨주세요. 더 많은 Excel 활용 팁은 저희 웹사이트에서 확인하실 수 있습니다. 끝까지 읽어주셔서 감사합니다!
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