Outlook 대화 정리 설정을 변경하는 방법
Outlook에는 대화 정리(Conversation Clean Up)라는 유용한 기능이 있습니다. 이 기능을 활용하면 사서함을 깔끔하게 정리하고 압축하여 크기를 줄일 수 있습니다. 대화 전체에 흩어져 있는 불필요한 중복 메시지는 자동으로 지운 편지함 폴더로 이동되며, 사용자는 대화 스레드 내의 모든 메시지 또는 특정 유형의 메시지를 직접 이동, 삭제, 거부 또는 무시할 수도 있습니다.
이러한 작업은 메뉴 표시줄에서 바로 실행할 수 있으며, 대화 정리 기능의 세부 설정을 변경해 원하는 방식으로 동작하도록 조정하는 것도 가능합니다. 이번 글에서는 Outlook에서 대화 정리 설정을 변경하고 중복 메시지를 삭제하는 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.
Outlook에서 중복 메시지(Redundant Messages)란?
중복 메시지란 하나의 대화 스레드에 포함된 이전 메시지들을 의미합니다. 이러한 메시지들이 쌓이면 Outlook 사서함 크기가 불필요하게 커지게 되는데, 과도하게 커진 사서함은 데이터 손상의 원인이 될 수 있으므로 중복 메시지를 주기적으로 삭제하는 것이 좋습니다.
Outlook에서 대화 정리 설정 변경하기
1단계: Outlook을 실행합니다.
2단계: 메뉴 표시줄에서 파일(File) 탭을 클릭합니다.
3단계: Backstage 화면에서 옵션(Options)을 클릭합니다.
4단계: Outlook 옵션 대화 상자가 나타나면 왼쪽 창에서 메일(Mail)을 클릭합니다.
5단계: 메일 페이지의 대화 정리(Conversation Clean Up) 섹션에서 대화 정리 기능이 수행할 동작을 아래 옵션 중에서 원하는 항목으로 선택할 수 있습니다.
- 하위 폴더를 정리할 때 대상 폴더에 폴더 계층 구조를 다시 만들기
- 읽지 않은 메시지는 이동하지 않음
- 분류가 지정된 메시지는 이동하지 않음
- 플래그가 지정된 메시지는 이동하지 않음
- 디지털 서명된 메시지는 이동하지 않음
- 회신으로 메시지가 수정된 경우 원본은 이동하지 않음
각 옵션을 적용하려면 해당 확인란을 클릭하여 선택하면 됩니다.
6단계: 대화 정리를 실행하려면 불필요한 메시지가 이동될 대상 폴더를 지정해야 합니다. 대화 정리 섹션에서 정리 항목을 이 폴더로 이동(Clean-up items will go to this folder) 항목을 찾습니다.
7단계: 찾아보기(Browse) 버튼을 클릭합니다.
8단계: 폴더 선택 대화 상자가 나타나면 목록에서 원하는 폴더를 선택하거나 새 폴더를 생성합니다.
9단계: 확인(OK)을 클릭한 뒤, Outlook 옵션 대화 상자에서도 확인(OK)을 눌러 설정을 저장합니다.
Outlook에서 중복 메시지 삭제하기
홈(Home) 탭의 삭제(Delete) 그룹에서 정리(Clean Up) 버튼을 클릭합니다.
표시되는 목록에서 다음 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다.
- 대화 정리(Clean Up Conversation): 선택한 대화에서 중복 메시지를 제거합니다.
- 폴더 정리(Clean Up Folder): 선택한 폴더에 있는 모든 대화에서 중복 메시지를 제거합니다.
- 폴더 및 하위 폴더 정리(Clean Up Folder & Subfolders): 선택한 폴더와 모든 하위 폴더에 있는 대화에서 중복 메시지를 제거합니다.
원하는 옵션을 선택한 후 메시지 상자가 나타나면 정리(Clean Up)를 클릭하여 작업을 완료합니다.
이 가이드를 통해 Outlook의 대화 정리 기능을 효과적으로 활용하고 사서함을 더욱 깔끔하게 관리하실 수 있기를 바랍니다.