이 튜토리얼에서는 Microsoft 365(구 Office 365)에서 사용자 사서함(User Mailbox)을 공유 사서함(Shared Mailbox)으로 변환하는 방법과, 반대로 공유 사서함을 사용자 사서함으로 되돌리는 방법을 단계별로 안내해 드립니다.
Microsoft 365의 가장 유용한 기능 중 하나가 바로 공유 사서함 생성 기능입니다. 공유 사서함은 여러 사용자가 동시에 접근할 수 있으며, 사용자 사서함과 달리 라이선스가 필요 없다는 큰 장점이 있습니다.
또한 Microsoft 365는 필요에 따라 일반 사서함을 공유 사서함으로 변환하거나, 공유 사서함을 다시 일반 사서함으로 되돌릴 수 있는 옵션도 제공합니다.
※ 참고: 새 공유 사서함을 처음부터 만드는 방법이 궁금하시다면, 'Office 365에서 공유 사서함 만들기 및 설정하기' 관련 가이드를 먼저 확인해 보시기 바랍니다.
사용자 사서함을 공유 사서함으로 변환하는 방법
일반 사서함을 공유 사서함으로 변환하는 작업은 주로 퇴사하는 직원의 메일 주소로 고객이 계속 연락할 수 있도록 유지해야 할 때 필요합니다. 변환 절차는 다음과 같습니다.
1단계: Microsoft 365 관리 센터 접속
Office 365 관리 센터(Microsoft 365 Admin Center)에 로그인한 후 사용자(Users) > 활성 사용자(Active Users) 메뉴로 이동합니다.
2단계: 변환할 사서함 선택
공유 사서함으로 변환하고 싶은 사용자 사서함을 목록에서 선택합니다.
3단계: '공유 사서함으로 변환' 실행
선택한 사용자의 메일(Mail) 탭에서 '공유 사서함으로 변환(Convert to shared mailbox)' 버튼을 클릭합니다.
※ 참고: 해당 옵션이 비활성화되어 있다면 먼저 사서함에 라이선스를 할당해야 합니다. 변환 작업에는 라이선스가 필요하며, 변환이 완료된 후에는 라이선스를 제거할 수 있습니다.
4~5단계: 변환 완료
변환(Convert) 버튼을 누르고, 변환이 완료되면 완료(Done)를 클릭하여 마무리합니다.
6단계: 멤버 추가
마지막으로 관리 센터 메인 페이지에서 그룹(Groups) > 공유 사서함(Shared Mailboxes)으로 이동합니다. 새로 생성된 공유 사서함을 선택하고 멤버(Members) 항목 아래의 편집(Edit)을 클릭한 뒤, 해당 공유 사서함에 접근할 사용자들을 추가(Add)하면 모든 과정이 끝납니다.
공유 사서함을 사용자 사서함으로 변환하는 방법
※ 주의: 일반(사용자) 사서함은 정상적으로 작동하려면 반드시 라이선스가 필요합니다. 따라서 변환 후 라이선스를 반드시 할당해야 합니다.
1단계: Exchange 관리 센터 열기
Office 365 관리 센터에서 모두 표시(Show All)를 클릭한 후 Exchange를 선택합니다.
2단계: 공유 사서함 목록 이동
Exchange 관리 센터에서 받는 사람(recipients) > 공유(shared) 메뉴로 이동합니다.
3~4단계: 변환 실행
사용자 사서함으로 변환할 공유 사서함을 선택한 후, '일반 사서함으로 변환(Convert to Regular Mailbox)' 아래의 변환(Convert) 버튼을 클릭합니다.
5~6단계: 경고 확인 및 마무리
경고 메시지가 나타나면 확인(OK)을 눌러 계속 진행합니다. 변환이 완료되면 닫기(Close)를 클릭합니다.
※ 참고: 변환 후에는 사용자 사서함이 정상 작동하도록 반드시 라이선스를 할당하는 것을 잊지 마세요.
7~9단계: 라이선스 할당
이제 Office 365 관리 센터에서 사용자(Users) > 활성 사용자(Active Users)로 이동합니다. 새로 변환된 사용자 사서함을 선택하고 라이선스 및 앱(Licenses and apps)을 클릭한 후, 적절한 라이선스를 할당하고 변경 내용 저장(Save changes)을 누르면 완료됩니다.
여기까지가 Microsoft 365에서 사서함 유형을 상호 변환하는 전체 과정입니다. 이 가이드가 도움이 되었다면 아래 댓글로 경험을 남겨 주시고, 더 많은 분들이 활용할 수 있도록 좋아요와 공유 부탁드립니다!