이메일 하나로 할 일 목록에 작업 자동 등록하기
직장 업무든 개인 일정이든, 할 일 목록(투두 리스트) 앱을 활용하면 중요한 작업을 체계적으로 정리하고 시간 관리에 큰 도움을 받을 수 있습니다. 예정된 회의나 일정을 놓치지 않도록 챙겨주기 때문입니다. 보통은 앱에 직접 작업 내용을 입력해 저장하지만, 사실 이메일을 받으면 자동으로 할 일 목록에 작업이 등록되도록 설정할 수도 있습니다.
대부분의 사람들은 회의 안내나 마감 기한 알림을 이메일로 받기 때문에 이 방법이 특히 유용합니다. 이메일 제목을 그대로 작업 이름으로 사용할 수 있어서, 메일만 확인해도 할 일이 저절로 정리됩니다. 이 방식으로 업무 효율을 높이고 싶다면 아래 튜토리얼을 따라 해 보세요.
1단계. 준비물: Todoist와 IFTTT 설치
자동화를 시작하려면 먼저 두 가지 앱을 준비해야 합니다.
1. Todoist 설치 — 구글 플레이 스토어(안드로이드) 또는 애플 앱 스토어(iPhone)에서 Todoist를 다운로드하세요. Todoist는 일상 업무를 정리해 주는 무료 작업 관리 앱입니다. 유료 프리미엄 기능도 있지만, 이 튜토리얼에서는 기본(무료) 계정만으로 충분합니다.
2. IFTTT(IF) 설치 — 같은 방법으로 IF by IFTTT를 다운로드하세요. IFTTT는 안드로이드와 iOS의 인기 앱들을 서로 연결해 일상적이고 반복적인 작업을 자동화해 주는 무료 앱입니다.
2단계. 이메일 → 할 일 자동 등록 레시피 만들기
3. 아이폰 또는 안드로이드 기기에서 IF by IFTTT 앱을 실행합니다.
4. IF 메인 화면 오른쪽 상단의 레시피 아이콘을 탭합니다.
5. 레시피 목록 화면에서 오른쪽 상단의 새 레시피 추가(+) 아이콘을 탭합니다.
6. 추천 서비스 목록이 나타나면 화면 맨 아래의 Create Recipe(레시피 만들기) 버튼을 탭합니다.
7. 파란색 배경의 흰색 + 모양 트리거 버튼을 탭해 조건을 추가합니다. 여기서는 지메일(Gmail) 계정을 트리거로 사용합니다.
8. 트리거 목록이 표시되면 아래로 스크롤하거나 검색 기능으로 Gmail을 찾은 뒤 아이콘을 탭하세요. 이 과정에는 Google 계정이 필요합니다.
9. Gmail 트리거 목록이 나타나면 원하는 트리거를 선택합니다. 이 튜토리얼에서는 New email in inbox from(특정 발신자의 새 메일 수신 시)을 선택합니다.
10. 트리거로 사용할 발신자 이메일 주소를 입력합니다. 이후 이 주소에서 오는 모든 새 메일이 다음 단계에서 설정한 동작을 자동으로 실행하게 됩니다.
11. 화면 오른쪽 상단의 Next(다음) 버튼을 탭해 진행합니다.
12. 빨간색 배경의 흰색 + 모양 액션 버튼을 탭해 실행할 동작을 선택합니다.
13. 액션 목록에서 아래로 스크롤하거나 검색 버튼으로 Todoist를 찾아 탭합니다.
14. Todoist 페이지에서 Create task(작업 만들기)를 탭합니다.
15. 작업 세부 정보를 설정합니다. 어떤 프로젝트에 작업을 추가할지, 기본 작업 내용·메모·마감일은 무엇으로 할지 지정하세요.
16. Next(다음) 버튼을 눌러 계속 진행합니다.
17. 완성된 새 레시피가 표시됩니다. 어떻게 작동하는지 내용을 잘 읽어본 뒤 Finish(완료)를 탭합니다.
18. 끝났습니다! 새로 만든 레시피가 레시피 목록에 표시됩니다.
설정 후 어떻게 작동하나요?
설정이 완료되면 지정한 발신자(10단계)에게서 메일이 연동된 Gmail 계정으로 도착하는 순간, IFTTT가 자동으로 Todoist와 연결되어 메일 제목을 작업 이름으로 등록합니다. 별도로 앱을 열고 입력할 필요 없이, 이메일 한 통으로 할 일이 정리되는 셈입니다.
활용 팁
회의 초대 메일을 보내는 상사, 결재 요청 메일을 보내는 부서, 정기 리포트를 발송하는 시스템처럼 반복적으로 메일을 보내는 발신자를 지정해 두면 업무 누락을 크게 줄일 수 있습니다. 여러 발신자마다 레시피를 따로 만들어 프로젝트별로 분류해 관리하는 것도 좋은 방법입니다.
위 과정을 따라 하면 이메일만으로 할 일 목록에 작업을 손쉽게 추가할 수 있습니다. 각 단계에 대해 궁금한 점이 있다면 댓글로 알려주세요.
저자 소개
Leomar Umpad
공급망 운영 매니저 출신으로, 기술을 사랑하는 글쓴이입니다. 가르치고 유용한 정보를 전하는 일에 큰 열정을 가지고 있습니다.