PC와 모바일 앱 스토어에는 수백 가지 인스턴트 메시징(Instant Messaging, IM) 클라이언트와 앱이 넘쳐나고 있으며, 그중 일부는 우리의 소통 방식 자체를 바꾸어 놓았습니다. 다이렉트 메시지, 그룹 채팅, 영상 통화, 문서·파일 공유까지 한 번에 가능하고, 이모지와 스티커를 활용하면 대화는 더욱 생동감 있어집니다. 그렇다면 이런 앱들은 과연 얼마나 안전하고 신뢰할 만할까요?
인스턴트 메시징(IM)이란 무엇인가?
인스턴트 메시징(IM)은 텍스트 형태의 실시간 메시지를 주고받으며 소통하는 방식을 의미합니다. 일반적으로 독립형 애플리케이션을 통해 이루어지며, 이러한 앱은 제3자 기업이 소유·운영·관리하는 경우가 많아 'IM 클라이언트'라고 불립니다.
IM 앱에는 채팅방이나 이메일 같은 다른 소통 수단과 구별되는 고유한 핵심 기능들이 있습니다. 대표적인 것이 '프레즌스(presence)' 기능으로, 상대방이 현재 온라인 상태인지 여부를 실시간으로 확인할 수 있습니다. 또한 실시간 텍스트 세션 중에 파일을 직접 공유할 수 있어, 문서·이미지 등을 즉시 열람하면서 논의를 진행할 수 있습니다.
이메일과는 무엇이 다른가?
이메일은 양측 간의 즉각적인 실시간 소통을 보장하지 않습니다. 인터넷에 연결되어 있더라도 수신자가 바로 답장하지 않는 한 응답의 즉시성이 없습니다.
반면 이메일은 긴 설명형 대화에 적합하고, IM은 비교적 짧은 메시지를 주고받는 데 최적화되어 있습니다. IM은 대면 소통의 느낌을 재현하도록 설계되었으며, 여러 사용자 간에 체인처럼 얽히는 연쇄형 대화 구조를 만들지 않는다는 점도 차이입니다. 물론 최근의 IM 앱들은 그룹 채팅을 통해 집단 대화도 지원하고 있습니다.
IM은 어떻게 작동하는가?
제3자 독립형 IM 애플리케이션은 자체 네트워크 서버를 보유하고 있습니다. 플랫폼이 무엇이든 모든 IM 클라이언트의 작동 원리는 기본적으로 동일합니다.
IM 앱은 사용자의 인터넷 연결을 통해 사용자 기기와 자체 서버 간 연결을 설정합니다. 사용자는 먼저 UserID와 비밀번호를 등록하여 클라이언트를 시작하며, 이 정보는 클라이언트 서버에 저장됩니다. 이후 사용자가 IM 클라이언트에 연락처 접근 권한을 허용하면, 클라이언트는 해당 연락처를 자체 사용자 목록(이른바 '버디 리스트')과 대조합니다. 그다음 클라이언트는 내 연락처 중 누구가 버디 리스트에 포함되어 있고 연결 가능한 상태인지 알려줍니다.
개인화된 버디 리스트가 완성되면 대화하고 싶은 상대를 선택하기만 하면 되고, 나머지 과정은 매우 간단합니다. 대화가 진행되는 동안 클라이언트 서버는 내 기기와 수신자 기기 사이에서 전송 매개체 역할을 수행합니다.
그런데 왜 조직은 IM 클라이언트로 손해를 볼 수 있을까?
IM 앱은 사용법이 간단하고, 회원가입 절차도 쉬우며, 마치 대면 소통을 하는 듯한 다양한 기능을 제공합니다. 파일·이미지 공유는 물론 위치 공유까지 지원하는 경우도 있습니다. 그렇다면 왜 기업은 이런 기능을 활용해 일상적인 업무 소통과 파일 공유를 할 수 없을까요? 결론부터 말하면, 비즈니스에 심각한 리스크가 될 수 있는 단점들이 존재하기 때문입니다.
1. 서드파티 서버의 파일 공유는 데이터 프라이버시를 위협합니다
IM 클라이언트에서 주고받는 모든 정보와 파일은 데이터 패킷 형태로 클라이언트의 서버를 거쳐 발신자에서 수신자로 전달됩니다. 이 패킷에는 전송된 정보가 담겨 있으며, 클라이언트 측에는 사실상 영구적으로 저장됩니다.
이런 IM 클라이언트는 사내 시스템이 아니기 때문에, 기업은 파일 프라이버시 보호나 접근성 통제에 대한 어떠한 권한도 가질 수 없습니다. 데이터가 무단 접근으로부터 보호되는지 여부는 전적으로 IM 운영사에 의존할 수밖에 없습니다. 많은 IM 클라이언트가 '항상 암호화된다'고 주장하지만, 그것이 사실인지 검증하기란 어렵습니다.
조직의 오너나 관리자 입장이라면 비즈니스 관련 정보가 외부 서드파티 서버에 저장되는 것을 원치 않을 것입니다. IM 기업들이 데이터 보호를 강조하지만, 최근 잇따른 데이터 유출 사건과 IM 사용자 대상의 무단 감청 사례들은 정반대의 현실을 보여주고 있습니다.
2. 부족한 데이터 보안
방화벽 서비스를 활용하면 기기를 스파이웨어·악성코드로부터 어느 정도 보호할 수 있습니다. 하지만 내 기기와 IM 클라이언트 서버 사이의 전송 구간은 방화벽만으로 보호할 수 없습니다.
인터넷은 광범위하고 악의적인 위협으로 가득하며, 대화 내용조차 해칠 수 있습니다. IM 클라이언트는 공용 네트워크와의 연결을 필수로 하며, 그 서버는 전 세계 수많은 네트워크의 정보 패킷을 저장·처리합니다. 이러한 서버는 맬웨어 공격에 매우 취약하고, 어떤 공용 네트워크에서도 접근 가능하다는 점 때문에 보안을 의존하기 더욱 위험합니다. 해킹이 성공하는 순간 데이터는 유출되며, 이후 오남용과 불법 행위에 악용될 수 있습니다.
3. IM 클라이언트에게 당신의 조직은 곧 '상품'입니다
IM 클라이언트 앱은 기업이 운영하며, 그들 역시 나름의 비즈니스 모델을 가지고 있습니다. 이들은 사용자 정보를 다양한 마케팅 캠페인에 활용하고, 관련 광고주에게 정보를 제공하는 대가로 수익을 얻습니다. 사업자 입장에서 자신의 조직 정보가 출처를 알 수 없는 외부에 공개되는 것을 바라지 않을 것입니다.
4. 백업 문제와 전송 제한
기업 규모의 조직이라면 중요한 조직 데이터를 담은 문서 기록을 체계적으로 보관하고 싶을 것입니다. 이 데이터는 향후 사업 전략의 참고 자료로 활용되기 때문입니다. 그러나 어떤 메신저 앱도 대용량 백업 공간을 제공하지 않습니다.
게다가 모든 IM 클라이언트는 텍스트 글자 수 제한과 파일 전송 용량 제한이 있습니다. 조직 업무 목적에서 이런 제약은 소통과 데이터 공유의 걸림돌이 됩니다.
대부분의 기업은 IM 클라이언트 외에 별도의 클라우드 백업 서비스를 함께 사용하게 됩니다. 그런데 이 역시 서드파티 서버를 사용하는 리스크를 안고 옵니다. 저장된 데이터는 계속 외부 클라우드 서버에 남아 있고, 그 보안 역시 서버 소유자에게 의존할 수밖에 없습니다. 결국 어떤 방식을 택하든, 사용하는 IM 클라이언트가 사내 전용(오직 조직의 이익만을 위해 구축된) 시스템이 아니라면 이런 문제는 계속 반복됩니다.
5. 고객 지원은요?
여기에는 더 큰 물음표가 붙어야 합니다. 개인 사용자에게 데이터 손실이나 서버 오류 같은 문제는 크지 않습니다. 하지만 조직 입장에서는 막대한 비용으로 돌아올 수 있는 문제입니다. 커뮤니케이션 도구가 멈추면 조직은 데이터를 잃거나 일상 업무 자체를 수행하기 어려워집니다.
서드파티 서버는 장애가 자주 발생할 뿐 아니라, 운영사의 사정에 따라 각종 이유로 서비스가 중단되기도 합니다. 고객 지원 담당자와 문제 해결을 협의하는 동안 업무와 시간은 계속 흘러갑니다.
6. 사실상 통제 불가능: 잦은 변경과 업데이트
서드파티 IM 클라이언트는 수많은 사용자를 보유하고 있으며, 각자 저마다 다른 요구사항을 가집니다. 해당 IM 운영사는 다수 사용자층의 요구에 맞춰 앱을 수정·업그레이드합니다. 사업자인 당신은 그 업그레이드나 변경 사항이 자신의 조직 이익에 부합하는지 확신할 수 없습니다.
게다가 이용 약관, 개인정보 처리방침, 사용자 동의서는 사용자 몰래 변경되는 일이 헔합니다. 데이터 공유와 조직 커뮤니케이션에 대한 통제권 없이 조직을 운영하는 것은 위험한 일입니다. 그 위험을 감수할 가치가 있을까요?
7. 구성원 참여도가 낮아질 수 있습니다
왜 사무 공간에 IM 클라이언트가 필요할까요? 공통 도구 하나로 모든 구성원을 연결하고, 조직의 결정과 정보를 누구에게나 차별 없이 전달하기 위해서입니다. 그러나 세상에는 수백 가지 IM 클라이언트가 존재하며, 조직의 모든 구성원이 같은 앱을 쓰리라는 보장이 없습니다.
결국 일부 구성원은 별로 관심 없는 메신저 앱을 억지로 설치하게 됩니다. 자발적으로 활동하지 않는 만큼 사용자 참여도도 자연히 떨어집니다.
8. 업무 전용 도구가 아닙니다
가장 널리 쓰이는 IM 앱이 무엇인가요? WhatsApp, Google Hangouts, Skype 등일 것입니다.
그런데 이 앱들 중 어느 것도 업무상 연락처와 개인 연락처를 구분하지 않습니다. 개인 인맥이 조직에서 쓰는 앱에 있다면 그대로 버디 리스트에 포함됩니다. 결과적으로 개인적 대화와 업무 대화가 한곳에 섞이게 되고, 화면 관리부터 조직 커뮤니케이션 관리까지 번거로워집니다.
결론: 대안은 '사내 IM 클라이언트'
지금까지 살펴본 바와 같이, 글로벌 서드파티 서버와 범용 IM 클라이언트를 조직 전반의 업무에 사용하는 것은 좋은 선택이 아닙니다. 이들 IM 앱은 기업이 운영하는 만큼, 당신의 조직 이익을 우선적으로 충족해 줄 가능성이 거의 없습니다.
여기에 사외 서버가 갖는 모든 단점이 더해집니다. 정보가 도난·오남용될 위험에 노출되고, 통제권을 빼앗기며, 데이터 전송 권한이 제한되고, 무엇보다 외부에 데이터를 넘겨 상업적 이익을 제공하게 됩니다. 이런 환경에서 미래에도 안전하게 사업을 운영하고 확장할 수 있을까요? 조직 활동이 그토록 많이 감시당하는 상황에서 이런 IM 클라이언트는 성장에 거의 도움이 되지 못합니다.
따라서 사업주라면 문제를 한 번에 해결할 수 있는 대안을 찾는 것이 중요합니다. 사내(in-house) IM 클라이언트는 서드파티 메신저를 대체할 잠재력을 지니고 있습니다. 전용 프라이빗 서버 위에서运作되며 외부 개입이 전혀 없기 때문에, 현대 조직이 선택할 수 있는 최선의 대안이 될 수 있습니다.