지난 몇 년간 기술은 놀라운 속도로 발전했습니다. 이제 스마트폰이나 노트북 없이 하루를 보내는 사람을 찾는 것이 오히려 어색할 정도입니다. 그만큼 우리 삶에 대한 기술 의존도가 높아졌는데, 특히 직장에서는 가젯과 소프트웨어에 대한 의존이 지나치게 커진 것은 아닌가 하는 우려도 나오고 있습니다.
모바일 앱과 소셜 미디어 같은 디지털 도구가 업무 현장에서 우리의 주의를 산만하게 만들기도 하지만, 동시에 관리자와 직원 모두의 생산성 향상에 크게 기여하는 도구들도 많습니다. 과연 기술과 생산성은 업무 현장에서 공존할 수 있을까요? 지금부터 자세히 살펴보겠습니다.
디지털 도구, 감시 도구로 변할 수 있을까?
디지털 도구는 사용자, 특히 미루기 습관이 있는 사람들이 업무를 원활하게 진행하도록 돕습니다. 하지만 디지털 앱이 일 자체를 대신해 주는 것은 아닙니다. 오히려 직원들이 어떤 경우에라도 맡은 업무를 완료하도록 강제하기 때문에, 미루기를 즐기는 사람에게는 달갑지 않을 수 있습니다.
이미 많은 기업들이 스마트한 디지털 도구를 도입해 직원들의 활동과 업무 참여도를 추적하고 있습니다. 이러한 관행은 특히 시급 단위로 급여를 지급하는 직장에서 흔히 볼 수 있습니다.
데스크톱 앱을 활용하면 고용주는 특정 프로젝트에 직원이 투입한 실질 업무 시간을 측정하고, 그 외 활동까지 기록할 수 있습니다. 일부 디지털 도구는 무작위로 스크린샷을 캡처해 고용주에게 전송하는 상시 모니터링 기능까지 제공합니다. 심지어 범용 도구인 구글 문서(Google Docs)조차 문서 작성자의 진행 상황을 파악할 수 있도록 설계되어 있습니다. 문서를 관리자와 공유하면 업무 진행 상황을 확인할 수 있고, 직원이 언제 문서에 접속했는지도 알 수 있습니다.
이러한 소프트웨어는 어떤 대가를 치르더라도 생산성을 극대화하기 위해 만들어졌습니다. 모든 고용주는 직원들이 업무를 최우선으로 여기고 근무 시간 내내 생산성을 유지하기를 바라기 때문입니다.
이런 디지털 도구가 도입되면 직원들은 미루기를 할 수 없습니다. 오히려 모든 방해 요소에서 벗어나 업무에 집중하도록 만들어집니다. 끊임없는 감시 아래에서 사람은 더 열심히 일하는 경향이 있기 때문입니다.
디지털 도구, 관리를 한결 쉽게
기술이 보편화된 이후 우리는 다이어리와 연락처를 종이에 기록하고 보관하던 시대를 지나왔습니다. 예전에는 직원들이 방대한 서류를 정리하는 데 몇 시간씩 걸렸고, 그 과정에서 정보가 유실되거나 잘못 보관되기도 했습니다. 하지만 기술과 생산성이 결합되면서 이제 정보를 한곳에 체계적으로 정리하는 일이 한결 쉬워졌습니다.
예를 들어 온라인 캘린더를 활용하면 약속 일정을 잡고 메모와 연락처를 한곳에서 관리할 수 있습니다. 직원들이 자신의 캘린더를 동료들과 공유하면 회사 전체가 하나처럼 움직이는 데 큰 도움이 됩니다.
마이크로소프트 OneDrive나 구글 드라이브(Google Drive) 같은 클라우드 저장 도구도 좋은 예입니다. 직원들은 파일을 저장해 두고 어디서든 접근할 수 있습니다. 이런 도구는 대부분 무료로 제공되며 시스템 저장 공간도 크게 절약해 줍니다. 분실이나 도난 걱정이 적어 안심할 수 있고, 사용법도 간단해 필요한 파일을 순식간에 찾아낼 수 있습니다. 결국 디지털 도구는 파일 관리에 드는 시간을 줄여 생산성을 높이고, 정작 중요한 업무에 집중할 수 있게 해줍니다.
디지털 도구, 누구와도 자유롭게 소통하다
내부 커뮤니케이션은 비즈니스에서 매우 중요한 요소입니다. 직원들은 업무와 관련해 서로 소통해야 하고, 고객 및 주요 거래처와의 연결도 필수적입니다. 이 때문에 사무실에서는 인터넷을 통해 메시지, 음성 통화, 화상 회의를 주고받을 수 있는 다양한 협업 소프트웨어가 활용됩니다.
많은 기업이 국제적으로 사업 영역을 넓히면서, 직원들이 어디에 있든 서로 연결된 상태를 유지하는 것이 그 어느 때보다 중요해졌습니다.
시차 차이나 응답 시간 같은 장애물이 있긴 하지만, 직원들은 빠르고 편리하게 소통할 수 있습니다. 인스턴트 메신저를 활용하면 이메일 답장을 기다릴 필요 없이 지구 반대편에 있는 동료나 상사와도 즉시 대화할 수 있습니다. 따라서 디지털 도구 시대에는 지리적 경계가 업무 지연의 핑계가 될 수 없습니다. 다만 인스턴트 메신저는 업무와 무관한 사람과도 언제든 연결될 수 있기 때문에, 역설적으로 생산성을 저해하는 요인이 되기도 합니다.
과거에는 개인적인 전화 통화가 생산성에 악영향을 준다는 이유로 직장에서 거의 허용되지 않았습니다. 그러나 요즘 직원들은 메신저 앱이나 소셜 미디어를 통해 업무와 무관한 대화에 무한정 시간을 쏟을 수 있습니다. 이런 측면에서 보면 기술이 오히려 생산성을 떨어뜨리고 있다는 지적도 나옵니다.
이미지 출처 – impactbnd.com
인터넷과 기기에 생산성이 좌우된다?
디지털 도구가 아무리 유용해도 전적으로 기기와 인터넷에 의존한다는 한계가 있습니다. 디지털 도구에 지나치게 의존해 생산성을 관리하는 조직은 시스템 다운타임이 발생하면 막대한 손실을 입을 수 있습니다.
인터넷이 끊기거나 기기가 고장 나면 생산성은 순식간에 급락할 수 있습니다.
디지털 도구는 집중력의 적
직원들은 컴퓨터나 노트북으로 업무를 처리하는데, 인터넷이 연결되어 있으면 주의가 산만해지기 쉽습니다. 안타깝게도 많은 직원들이 업무 대신 소셜 미디어를 무작정 스크롤하며 수많은 노동 시간을 낭비하고 있다는 것이 현실입니다.
게다가 광고로 수익을 창출하는 디지털 도구도 많습니다. 업무 중에는 사소한 광고 하나도 직원의 주의를 빼앗을 수 있습니다. 특히 요즘 광고는 사용자의 검색 기록을 기반으로 표시되므로, 끊임없이 뜨는 팝업 광고는 집중력을 확실히 떨어뜨리고 결과적으로 생산성 저하로 이어집니다.
결론
디지털 도구는 현명하게 다루지 못하면 주의를 산만하게 만들고, 생산성을 높이기는커녕 미루는 습관을 조장할 수도 있습니다. 하지만 디지털 도구가 주는 이점은 부작용보다 분명히 큽니다. 기술이 생산성에 미치는 영향이 상당하다는 점을 인식하고, 올바르게 활용한다면 직장 생산성을 새로운 차원으로 끌어올릴 수 있습니다. 디지털 도구는 집중력을 유지하고 미루기 습관과 챔피언처럼 싸울 수 있도록 돕는 든든한 조력자가 되어줄 것입니다.