Microsoft Lists는 스프레드시트, 데이터베이스, 웹 애플리케이션의 장점을 하나로 통합한 Microsoft의 새로운 데이터 저장 및 관리 시스템입니다. 사실 Lists는 기존 SharePoint Lists 인프라 위에 구축된 새로운 인터페이스라고 할 수 있습니다. 이전 글에서 Lists 자체 내에서 새 목록을 만드는 방법을 소개했다면, 이번에는 SharePoint 인터페이스를 활용해 목록을 한층 더 심도 있게 구성하는 방법을 자세히 알아보겠습니다.
Lists는 누구나 쉽게 접근할 수 있도록 설계되어 있으며, SharePoint 백엔드는 직접 찾아 들어갈 때만 나타납니다. 목록을 보고 있는 상태에서 오른쪽 상단의 설정(톱니바퀴) 아이콘을 클릭한 후 '목록 설정(List settings)'을 선택하면 SharePoint의 구성 옵션 화면이 열립니다.
SharePoint 목록 설정 화면은 Lists 앱 내부 화면보다 훨씬 복잡하고 조밀합니다. 대신 목록의 필드, 유효성 검사, 권한, 메타데이터까지 세밀하게 사용자 지정할 수 있는 폭넓은 관리 옵션을 제공합니다.
일반 설정
설정 화면 최상위에 있는 '일반 설정(General Settings)'에는 목록 자체 또는 목록 내 모든 데이터에 적용되는 전역 컨트롤이 포함되어 있습니다. 다만 많은 옵션이 Lists 앱이 아닌 SharePoint Lists UI에서만 사용되기 때문에, 여기서는 모든 항목을 일일이 다루지 않겠습니다.
'고급 설정(Advanced settings)'에는 특히 주목할 만한 몇 가지 옵션이 있습니다. '항목 수준 권한(Item-level permissions)'을 사용하면 공유 목록에서 사용자가 볼 수 있는 항목의 범위를 제어할 수 있습니다. 예를 들어 모든 항목을 표시할지, 아니면 각 사용자가 직접 만든 항목만 표시할지 지정할 수 있습니다.
'첨부 파일(Attachments)' 옵션을 사용하면 목록의 새 항목에 첨부 파일을 추가하는 기능을 비활성화할 수 있으며, 기본값은 활성화 상태입니다. 화면을 아래로 스크롤하면 목록 항목이 검색 결과에 노출될지 여부와 사용자 기기로 다운로드 가능 여부를 제어하는 설정도 확인할 수 있습니다.
열(Columns)
다시 목록 설정 메인 화면으로 돌아가면 '열(Columns)' 섹션도 살펴볼 가치가 충분합니다. 열 이름을 클릭하면 해당 열의 속성을 편집할 수 있으며, 표시되는 옵션은 열의 데이터 유형에 따라 달라집니다. 예를 들어 텍스트 필드의 최대 글자 수 설정, 새 항목의 기본값 지정, 필수 입력 여부 설정 등이 대표적입니다.
다중 선택(multiple choice)과 같은 대화형 데이터 유형은 더욱 다양한 설정을 제공합니다. 라디오 버튼과 드롭다운 메뉴 중 어떤 입력 방식을 사용할지 변경하는 기능이 좋은 예입니다. 이런 옵션 대부분은 Lists 앱에서 열을 편집할 때도 사용할 수 있지만, 일부는 SharePoint 설정 화면에서만 접근할 수 있습니다. SharePoint 설정 화면을 활용하면 가능한 모든 설정을 다룰 수 있어 데이터의 저장 및 표시 방식을 최대 수준으로 제어할 수 있습니다.
목록 설정 페이지의 '열 만들기(Create column)' 링크를 클릭하면 새 열을 추가할 수 있습니다. 열 이름을 지정하고 데이터 유형을 선택한 뒤, 해당 유형에 맞는 설정 필드를 작성하면 됩니다. 이때 '기본 보기에 추가(Add to default view)' 체크박스는 선택된 상태로 두는 것이 좋습니다. 그래야 해당 필드가 Lists 인터페이스에 기본적으로 표시됩니다.
보기(Views)
보기(Views) 역시 설정 페이지 하단의 '보기' 섹션에서 관리할 수 있습니다. 새 보기를 만들거나 기존 보기를 편집할 수 있으며, '보기'란 Lists UI에 표시할 필드 집합을 의미합니다. 처음에는 '모든 항목(All Items)'이라는 단일 보기로 시작하며, 보기를 추가하면 Lists 화면 오른쪽 상단에서 현재 보기 이름을 클릭해 손쉽게 전환할 수 있습니다.
보기 설정 화면에서는 표시할 필드와 그 순서를 선택할 수 있습니다. 데이터 행의 정렬 순서를 지정하고 기본 필터를 구성하는 것도 가능합니다. 열 선택 섹션에는 평소 숨겨져 있는 여러 필드가 보이는데, 이를 활성화하면 항목 작성자('만든 사람/Created By')나 수정 시간('수정한 날짜/Modified') 같은 기본 메타데이터를 목록 보기에 추가할 수 있습니다.
보기 설정 화면 아래쪽에는 열 하단에 합계를 표시할지 여부, 데이터를 그룹으로 묶을지 여부, 한 화면에 표시할 데이터 항목 수 등을 구성하는 섹션이 있습니다. 마지막 '모바일(Mobile)' 섹션에서는 해당 보기를 모바일 기기에서도 사용할 수 있게 할지 선택할 수 있습니다. 데스크톱용 기본 보기와 모바일용 기본 보기를 서로 독립적으로 설정할 수 있으므로, 작은 화면의 기기를 위한 맞춤형 보기를 별도로 제공하는 것도 가능합니다.
SharePoint 설정 화면은 Lists 자체보다 접근성이 떨어지는 것이 사실입니다. 하지만 가장 자주 사용하는 기능들은 Lists 자체 구성 패널에서 이미 지원되므로, SharePoint 설정을 매번 사용할 필요는 없습니다.
Lists의 진정한 강점은 다재다능함에 있습니다. 기본적인 목록으로 빠르게 시작한 뒤, 시간이 지남에 따라 고급 기능을 하나씩 추가해 갈 수 있습니다. 어느 순간 Lists UI에 노출되지 않은 SharePoint 옵션이 필요해질 수도 있습니다. 그럴 때 '목록 설정'을 클릭해 Lists의 겉면을 넘어, SharePoint가 제공하는 강력한 기능과 복잡성을 직접 활용해 보시기 바랍니다.