생산성은 업무, 학업, 그리고 개인 생활의 핵심입니다. 이 모든 것을 한곳에서 관리할 수 있게 도와주는 앱이 바로 Microsoft To Do(현재는 'To Do'로도 불립니다)입니다. Windows 10, iOS, Android, 웹 어디서든 사용할 수 있는 To Do를 활용하면 할 일 목록을 체계적으로 관리하고 더 많은 성과를 거둘 수 있습니다. 오늘은 Windows에서 To Do로 생산성을 유지할 수 있는 5가지 핵심 방법을 소개해 드리겠습니다.
1. 빠른 접근을 위해 To Do 고정하기
첫 번째 팁은 아주 간단합니다. 필요할 때마다 앱을 검색하는 것만큼 비효율적인 일은 없습니다. Windows 10 시작 메뉴에서 앱을 찾거나 검색어를 입력하는 데 소중한 시간을 낭비하게 되죠.
그렇다면 To Do를 고정해 빠르게 접근해 보세요. 고정 방법은 두 가지입니다. 앱을 연 상태에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 작업 표시줄에 고정을 선택하면 자주 사용하는 목록에 바로 접근할 수 있습니다. 시작 메뉴에도 고정하는 것을 추천합니다. 시작 메뉴의 앱 목록에서 To Do를 찾아 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 시작 화면에 고정을 선택하면 됩니다. 시작 메뉴에 고정하면 앱을 열지 않고도 라이브 타일에서 할 일을 한눈에 확인할 수 있습니다.
2. 배지 알림 활용하기
두 번째는 앱 배지 알림입니다. 라이브 타일과 비슷하게 할 일을 한눈에 파악할 수 있는 또 다른 방법으로, 활성화하면 To Do를 열지 않고도 미완료 작업을 확인할 수 있습니다. 작업이 쌓여 조치가 필요하다는 시각적 신호 역할을 하며, 중요한 일을 놓치지 않도록 도와줍니다. 미완료 또는 기한이 임박한 작업 수에 따라 작업 표시줄의 앱 아이콘에 숫자(#)가 표시됩니다.
이 설정을 켜려면 화면 왼쪽 상단의 프로필 아이콘을 탭한 후 설정을 클릭하세요. 앱 배지 섹션이 보이면 클릭하고 두 가지 옵션 중 하나를 선택합니다. 오늘 마감 및 기한 초과는 오늘 마감 예정인 작업과 기한이 지난 작업의 수를 표시하고, 나의 하루에 추가됨 및 미완료는 나의 하루 목록에서 아직 완료하지 못한 모든 작업의 수를 표시합니다.
3. 미리 알림 설정하기
작업을 추가해 놓고 잊어버리는 경우가 종종 있습니다. 라이브 타일이나 배지 아이콘을 켜두었더라도 작업이 머리에서 지나쳐 버릴 수 있죠. 이를 방지하려면 작업에 미리 알림과 마감 날짜를 설정하는 것이 좋습니다.
보통 미리 알림은 기본적으로 켜져 있지만, 위에서 설명한 방법대로 설정으로 이동한 후 아래로 스크롤하여 알림 섹션에서 실제로 활성화되어 있는지 확인할 수 있습니다. 미리 알림 토글이 켜져 있는지 꼭 점검하세요.
마감 날짜는 작업을 추가할 때 설정할 수 있습니다. 새 작업 입력란 옆의 달력 아이콘을 클릭하고, 목록에서 날짜 선택을 눌러 특정 날짜를 지정하면 됩니다.
4. 세부 정보 추가하기!
작업을 만드는 것만큼 중요한 것이 세부 정보입니다. 작업에 세부 정보를 많이 담을수록 잊어버릴 가능성이 줄어들고, 작업을 진행할 때도 더욱 생산적으로 움직일 수 있습니다. 나중에 돌아와서 원래 무엇을 하려고 했는지 확인할 수 있는 기준점이 되기 때문입니다. To Do에서는 태그 추가, 메모 작성, 파일 첨부 등 몇 가지 방법으로 작업에 세부 정보를 넣을 수 있습니다.
태그를 추가하려면 작업을 입력할 때 작업 이름 옆에 태그를 함께 입력하기만 하면 됩니다. 그러면 나의 하루 목록에서 태그가 파란색 링크로 표시됩니다. 예를 들어 #Tech 태그와 함께 #Personal, #School 태그를 사용할 수 있습니다. 목록에서 태그를 클릭하면 필터가 적용되어 해당 태그가 붙은 모든 작업이 표시되므로, 목록을 정리하고 중요한 항목을 찾는 데 큰 도움이 됩니다.
메모를 추가하려면 작업을 클릭한 후 화면 오른쪽의 메모 추가 섹션을 이용하세요. 개요, 주소 등 작업과 관련된 중요한 정보를 자유롭게 입력할 수 있습니다.
파일을 첨부하려면 작업을 클릭한 후 화면 오른쪽 메뉴에서 파일 추가를 선택하세요. 파일은 클라우드와 동기화되어 작업과 함께 저장됩니다. 덕분에 현재 작업을 보고 있지 않은 기기에서도 언제든 파일을 확인할 수 있습니다.
5. 작업 할당하기
함께할 사람이 있다면 생산성은 더욱 올라갑니다. 혼자 하는 것보다 두 명이 하는 것이 낫고, 잊어버릴 가능성도 줄어들죠. 회사 계정으로 To Do에서 '@' 기호 뒤에 사람 이름을 입력하기만 하면 작업을 할당할 수 있습니다. 그러면 해당 작업이 상대방에게 전달되며, 나와 마찬가지로 그 사람도 작업 현황을 관리할 수 있습니다.
Microsoft 365로 생산성 유지하기
Microsoft 365의 To Do는 생산성을 유지하는 여러 방법 중 하나일 뿐입니다. Microsoft 365 제품군에는 이 외에도 다양한 앱이 있습니다. Lists와 Microsoft Teams의 Tasks가 대표적이죠. 자세한 내용은 Microsoft 365 허브를 확인하시고, 업무나 학교에서 생산성을 유지하는 나만의 팁이 있다면 아래 댓글로 공유해 주세요.