PDF는 거의 모든 컴퓨터 사용자에게 익숙한 매우 다재다능한 문서 형식입니다. 그렇기 때문에 배포 과정에서 제약 없이 표준화된 형식으로 정보를 공유해야 할 때 가장 좋은 선택이 됩니다.
하지만 예전에는 정보를 PDF 안에 담아내는 것이 꽤 번거로운 작업이었습니다. 그러던 중 마이크로소프트는 Windows 10 운영체제에 "PDF로 인쇄(Print to PDF)" 기능을 기본 탑재하면서 이 문제를 크게 개선했습니다. 덕분에 이제는 텍스트 파일이나 웹페이지처럼 인쇄 가능한 모든 콘텐츠를 몇 번의 클릭만으로 PDF로 변환할 수 있습니다.
이 가이드에서는 웹페이지를 "인쇄"하는 과정을 예시로 설명하지만, 접근 가능한 인쇄 가능한 콘텐츠라면 어떤 것이든 자유롭게 활용하실 수 있습니다.
1. 인쇄 메뉴 열기
먼저 사용 중인 앱에서 "인쇄(Print)" 버튼을 클릭합니다. 대부분의 경우 "파일(File)" 메뉴 아래에서 이 버튼을 찾을 수 있으며, 많은 프로그램에서 Ctrl+P 단축키로도 인쇄 팝업창을 빠르게 열 수 있습니다.
2. Microsoft Print to PDF 선택하기
사용하는 앱에 따라 인쇄 화면의 모양이 조금씩 다르게 나타날 수 있습니다. Windows 스토어의 최신 앱들은 더 큰 창과 현대적인 디자인의 인쇄 화면을 표시하는데, 이 가이드의 스크린샷에서 두 가지 스타일의 예시를 모두 확인하실 수 있습니다.
어떤 형태의 팝업창이든 사용할 프린터를 선택하는 항목이 반드시 있습니다. 여기서 "Microsoft Print to PDF"를 선택하세요. 이후에는 일반적인 인쇄 작업과 동일한 방식으로 설정을 조정할 수 있으며, 원하는 페이지 범위만 출력하는 옵션도 정상적으로 작동합니다.
Microsoft Print to PDF는 실제 종이로 인쇄하지 않는 가상 프린터입니다. 앱에서 전달받은 내용을 그대로 PDF 파일로 변환해 주며, 앱 입장에서는 문서가 "인쇄된" 것처럼 처리되지만 실제로는 파일로 저장됩니다.
3. PDF 저장 위치 지정하기
"인쇄(Print)" 버튼을 클릭하면 파일 탐색기(File Explorer) 팝업창이 나타납니다. 여기서 PDF를 저장할 위치를 지정하면, 곧바로 PDF 파일이 생성되어 선택한 폴더에 저장됩니다.
4. 추가 인쇄 옵션 활용하기
Microsoft Print to PDF는 몇 가지 인쇄 옵션도 사용자가 직접 지정할 수 있습니다. 이 옵션들은 보통 인쇄 팝업창의 "프린터 속성(Printer Properties)" 또는 "기본 설정(Preferences)" 버튼을 통해 접근할 수 있습니다. 인쇄 방향(가로/세로)을 선택하고 용지 크기를 변경하면, 그 설정이 PDF 내부의 페이지 크기와 레이아웃에 그대로 반영됩니다.
마무리
PDF로 인쇄 기능은 별도의 프로그램 설치 없이도 문서를 손쉽게 PDF로 변환할 수 있는 매우 유용한 편의 기능입니다. 참고로 마이크로소프트는 XPS 문서를 생성하기 위한 가상 프린터도 함께 제공하고 있는데, 설치된 프린터 목록에서 "Microsoft XPS Document Writer"라는 이름으로 확인할 수 있습니다.