알아야 할 사항
- 파일을 디지털화하기 전에 폴더와 하위 폴더를 만들어 파일을 정리하세요.
- 스캐너 또는 프린터가 광학 문자 인식(OCR) 소프트웨어를 지원하고 OCR 소프트웨어가 설치되어 있는지 확인합니다.
- Mac에서 문서를 스캔할지 Windows에서 문서를 스캔할지에 따라 프로세스가 다릅니다.
종이 문서를 디지털화하면 중요한 문서를 정리할 때 도움이 됩니다. PDF를 포함한 디지털 파일은 일반적으로 프린터와 함께 제공되는 광학 문자 인식(OCR) 소프트웨어를 사용하여 검색 가능한 파일로 변환할 수 있습니다. 즉, 정보가 공간을 차지하지 않고 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 디지털 파일을 CD 또는 DVD, 플래시 드라이브, 온라인 저장 시설에 저장할 수 있습니다. 스캔한 문서를 정리하는 방법은 다음과 같습니다.
스캐너를 사용하여 정리하는 방법
다음은 스캐너를 사용하여 회사나 가정을 정리하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 단계입니다. 이 작업을 수행하려면 문서 스캐너가 필요합니다. 비싸거나 화려할 필요는 없습니다. 없는 경우 사진 스캐너 및 문서 스캐너에 대한 리뷰부터 시작하여 베스트 상품을 구입하십시오.
별도의 스캐너가 필요하지 않다면 저렴한 올인원 프린터를 사용하면 됩니다.
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서류를 검토하고 디지털화할 수 있는 것과 안전하게 버릴 수 있는 것을 결정하십시오.
시간이 좀 걸릴 것입니다. 필요한 경우 조금씩 증분하여 작업하십시오.
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파일을 디지털화하기 전에 파일을 저장할 폴더와 하위 폴더를 만드십시오. 필요한 범주에 대해 생각하고 각각에 대한 폴더를 설정합니다. 신용카드 영수증은 한 폴더에, 자동차 보험 서류는 다른 폴더에 넣습니다. 전화 청구서, 식료품 영수증, 집 수리 청구서 등을 별도의 폴더에 넣을 수 있습니다. 각 폴더 내에서 연도(또는 월)에 대한 하위 폴더를 만듭니다. 새 영수증을 스캔할 때마다 시스템을 재정렬하는 것보다 정리된 시스템으로 시작하여 올바른 파일에 새 서류를 추가하는 것이 더 쉽습니다.
Windows에서 새 폴더를 만들려면 바탕 화면을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새로 만들기를 선택합니다.> 폴더 . 새 폴더 안에서 이 단계를 반복하여 하위 폴더를 만듭니다. Mac에서 새 폴더를 만들려면 파일을 선택하세요.> 새 폴더 , 또는 Shift 키를 누릅니다. +명령 +N .
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스캐너 또는 프린터에 광학 문자 인식(OCR) 소프트웨어가 함께 제공되었는지 확인합니다. 이를 통해 문서를 PDF 형식으로 스캔하고 파일을 편집할 수 있습니다. Windows 컴퓨터에 괜찮은 OCR 소프트웨어가 설치되어 있을 가능성이 큽니다.
컴퓨터에 OCR 소프트웨어가 설치되어 있지 않은 경우 ABBYY FineReader 및 Adobe Acrobat Pro DC가 널리 사용됩니다.
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문서를 스캔할 시간입니다. 정확한 방법은 사용하는 스캐너 및 소프트웨어 유형에 따라 다릅니다.
Lifewire에는 Windows 및 Mac에서 문서 스캔을 위한 가이드가 있습니다.
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문서 디지털화를 마치면 실제 문서 작업을 계속 처리하십시오. 새 영수증이나 서류를 받을 때마다 문서를 자동으로 스캔해야 합니다. 그렇지 않으면 서류가 다시 쌓이기 시작합니다.