핵심 요약
- 파일을 디지털화하기 전에 폴더와 하위 폴더를 미리 만들어 체계적으로 정리하세요.
- 스캐너나 프린터가 OCR(광학 문자 인식) 소프트웨어를 지원하는지, 그리고 해당 소프트웨어가 설치되어 있는지 확인하세요.
- Mac과 Windows에서 문서를 스캔하는 과정은 서로 다르니 사용 중인 운영체제에 맞는 방법을 확인하세요.
종이 문서를 디지털화하면 중요한 서류를 정리할 때 큰 도움이 됩니다. PDF를 포함한 디지털 파일은 대부분의 프린터에 함께 제공되는 OCR(광학 문자 인식) 소프트웨어를 통해 검색 가능한 형태로 변환할 수 있습니다. 덕분에 서류가 물리적인 공간을 차지하지 않을 뿐만 아니라, 원하는 정보를 훨씬 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 디지털 파일은 CD나 DVD, USB 메모리, 온라인 클라우드 저장소 등 어디에든 보관할 수 있습니다. 지금부터 스캔한 문서를 효율적으로 정리하는 방법을 소개합니다.
스캐너로 서류 정리하는 방법
스캐너 하나만 있으면 사무실이나 집안의 서류를 손쉽게 정리할 수 있습니다. 이 작업을 위해서는 문서 스캐너가 필요한데, 비싸거나 고급 기종일 필요는 전혀 없습니다. 아직 스캐너가 없다면 사진 스캐너와 문서 스캐너 리뷰를 참고해 가성비 좋은 제품부터 살펴보세요.
참고로 별도의 스캐너를 구매하고 싶지 않다면, 저렴한 복합기(올인원 프린터)만으로도 충분히 작업을 할 수 있습니다.
1단계: 서류 분류하기
가지고 있는 서류를 하나씩 살펴보면서 어떤 문서는 디지털화하고, 어떤 문서는 안전하게 폐기해도 되는지 판단합니다.
이 과정은 생각보다 시간이 걸릴 수 있습니다. 부담된다면 하루 조금씩 나누어 진행하는 것도 좋은 방법입니다.
2단계: 폴더 및 하위 폴더 만들기
디지털화를 시작하기 전에 파일을 저장할 폴더와 하위 폴더를 먼저 만들어 두세요. 필요한 카테고리를 정하고 카테고리별로 폴더를 생성하면 됩니다. 예를 들어 신용카드 영수증은 한 폴더에, 자동차 보험 서류는 다른 폴더에 보관하는 식입니다. 전화 요금서, 장보기 영수증, 집수리 비용 청구서 등도 각각 별도의 폴더로 분류할 수 있습니다. 그리고 각 폴더 안에는 연도별(또는 월별) 하위 폴더를 만들어 두세요. 새 영수증을 스캔할 때마다 폴더 구조를 다시 손보는 것보다, 처음부터 체계를 갖춰두고 새 서류를 올바른 위치에만 추가하는 편이 훨씬 수월합니다.
팁: Windows에서 새 폴더를 만들려면 바탕 화면을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 [새로 만들기] > [폴더]를 선택하세요. 새 폴더 안에서 동일한 작업을 반복하면 하위 폴더가 생성됩니다. Mac에서는 [파일] > [새 폴더]를 클릭하거나 Shift+Command+N 키를 누르면 됩니다.
3단계: OCR 소프트웨어 확인하기
스캐너나 프린터에 OCR(광학 문자 인식) 소프트웨어가 포함되어 있는지 확인하세요. OCR이 있으면 문서를 PDF 형식으로 스캔한 뒤 파일 내용을 자유롭게 편집할 수 있습니다. 다행히 Windows 컴퓨터에는 이미 유용한 OCR 소프트웨어가 설치되어 있는 경우가 많습니다.
컴퓨터에 OCR 소프트웨어가 없다면 ABBYY FineReader와 Adobe Acrobat Pro DC가 가장 인기 있는 선택지입니다.
4단계: 문서 스캔하기
이제 본격적으로 문서를 스캔할 차례입니다. 구체적인 스캔 방법은 사용 중인 스캐너와 소프트웨어의 종류에 따라 조금씩 다릅니다.
Windows와 Mac에서 문서를 스캔하는 방법은 각 운영체제에 맞는 상세 가이드를 참고하시길 권장합니다.
5단계: 꾸준히 관리하기
문서 디지털화가 끝났다고 해서 여기서 끝이 아닙니다. 실물 서류도 계속 관리해야 합니다. 새로운 영수증이나 서류를 받을 때마다 곧바로 스캔하는 습관을 들이세요. 그렇지 않으면 금세 종이 서류가 다시 쌓이기 시작할 것입니다.