방문자 관리는 조직이 해당 지역을 방문하는 사람들의 추적을 유지하도록 제공하는 모든 절차입니다. 정책은 조직, 시설 유형, 산업 또는 지리적 영역에 따라 다를 수 있습니다.
몇몇 조직의 경우 방문자의 이름을 수집하는 것만으로도 충분하지만 배지, 법적 파일, 직원 에스코트 등과 같은 더 큰 보안 요구 사항이 있는 조직도 있습니다.
방문자 관리 시스템은 조직이 방문자 관리 정책을 생성하거나 수행할 수 있도록 하는 도구입니다. 조직에서 방문자 관리의 가치를 인식함에 따라 일부는 종이와 펜 로그인 시트에서 훨씬 더 많은 작업을 지원할 수 있는 디지털 방문자 관리 시스템으로 업데이트하고 있습니다.
방문자 관리 소프트웨어는 출입 통제를 통해 누군가가 건물에 들어오거나 나갈 때 추적하는 시스템입니다. 방문자 관리 소프트웨어 시스템에는 비디오 감시가 포함될 수 있으므로 방문자를 보다 정교하게 추적할 수 있습니다. 관리자에게 주어진 시간에 누가 건물에 있는지 효율적으로 계산하고 누가 언제 어떻게 들어갔는지에 대한 보고서를 작성할 수 있습니다.
따라서 조직은 방문자의 데이터, 방문 목적 및 조직에 제공해야 하는 데이터를 유지하기 위해 체계적인 접근 방식을 취하는 것이 필수적입니다. 그러나 방문자 데이터를 유지하는 것만으로는 충분하지 않을 수 있습니다. 이러한 기록을 분석하여 대중이나 이해 관계자가 조직을 방문한 결과 또는 결과에 대한 통찰력을 뒷받침할 수는 없습니다.
예를 들어, 방문자 데이터에 의존하고 방문으로 인한 여러 회의가 결실을 맺는지 여부에 대한 통찰력을 얻거나 조직 방문자가 작성한 여러 제안을 분석할 수 있습니다.
방문자 관리는 조직의 보안 요소와도 관련이 있습니다. 특히 정부 기관, 공공 서비스, 관광 명소 등의 경우와 같이 조직이 일반 대중을 방문자로 취급해야 하는 경우에는 방문자 관리 시스템이 필요합니다. 일부 방문자 데이터를 제공하기 위해 향후 분석을 위한 일부 요구 사항에 따라 무작위 검사를 위해 사용할 수 있습니다. 이 방문자 관리 소프트웨어는 또한 사전 예약된 방문과 임의 방문을 분리하여 시간을 저장함으로써 우리를 돕습니다.
방문자는 다음 프로세스를 통해 제어할 수 있습니다. -
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회사 인원이 15~20명 이상인 경우 방문자 배지를 발급하고 직원을 부양하여 동반자가 없는 방문자에게 도전하십시오.
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방문자 장부를 관리하고 방문자가 구내에 출입하는 시간을 기록할 수 있습니다. 컴퓨터실을 포함한 민감한 영역에 대한 또 다른 로그인/아웃 목록을 유지하는 데 사용됩니다.
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중요 IT 영역(예:서버실) 및 리셉션 영역의 CCTV를 고려하십시오.