Dropbox는 전 세계적으로 가장 널리 사용되는 클라우드 스토리지 서비스 중 하나입니다. 기본적인 목적은 파일을 안전하게 보관하는 것이지만, 사실 그 이상의 강력한 기능들을 숨기고 있습니다.
파일에 댓글을 달거나 다른 사람에게 파일 업로드를 요청하는 것처럼, 알고 나면 활용도가 확 올라가는 기능들이 많습니다. 일부 기능은 화면에 바로 보이지만, 나머지는 조금만 파고들면 발견할 수 있습니다. 지금부터 소개하는 6가지 팁으로 Dropbox를 더 스마트하게 사용해 보세요.
1. Dropbox를 쓰지 않는 사람에게도 파일 요청하기
Dropbox 계정에 저장해야 할 파일이 다른 사람의 손에 있을 때가 종종 있습니다. 이럴 때 상대방이 Dropbox 사용자가 아니어도 파일을 받을 수 있도록 Dropbox는 '파일 요청' 기능을 기본 제공합니다.
파일 요청을 만들려면 왼쪽 메뉴에서 파일 항목을 클릭하고, 세 번째에 위치한 파일 요청(File requests)을 선택하세요. 이후 파란색 '파일 요청 만들기' 버튼을 누르면 됩니다.
요청을 생성할 때는 어떤 파일을 요청하는지, 그리고 해당 파일이 어느 폴더에 저장될지 지정해야 합니다. 기본 폴더 이름이 마음에 들지 않으면 파란색 '폴더 변경' 버튼을 눌러 원하는 폴더로 바꿀 수 있습니다.
마지막 단계는 링크를 전달하는 것입니다. Dropbox가 직접 상대방에게 요청 링크를 보내도록 하거나, 링크를 복사해 본인이 직접 공유할 수도 있습니다.
2. 다양한 파일 형식 미리보기
Dropbox는 PSD, PDF, BMP, JPG 등 다양한 형식의 파일을 프로그램 설치 없이 바로 미리 볼 수 있게 해줍니다. 미리보기를 하려면 파일을 열고 커서를 해당 파일 위에 올리면 '연결 프로그램' 드롭다운 메뉴가 나타납니다. 이를 클릭해 원하는 미리보기 방식을 선택하면 됩니다.
3. 오프라인 상태에서도 Dropbox 파일 열기
생각보다 자주 겪게 되는 상황이지만, 인터넷에 연결되지 않는 순간이 반드시 찾아옵니다. 다행히 스마트폰 앱의 오프라인 기능을 활용하면 웹에 접속할 수 없어도 Dropbox 파일을 계속 확인할 수 있습니다.
먼저 오프라인에서 볼 파일을 지정해야 합니다. 해당 파일을 연 뒤 오른쪽 위의 점 세 개(⋮) 아이콘을 탭하면 화면 하단에서 메뉴가 올라오는데, 여기서 '오프라인에서 사용 가능하게 설정' 옵션을 선택하면 됩니다.
오프라인 옵션을 켜면 해당 파일에 초록색 다운로드 아이콘이 표시되므로, 어떤 파일이 오프라인에서 열람 가능한지 한눈에 구분할 수 있습니다.
4. 클릭 한 번으로 댓글 달기, 삭제, 다운로드, 버전 기록 확인
작업 효율을 높이고 싶다면 파일 오른쪽의 점 세 개(⋮) 버튼을 활용하세요. 이 메뉴 하나로 파일 삭제, 다운로드, 댓글 작성, 심지어 버전 기록 조회까지 모두 처리할 수 있습니다. 예를 들어 댓글을 남기고 싶다면 해당 옵션을 클릭해 파일 미리보기 화면으로 진입하면 됩니다.
화면 오른쪽 위에서 댓글을 입력할 수 있으며, '@' 기호를 사용해 특정 사용자를 멘션할 수도 있습니다. Dropbox Professional 등 상위 플랜을 이용 중이라면 댓글 입력란 옆에 추가 옵션이 표시됩니다.
특히 유용한 기능 중 하나는 동영상 특정 시점에 댓글을 달 수 있는 기능입니다. 다만 이 기능은 Dropbox Professional, Business Advanced, Enterprise 또는 Education 계정에서만 사용할 수 있습니다.
5. Dropbox 파일 영구 삭제하기
주의할 점이 있습니다. 파일을 영구 삭제하면 공유 폴더의 소유자가 아닌 이상 되돌릴 수 없습니다. Dropbox는 실수를 대비해 파일을 두 번에 걸쳐 삭제하도록 설계되어 있습니다.
삭제할 파일을 선택한 뒤 오른쪽의 '삭제' 옵션을 클릭하세요. 1차 삭제가 완료되면 왼쪽 메뉴에서 '삭제된 파일' 항목으로 이동합니다.
여기에는 지금까지 삭제한 모든 파일 목록이 표시됩니다. 영구 삭제할 파일을 선택하고, 오른쪽 드롭다운 메뉴로 날짜를 지정할 수도 있습니다. 삭제할 파일을 고른 뒤 오른쪽의 '영구 삭제' 옵션을 클릭하면 끝입니다.
6. 공유 폴더 다시 참여하기
한번 나갔던 공유 폴더에 다시 참여하고 싶다면 생각보다 간단합니다. 왼쪽 사이드바의 '공유' 옵션을 클릭한 후, 오른쪽의 파란색 '링크 다시 참여' 버튼을 누르기만 하면 됩니다.
마무리
무료 Dropbox 계정만으로도 활용할 수 있는 기능이 생각보다 많습니다. 다만 일부 기능은 표면에 드러나지 않아 조금만 파헤쳐야 발견할 수 있습니다. 여러분이 가장 유용하다고 생각하는 Dropbox 팁은 무엇인가요?