당신이 아는 누군가가 실수로 전체 회신의 영향을 받았을 가능성이 있습니다. 그것은 당혹스럽고 완전히 예방할 수 있는 상태이며 매우 일반적입니다. 실수로 전체 답장을 눌렀을 때 사람들은 동료에게 커뮤니케이션을 하고 환자 이름을 공유했으며 이메일 주소를 노출했습니다. 1997년에 Microsoft는 약 1,500만 개의 이메일이 포함된 Accidental Reply All 사태를 견뎌냈습니다.
항상 당황스럽기만 한 것은 아닙니다. 모든 응답을 부적절하게 사용하면 실제로 심각한 보안 침해를 겪을 수 있습니다. 계정 정보나 영업비밀을 보내다가 실수로 베끼면 안 되는 사람을 포함시키면 심각한 문제가 생길 수 있습니다. Accidental Reply All을 계약하지 않았는지 확인하고 싶으십니까? 자신을 보호하는 방법은 다음과 같습니다.
Outlook을 사용하는 경우
보안을 유지하는 가장 좋은 방법은 전체 답장 버튼을 완전히 제거하는 것입니다. Outlook 2003 또는 2007에서는 아래쪽 화살표를 클릭하기만 하면 됩니다. 툴바의 맨 오른쪽에서 버튼 추가 또는 제거를 클릭합니다. , 전체 응답을 제거합니다. Outlook 2010 또는 2013에서도 동일한 작업을 수행할 수 있지만 훨씬 더 복잡합니다.
CNET은 다음 지침을 제공합니다. 파일> 옵션> 리본 사용자 지정으로 이동합니다. . 응답을 클릭합니다. 오른쪽 창에서 제거를 클릭합니다. . 새 그룹을 클릭합니다. 두 번 클릭하고 첫 번째 새 그룹(사용자 지정)의 이름을 "응답(사용자 지정)"으로, 두 번째 그룹의 이름을 "모두 회신(사용자 지정)"으로 바꿉니다. 기본 탭을 클릭합니다. 왼쪽 창에서 홈(메일)을 확장합니다. 및 응답 . 오른쪽 창에서 응답(사용자 지정)을 선택합니다. .
답장 게시 명령어를 하나씩 추가합니다. , 답장 , 앞으로 , 회의 , IM , 및 더보기 왼쪽 창에서 응답(사용자 지정)으로 이동합니다. 오른쪽 창에서 전체 답장(사용자 지정)을 선택합니다. . 전체 답장 명령을 추가합니다. 전체 답장(맞춤)을 선택합니다. 아래쪽 사용 버튼을 눌러 '보내기/받기(IMAP/POP)' 아래로 이동한 다음 확인을 클릭합니다. .
더 간단한 방법은 Outlook용 TuneReplyAll 추가 기능을 설치하는 것입니다. 이렇게 하면 전체 답장을 사용하려고 할 때 팝업 경고를 활성화할 수 있습니다. 모든 사람에게 보낼 수 있으면 예를 누르십시오. 그렇지 않으면 아니요를 클릭하십시오.
Outlook에 지연된 메시지를 보내도록 지시하는 규칙을 만들 수도 있습니다. 그렇게 하면 전체 회신을 눌렀다는 것을 알게 되면 전송을 취소할 시간이 생깁니다. 다음은 이 규칙을 생성하기 위해 수행해야 하는 단계입니다.
도구> 규칙 및 알림> 새 규칙을 클릭합니다. . 빈 규칙 아래의 '템플릿 선택' 상자에서 전송 후 메시지 확인을 클릭합니다. , 다음을 클릭합니다. . '조건 선택' 목록에서 원하는 옵션을 선택한 후 다음을 클릭합니다. (조건을 선택하지 않으면 보내는 모든 메시지에 규칙이 적용됩니다.) '작업 선택' 목록에서 분 단위로 전송 연기를 선택합니다. . '규칙 설명 수정' 상자에서 밑줄이 그어진 문구 여러를 클릭합니다. 각 메시지를 지연할 시간(분)을 최대 120분까지 입력합니다. 확인을 클릭합니다. 및 다음 , 원하는 예외를 추가한 후 다음을 클릭합니다. . 규칙 이름을 지정하고 이 규칙 사용을 선택합니다. 상자를 클릭하고 마침을 클릭합니다. .
Gmail을 사용하는 경우
사용하지 않을 수 있는 Gmail의 가장 좋은 기능 중 하나는 보내기 취소 기능입니다. 이 기능을 사용하면 보내기 버튼을 누른 후 최대 30초 동안 이메일 보내기를 취소할 수 있어 마지막에 실수로 전체 회신이 발생하는 것을 방지할 수 있습니다. 두번째. 유감스럽게도 데스크톱 Gmail 클라이언트를 사용 중인 경우에는 도움이 되지 않습니다.
Gmail 설정에서 확인해야 할 또 다른 사항은 기본 회신 동작이 전체 회신 대신 회신으로 설정되어 있다는 것입니다. 전체 답장에 있는 경우 답장 버튼을 누를 때마다 Gmail은 받는 사람 및 참조 필드를 원본 이메일에도 복사한 사람들의 주소로 채웁니다.
Gmail 추가 기능 앱인 Boomerang을 사용하면 메시지를 나중에 보내도록 예약할 수 있습니다. 그러면 몇 분 또는 며칠 후에 다시 돌아와 연락처에 있는 모든 사람에게 창피한 내용을 보내지 않도록 할 수 있습니다. 목록. 지연 간격을 선택하고 나중에 보내기를 클릭합니다. 을 클릭한 다음 부메랑을 클릭합니다. 지연된 메시지를 관리하려면 화면 오른쪽 상단 모서리에 있는 쉽게!
다른 이메일 제공업체 또는 클라이언트를 사용하는 경우
다른 이메일 제공업체나 클라이언트를 사용하는 경우 약간의 조사를 해야 할 수 있습니다. 나중에 보내기라고 하는 Thunderbird 확장 프로그램을 사용하면 이메일을 미래 날짜에 보내도록 예약할 수 있습니다. Lotus Notes에는 MailMate 및 Airmail과 마찬가지로 기본적으로 나중에 보내기 기능이 포함되어 있습니다.
LetterMeLater와 같은 웹 기반 서비스를 사용하여 나중에 이메일을 보낼 수도 있습니다. 계정을 생성한 후에는 나중에 보낼 이메일을 생성할 수 있으며, 이메일을 보내기 전에 관리하여 필요한 사항을 변경할 수도 있습니다. 자신의 이메일 프로그램 내에서 사용할 수도 있습니다.
이메일 클라이언트가 이러한 옵션을 지원하지 않는 경우 항상 이메일을 초안으로 저장하는 습관을 들이고 5분 또는 10분 후에 다시 돌아와 잠재적으로 재앙을 초래할 가능성이 없는지 다시 확인할 수 있습니다. 고객 목록에 있는 모든 사람을 복사하거나 사무실 전체를 참조하는 것과 같은 실수.
실수로 전체 응답:그런 일이 일어나지 않도록 하세요!
첫 번째 이메일은 44년 전에 발송되었습니다. 당신은 우리가 어떻게 하면 실수로 답장을 하는 것을 근절했을 것이라고 생각할 것입니다. 유감스럽게도 아직 백신이 나오지 않았으므로 스스로 보호해야 합니다. 모든 답장 기능을 비활성화하거나, 이메일 전송을 지연하거나, 몇 분 후에 보낼 임시 보관함으로 저장하면 도움이 될 수 있습니다. 당신만이 실수로 전체 회신을 방지할 수 있습니다!
전체 답장과 실수로 너무 많은 정보를 공유한 적이 있습니까? 위에 나열된 전략 중 하나를 사용합니까? 실수로 인한 답장에 맞서기 위한 최고의 전술을 아래에서 공유하세요!