업무 프로세스를 간소화하고 생산성을 극대화하며 워크플로를 효율적으로 관리하려는 노력은 끊임없이 이어지고 있습니다. 그중에서도 칸반(Kanban)은 이러한 목표를 모두 달성할 수 있는 대표적인 업무 관리 방식입니다.
칸반은 도요타의 엔지니어가 개발한 것으로, 제조업 분야에서 시작되었습니다. 하지만 지금은 많은 IT 기업들이 개발 목표를 달성하기 위해 칸반을 적극적으로 활용하고 있습니다.
칸반은 어떻게 작동할까?
칸반의 핵심 개념 중 하나는 작업 우선순위 설정입니다. 소프트웨어 출시 후 사용자 요청이 쏟아지는 상황을 생각해 보세요. 칸반을 사용하는 팀은 칸반 보드에 워크플로를 시각화하고, 각 사용자 요청이나 업무의 우선순위를 팀 차원에서 함께 정합니다. 칸반은 유연한 방식이기 때문에 작업 완료 기한이 고정되어 있지 않으며, 상황에 따라 우선순위를 재조정하는 일도 자주 일어납니다.
칸반이 주는 이점은 다양합니다. 팀 전체의 생산성 향상, 리소스 낭비 감소는 물론, 개인의 집중력 향상 효과도 보고되고 있습니다. 정말 매력적이지 않나요?
아래에서 칸반을 더 쉽게 이해하고 일상 업무에 적용할 수 있도록 도와주는 크롬 확장 프로그램들을 살펴보겠습니다.
1. Drag
끝없이 어수선한 지메일(Gmail) 받은함을 정리하는 데 지치셨나요? 칸반을 활용하면 가장 시급한 우선순위를 한눈에 파악할 수 있습니다.
Drag는 지메일에 체계적인 정리 원칙을 적용할 수 있는 앱입니다. 개발사는 이메일과 할 일 목록이 밀접하게 연결되어 있다고 보았는데, 실제로 많은 업무가 이메일에서 시작되곤 하죠. Drag를 사용하면 이메일 속 업무를 지메일 안에서 바로 칸반 보드로 변환할 수 있습니다.
또한 Drag는 '팀 보드(Team Boards)', 즉 팀 수신함 기능도 제공합니다. 이 기능을 활용하면 동료들과 협업하면서 업무를 그룹으로 묶고, 댓글을 달고, 이메일에 회신할 수 있습니다. 무료 버전에서는 드래그 앤 드롭 기능과 보드 1개(최대 3개 열)를 사용할 수 있습니다.
유료 버전을 이용하면 지메일에 바로 작업을 추가하고, 체크리스트를 만들고, 열 제한 없이 무제한 보드를 구성할 수 있습니다.
2. Kanbanchi
Kanbanchi는 크롬과 연동될 뿐만 아니라, 기업용 지메일과 구글 드라이브 패키지인 G Suite와도 완벽하게 통합됩니다. eBay, Netflix 등 글로벌 브랜드의 팀들이 신뢰하는 이 앱은 팀워크를 극대화해 줍니다. 칸반 리스트와 카드로 보드를 만들어 업무를 시각적으로 관리할 수 있고, 내장된 시간 추적 기능으로 작업에 소요된 시간도 측정할 수 있습니다.
3. Trello
Trello 역시 앞서 소개한 앱들처럼 리스트와 카드로 칸반 보드를 만들어 워크플로를 시각화할 수 있습니다. 각 카드에 댓글과 파일을 추가해 세부 정보를 공유하거나 특정 주제를 논의할 수 있죠. 길어지기 쉬운 프로젝트 회의를 줄이고 싶다면, 프로젝트 진행 상황을 공유하는 전용 보드를 만들어 보세요. 팀원들이 조직의 현황을 실시간으로 파악할 수 있습니다.
크롬에 Trello 확장 프로그램을 추가하면 새 카드를 작성하기 위해 일일이 Trello 사이트에 접속할 필요가 없습니다. 브라우저에서 바로 작업하세요. 보드에 접근해야 할 때도 주소창에서 구글 검색을 하는 것처럼 간편하게 이동할 수 있습니다.
4. Kanban Tool
이름은 평범하지만 Expedia, Xerox 같은 글로벌 브랜드가 선택한 검증된 도구입니다. 가상 칸반 보드 위의 알록달록한 카드로 업무 프로세스를 계획할 수 있으며, 마우스로 드래그 앤 드롭하거나 터치 감응형 태블릿을 활용할 수도 있습니다. 또한 진행 중인 작업(WIP)에 제한을 걸어 병목 현상을 예방할 수 있습니다.
통합 분석 기능을 통해 효율성을 모니터링하고 개선할 수 있습니다. 하나의 보드에서 여러 프로젝트를 동시에 관리할 수도 있고, 과거 작업 데이터를 기반으로 현재 진행 중인 작업의 완료 예정일까지 예측해 줍니다. 비슷하거나 반복적인 업무가 많다면 이 분석 기능이 특히 유용합니다.
크롬 호환성 외에도 Kanban Tool은 Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box와 연동됩니다.
5. Sortd
Sortd는 영업 담당자를 위한 도구로 알려져 있지만, 직종에 상관없이 누구에게나 유용한 앱입니다. 지메일에 칸반을 적용할 수 있는 또 하나의 좋은 선택지죠.
이메일을 우선순위별로 분류된 테마 목록으로 드래그 앤 드롭하면, 빠르게 처리하며 '받은함 제로(Inbox Zero)'에 한 걸음 더 다가갈 수 있습니다. 당장 회신하기 어려운 이메일이 있다면 할 일 목록으로 옮겨두고 나중에 답장하도록 스스로에게 알림을 설정하세요.
Sortd에는 '스마트 스킨(Smart Skin)'이라 불리는 지능형 레이어가 있습니다. 업무 상황에 따라 필요할 때 켜고 끌 수 있습니다. 이메일 제목을 편집해 업무 중심의 제목으로 바꿀 수도 있고, 후속 조치 목록에 항목을 추가해 잊지 않고 연락할 수도 있습니다. 관계를 강화하거나 조언을 요청하기 위해 다시 연락할 때 특히 유용합니다.
6. Breeze
여러 프로젝트의 진행 상황을 동시에 파악하기 어려운 분들이 많습니다. Breeze는 세부 사항을 잘게 나눈 보드를 빠르게 만들 수 있게 해줘 이런 고민을 덜어 줍니다.
예를 들어 프로세스의 각 단계마다 칸반 카드를 만들고 여러 사람에게 업무를 배정할 수 있습니다. 업무가 배정된 시점부터 완료까지 걸린 시간도 확인할 수 있죠.
프리랜서이거나 소규모 팀과 함께 사업을 운영하는 분이라면, 늘어나는 할 일 목록 앞에서 Breeze가 불확실성을 없애 줄 겁니다. 내부 지표를 통해 시간이 너무 많이 걸린 작업을 발견하고 개선점을 찾을 수 있습니다.
크롬 확장 프로그램을 사용하면서 캘린더, 시간 추적 같은 유용한 기능도 함께 활용해 보세요. 마감 기한을 지키고 업무일을 더 스마트하고 효율적으로 활용할 수 있습니다.
7. Kerika
Kerika의 작업 보드는 프로젝트 정보를 한눈에 파악할 수 있게 해 줍니다. 최근 수정 날짜는 물론, 접근 권한이 있는 사용자의 수와 이름까지 확인할 수 있습니다.
Kerika는 업무 관리 공간을 제공하는 것 외에도, 브레인스토밍 세션을 간편하게 만들어 주는 가상 화이트보드를 갖추고 있습니다. 모든 아이디어와 업무에 대한 내장 채팅창도 제공되므로, 특정 사안에 의견을 남기는 과정도 아주 간단합니다.
프로젝트 파일 첨부도 걱정 없습니다. Kerika는 Google Drive 및 Box와 호환되며, 프로젝트 첨부 파일을 해당 서비스에 자동으로 업로드해 줍니다. 파일을 받은 모든 팀원에게 읽기·쓰기 권한이 부여됩니다.
크롬 확장 프로그램을 사용하면 채팅이 이메일 형태로 표시됩니다. 받은함에서 바로 회신하면 그 내용이 Kerika 보드에 반영되는 모습을 확인할 수 있습니다. 스마트 알림 기능도 설정할 수 있는데, 불필요한 알림 없이 진행 상황만 깔끔하게 전달해 줍니다.
수백 장의 카드가 있는 칸반 보드를 다룰 때는 태그와 검색 기능을 활용하세요. 몇 초 만에 필요한 카드를 찾을 수 있습니다. 심지어 크롬에서 칸반 보드를 Excel로 내보낼 수도 있습니다.
이번 주에는 어떻게 칸반을 활용해 보시겠어요?
위에서 소개한 기능이 풍부한 크롬 확장 프로그램(및 앱)들은 칸반 개념을 익히고 업무 흐름에 녹여내기에 딱 좋은 도구들입니다.
칸반을 업무 루틴에 도입할 계획을 세워 왔다면 지금 바로 사용해 보세요. 칸반을 최근에 처음 알게 된 분들에게도 훌륭한 시작점이 될 것입니다. 어떤 경우든 이 도구들은 칸반이 생산성을 얼마나 높일 수 있는지 직접 경험하게 해 줄 것입니다.
칸반 활용 팁이 더 필요하다면, 칸반으로 GTD(Getting Things Done)를 관리하는 방법도 확인해 보세요.