디지털 시대가 빠르게 진화하고 있지만, 여전히 실물 우편물은 중요한 소통 수단으로 자리 잡고 있습니다. 특히 비즈니스 환경에서는 더욱 그렇습니다. 다행히 구글 워크스페이스는 다양한 도구와 애드온을 통해 봉투 제작 과정을 효율적으로 간소화할 수 있습니다. 준비물은 프린터, 윈도우 또는 맥 PC, 그리고 크롬 같은 브라우저 혹은 iOS·안드로이드 앱뿐입니다.
지금부터 구글 문서로 봉투를 인쇄하는 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.
구글 문서로 봉투 인쇄하는 방법
구글 문서에는 봉투를 만들고 인쇄할 수 있는 여러 애드온이 있습니다. 이 가이드에서는 가장 널리 알려진 메일 머지(Mail Merge) 애드온을 기준으로 설명합니다.
참고: 메일 머지 무료 체험판에서는 최대 30행까지 총 20회 병합을 사용할 수 있습니다.
1단계: 새 문서 열기
구글 문서 웹 버전(또는 모바일 앱)에 접속한 뒤 '새 구글 문서'를 클릭하여 새 문서를 엽니다.
2단계: 메일 머지 실행 및 봉투 크기 선택
아직 메일 머지 애드온이 설치되어 있지 않다면 아래 단계를 따라 설치하세요. 이미 설치되어 있다면 5번 항목부터 진행하면 됩니다.
- 상단 도구 모음에서 확장 프로그램을 클릭한 후 애드온 > 애드온 받기를 선택합니다.
- 애드온 검색창에 "Mail Merge"를 입력하고 목록에서 메일 머지를 선택합니다.
- 메일 머지 앱 페이지에서 설치 버튼을 클릭합니다.
- 계속을 누른 뒤 계정을 확인하고 메일 머지에 필요한 권한을 부여합니다.
- 설치가 완료되면 확장 프로그램 > Mail Merge > Envelopes를 차례로 클릭합니다. 사이드바에서 메일 머지를 선택해 Envelopes로 들어가는 방법도 가능합니다.
- 팝업이 로드되면 드롭다운 메뉴에서 봉투 크기를 선택하거나 사용자 지정 페이지 크기를 직접 설정한 후 저장을 클릭합니다.
참고: 위 방법으로 봉투 템플릿이 만들어지지 않는다면 파일 > 페이지 설정으로 이동하여 용지 방향과 용지 크기를 먼저 지정한 후 다음 단계로 진행하세요.
3단계: 봉투 내용 편집하기
이제 수신인 주소와 발신인(반송) 주소 등 필요한 정보를 문서에 입력합니다. 일반 문서 작성과 동일하게 구글 문서의 편집 도구를 활용하면 됩니다.
팁: 사용자 지정 글꼴, 색상, 로고 등을 더하면 봉투를 브랜드에 맞게 개성 있게 꾸밀 수 있습니다.
4단계: 병합 필드 추가하기
메일링 리스트를 바탕으로 여러 개의 봉투를 한 번에 인쇄하려면 병합 필드를 활용하는 것이 좋습니다. 매번 주소를 일일이 입력하는 대신 구글 스프레드시트와 연동된 봉투 템플릿을 만들면 작업 시간이 크게 단축됩니다.
- 확장 프로그램 > Mail Merge > Start를 클릭합니다.
- Open Spreadsheet를 선택합니다.
- 연결할 구글 시트를 고릅니다. 드롭다운 목록에 보이지 않으면 'Google Drive'를 선택하고 검색창으로 문서를 찾으세요. 엑셀로 작성한 파일이라면 구글 시트로 간단히 변환할 수 있습니다.
- 병합 필드를 삽입할 위치에 커서를 놓고 Merge Field 드롭다운에서 원하는 필드(예: Recipient Name)를 선택한 뒤 Add를 클릭합니다.
- 필드 추가가 끝나면 Merge To 드롭다운에서 Letters를 선택하고 Merge를 클릭합니다.
- 생성될 봉투 수가 표시되면 숫자가 맞는지 확인한 후 Yes를 클릭합니다.
- 스프레드시트에 입력된 값에 따라 봉투들이 자동으로 생성됩니다.
5단계: 새 문서 열기 및 인쇄하기
작업이 완료되면 새로 생성된 봉투 문서를 열어 모든 봉투가 목록에 잘 정리되었는지, 서식은 올바른지 꼼꼼히 확인합니다.
문제가 없다면 다음과 같이 인쇄를 진행합니다.
- 파일 > 인쇄를 선택합니다.
- 추가 설정(More Settings)을 열어 용지 크기 등 각종 옵션이 올바른지 점검합니다.
- 인쇄 버튼을 클릭합니다.
우편 발송이 이렇게 쉬워졌습니다
이 가이드를 따라 하면 원하는 만큼 봉투를 손쉽게 제작하고 인쇄할 수 있습니다. 여기서는 구글 문서에서 가장 인기 있는 애드온 중 하나인 메일 머지를 사용했지만, 무료 체험 후 유료 요금이 부담스럽다면 다른 무료 대안 애드온을 활용하는 것도 좋은 방법입니다.