저는 항상 생산성 앱이 제 생산성을 높여준다고 믿었습니다. 시간을 절약해 줄 거라며 수많은 앱을 옮겨 다니다가, 이제는 변화가 필요하다고 판단했습니다. 그리고 진짜 생산성 향상은 생산성 앱들을 모두 삭제하고 새로 시작하기로 결심한 순간부터 시작되었습니다.
생산성의 착시를 만드는 앱들
모든 생산성 앱은 자신이 최고라고 주장합니다. 시간을 절약하고, 체계적으로 정리해 주고, 일상을 완전히 바꿔줄 것이라고 약속하죠. 하지만 실제로 이런 앱 대부분은 시간만 낭비하게 됩니다. 물론 스마트폰, 태블릿, PC에 수십 개의 생산성 앱이 흩어져 있을 수 있습니다. 하지만 과연 어떤 시간을 절약하고 있는 걸까요?
저의 경우, 무엇보다 '앱 관리자'처럼 느껴졌습니다. 매주 몇 시간씩 할 일을 입력하고, 앱을 연동하고, 여러 앱 사이를 오가며, 만족스럽게 설정을 커스터마이징하는 데 보냈습니다.
그 모든 시간은 그저 낭비된 시간이었습니다. 바로 '생산성의 착시'였죠. 실제로 아무것도 해내지 못한 채, 저는 앱을 업데이트하는 데만 시간을 쏟고 있었습니다.
솔직히 말하면, 실제 작업보다 어떤 작업에 어떤 앱을 사용할지 고민하고, 앱들이 서로 잘 연동되도록 시스템을 설계하고, 템플릿을 수정하고, 색상 코드를 바꾸고, 아이콘을 고르는 데 더 많은 시간을 소모했습니다.
생산성 앱이 당신을 생산적으로 만들어주지 않는 이유
생산성 앱 자체만으로는 생산적인 사람이 될 수 없습니다. 제가 직접 시도해 봤으니 확실히 말할 수 있습니다. 새로운 앱에서 시스템을 구축하는 일은 기분 좋았습니다. 할 일을 완료할 때마다 게임화 요소와 연속 기록(streak)을 즐겼고, 템플릿과 중첩된 조직 구조를 설계하는 데서 성취감을 느꼈습니다.
하지만 앱을 하나 추가할 때마다 새로운 시스템을 배워야 했습니다. 완전히 새로운 설정을 커스터마이징해야 했죠. 더 심각한 문제는 기존 앱들과 어떻게 통합할지, 아니면 다른 앱을 대체할지 결정해야 한다는 점이었습니다.
자리에 앉아 모든 생산성 앱의 숨겨진 비용을 계산해 봤을 때, 저는 만족스럽지 않았습니다.
- 앱 사이를 끊임없이 오가느라 집중력이 계속 무너졌습니다
- 어떤 순간에 어떤 앱을 쓸지 결정하는 데 얻는 이익보다 더 많은 시간을 썼습니다
- 앱들이 도움이 되는 도구가 아니라 또 하나의 과업처럼 느껴졌습니다
- 모든 세부 조정이 발전처럼 느껴졌지만, 정작 아무런 진전도 없다는 걸 깨달았습니다
- 알림 하나하나가 해야 할 일에서 집중력을 빼앗아 갔습니다
혹시 지금 당신 이야기 같나요? 저는 스마트폰에만 생산성 앱 9개를 설치해 사용했고, PC 전용으로 몇 개 더 사용했습니다. 제 '생산성 시스템'은 어느새 시간을 빨아들이는 괴물이 되어 있었죠.
그래서 앱 과잉 상태에 빠지기 전에, 생산성 앱을 삭제하고 실제로 작동하는 시스템을 찾아야겠다고 결심했습니다.
내 생산성 앱 사용 시간 추적하기
먼저 몇 주 동안 생산성 앱에 얼마나 많은 시간을 소모하는지 기록해 보세요. 그리고 실제 업무에 쓰는 시간도 함께 기록하세요. TimeTagger나 Kimai 같은 시간 추적 도구가 큰 도움이 됩니다.
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앱에 몇 시간씩 소모하고 있다면, 그 앱들은 당신에게 도움이 되지 않고 있는 겁니다. 그 시간으로 얼마나 많은 일을 해낼 수 있을지 상상해 보세요.
시간을 추적하기 시작했을 때, 저는 매주 약 8~10시간을 데이터 입력, 화면 커스터마이징, 알림 확인에만 쓰고 있다는 걸 발견했습니다. 효율성을 높여준다는 도구 때문에 일주일에 하루치 근무 시간을 통째로 잃고 있었던 겁니다.
단 3개의 앱으로 완성한 생산성 시스템
조사 후 저는 3개 앱으로 구성된 생산성 시스템을 도입하기로 했습니다. 이게 가장 어려운 부분이었습니다. 폰, PC, 태블릿, 웹 등 모든 플랫폼에서 사용하는 앱을 단 3개로 좁혀야 했거든요.
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핵심 아이디어는 마찰을 줄이고, 앱 간 기능 중복을 없애고, 전체적인 앱 관리를 단순화하는 것입니다.
이 시스템에는 몇 가지 핵심 규칙이 있습니다.
- 각 앱은 단 하나의 목적만 담당하며, 다른 앱과 기능이 중복될 수 없습니다. 예를 들어 할 일 목록 앱이 두 개 필요하지 않습니다.
- 앱은 필요한 모든 플랫폼에서 동기화되어야 합니다
- 앱은 설정과 유지관리가 쉬워야 합니다
필요에 따라 3개의 앱 종류는 달라질 수 있습니다. 저는 다음과 같은 용도로 선택했습니다.
- 할 일 목록(태스크 관리)
- 캘린더
- 메모 및 참고 자료
대부분의 사람들에게 이 정도면 충분합니다. 업무와 개인 생활 전체를 딱 3개의 관리하기 쉬운 앱으로 묶을 수 있습니다.
이렇게 바꾼 후 저는 앱에 쓰는 시간이 주당 1시간 정도로 줄었습니다. 즉, 최소 주 7시간을 절약하게 된 것이죠.
필요 없는 생산성 앱 과감히 삭제하기
먼저 시스템에 맞지 않는 생산성 앱부터 삭제하세요. 저는 실제로 모든 앱 목록과 각 앱의 핵심 용도를 정리했고, 어떤 앱을 가장 자주 사용하는지도 추적했습니다. 자주 사용하지 않는 앱은 즉시 삭제했습니다.
그다음 비슷한 목적의 앱들을 서로 비교하면서 어떤 앱이 가장 사용하기 쉽고 제 요구에 잘 맞는지 살펴봤습니다. 정리가 끝났을 때 스마트폰에서 7개의 앱이 사라졌습니다. 메모 앱 중에는 마음에 드는 게 없어서 새로운 앱을 찾아야 했습니다.
제가 정말로 필요했던 단 3가지 생산성 앱
올인원 앱을 여러 개 시도해 봤지만, 역시 명확한 핵심 목적을 가진 3개 앱을 사용할 때 더 생산적이었습니다. 제 선택은 다음과 같습니다.
- Todoist – 매일, 매주 할 일을 설정하고 프로젝트별로 묶을 수 있습니다. 리마인더 기능도 포함되어 있고, 키보드 단축키도 금방 익혔습니다. 원한다면 리마인더 기능이 있는 다른 훌륭한 할 일 앱도 많습니다.
- Google 캘린더 – 안드로이드 폰에 기본 포함되어 있어 약속이나 일정을 쉽게 관리할 수 있습니다. 캘린더 앱이 워낙 많지만, 가장 익숙한 것을 유지했습니다. Google 캘린더용 생산성 확장 프로그램 중에도 훌륭한 것들이 많습니다.
- Notion – 원래는 템플릿을 너무 많이 만지작거리느라 삭제했던 앱입니다. 하지만 다시 사용해 보니 메모 용도로는 완벽하더군요. 연동 기능이 많긴 하지만, 링크된 데이터베이스를 설정한 후로는 메모 용도로만 사용하고 있습니다.
반드시 제가 선택한 앱을 사용할 필요는 없습니다. 이상적으로는 매주 앱과 시스템을 점검하면서 자신에게 도움이 되는지, 아니면 방해가 되는지 평가하세요. 저는 자신에게 맞는 시스템을 만드는 데 약 한 달이 걸렸습니다. 다만 '새로운 반짝이는 앱 증후군'에 빠지지 말고, 시간만 낭비하는 생산성 앱은 과감히 삭제하세요. 앱 관리에 쓸 뻔한 소중한 시간을 돌려받는 기쁨을 분명히 느끼실 겁니다.