소규모 사업체든 대기업이든, 팀원들과 함께 예정된 업무와 프로젝트 마감일을 효율적으로 관리하려면 생산성 도구가 필수입니다. 하지만 시중에는 수백 가지 업무 관리 앱이 쏟아지고 있고, 그중 상당수는 생각만큼 유용하지 않은 경우가 많습니다. 특히 팀 규모나 업종에 따라 그 편차는 더욱 커지죠. 이에 따라 저희는 팀 규모나 산업 분야와 무관하게 실질적인 기능을 제공하는 프로젝트 관리 도구 7가지를 엄선했습니다.
1. Asana
Asana는 어떤 규모의 팀이라도 손쉽게 협업할 수 있도록 설계된 유연성 높은 업무 관리 도구입니다. 현대적이고 직관적인 인터페이스 덕분에 팀원들은 마감일을 모니터링하고, 프로젝트 워크플로를 추적하며, 특정 프로젝트에 대해 소통하기가 매우 간편합니다. 세부 기능을 익히는 데 다소 시간이 걸릴 수 있지만, 많은 기업들이 Asana를 최고의 프로젝트 관리 솔루션 중 하나로 꼽습니다.
Asana의 주요 기능
Asana는 어떤 업종이든 규모에 구애받지 않고 활용할 수 있는 다재다능한 프로젝트 관리 도구입니다. 조직(회사) 내에 여러 개의 작업 공간(workspace)을 만들 수 있고, 각 작업 공간 안에는 원하는 만큼 프로젝트를 추가할 수 있습니다.
프로젝트를 개별 태스크로 세분화할 수 있고, 태스크 안에 하위 태스크(subtask)까지 추가해 업무를 관리하기 쉬운 단위로 나눌 수 있습니다. 또한 각 프로젝트와 태스크마다 상세 설명을 붙일 수 있으며, 프로젝트 전체 또는 개별 태스크 아래에 댓글과 링크, 첨부 파일 등의 커뮤니케이션 요소를 함께 남길 수 있습니다.
팀원들은 보드(board), 리스트(list), 타임라인(timeline), 캘린더(calendar) 등 네 가지 레이아웃으로 프로젝트 태스크를 확인할 수 있습니다. 큰 그림을 파악해야 하는 사람에게는 타임라인이, 업무 흐름을 순서대로 이해해야 하는 사람에게는 리스트가 적합하듯, 각자에게 가장 알맞은 방식으로 업무를 시각화할 수 있다는 점이 강점입니다.
Asana는 팀의 업무 자동화, 파일 공유 등을 지원하는 강력한 앱 연동 생태계도 갖추고 있습니다. 무려 200개 이상의 앱 연동을 제공해 사실상 사용하고 싶은 거의 모든 비즈니스 앱과 호환됩니다. 여기에 'Hacks'라 불리는 키보드 단축키 모음도 포함되어 있어 반복 작업을 빠르게 처리하고 업무 효율을 높일 수 있습니다.
Asana 요금제
Asana는 세 가지 등급의 요금제와 엔터프라이즈 플랜을 제공합니다. 무료 버전만으로도 최대 15명의 팀원을 추가하고 무제한 프로젝트와 태스크를 생성할 수 있습니다. 다만 타임라인, 자동화 규칙, 마일스톤, 일부 앱 연동 같은 고급 기능은 유료 플랜이 필요하며, 가격은 사용자당 월 10달러부터 시작합니다.
Asana는 웹 기반 도구로 이용할 수 있으며, macOS와 Windows용 데스크톱 앱, Android 및 iOS용 모바일 앱도 지원합니다.
2. Monday.com
Monday.com은 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 여러 프로젝트를 동시에 관리하고, 태스크별 소요 시간을 추적하며, 리포팅 기능으로 성과를 평가하는 데 탁월합니다. 또한 커뮤니케이션 기능이 앱에 기본 탑재되어 있어 팀원 간 협업도 손쉽게 이루어집니다.
Monday.com의 주요 기능
Monday의 단순하면서도 컬러풀한 인터페이스와 드래그 앤 드롭 방식 덕분에 누구나 쉽게 사용할 수 있습니다. 팀은 프로젝트, 프로세스, 태스크를 목록화하고 개별 팀원에게 업무를 배정할 수 있습니다. 타임라인을 만들거나, 각 팀원이 태스크에서 어디까지 진행했는지 정확히 추적하고, 캘린더 뷰로 마감일을 확인하는 것도 가능합니다.
인터페이스에는 다양한 템플릿과 레이아웃 옵션이 포함되어 있어 팀이 가장 적합한 뷰를 선택할 수 있습니다. 실제로 각 사용자는 자신이 담당하는 프로젝트마다 서로 다른 뷰를 설정할 수 있습니다. 또한 여러 개의 작업 공간을 만들고 그 안에 여러 보드를 운영할 수 있어, 여러 클라이언트를 관리하거나 한 회사 내 여러 팀을 감독하는 경우에 특히 유용합니다.
팀원 간 소통 기능도 뛰어납니다. 각 태스크 안에서 설명을 추가하고 파일을 공유하며 메시지를 주고받을 수 있고, 간단한 멘션(tag)으로 특정 팀원을 호출할 수도 있습니다. 특정 프로젝트나 태스크에 관한 모든 대화가 한곳에 모이므로, 프로젝트에 참여하는 모든 사람이 팀의 진행 상황을 놓치지 않고 파악할 수 있습니다.
연동 측면에서도 Monday.com은 Google Calendar, Slack, Dropbox, Jira, Typeform, GitHub 등 기업에서 많이 쓰이는 앱과 손쉽게 연결됩니다. Zapier를 활용하면 더 많은 도구와 통합해 업무 관리를 극대화할 수도 있습니다. 웹 브라우저 어디서든 접속 가능하며, Android와 iOS용 앱 다운로드도 지원합니다.
또한 (자동화 기능이 포함된 요금제를 구매한 경우) 일부 업무를 자동화할 수 있습니다. 코딩 없이도 Automation Center에서 시간, 상태 변경 등을 기준으로 자동화를 간단히 설정할 수 있습니다.
Monday.com 요금제
안타깝게도 Monday는 시중에서 가장 저렴한 프로젝트 관리 앱은 아닙니다. 무료 버전이 있긴 하지만 두 명의 사용자만 이용 가능하고 기본 기능만 제공합니다. 유료 플랜은 사용자당 월 8달러부터 시작하며, 필요한 기능에 따라 요금이 올라갑니다.
3. Trello
Trello는 간결한 칸반(Kanban) 보드 스타일의 프로젝트 관리 도구입니다. 팀은 보드를 만들고, 업무가 진행됨에 따라 태스크를 다양한 리스트 사이로 옮겨가며 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 단순한 구조 때문에 복잡한 프로젝트에는 부적합하지만, 간단한 워크플로나 칸반 방식을 선호하는 팀에게는 훌륭한 선택입니다.
Trello의 주요 기능
Trello는 '보드'라는 간단한 시스템으로 작동하며, 대부분의 사용자는 이를 통해 태스크 진행 상황을 추적하거나 업무 유형별로 할 일을 정리합니다. 작업 공간에 원하는 만큼 보드를 추가하고, 각 보드 안에 개별 태스크인 '카드(card)'를 생성하면 됩니다.
각 카드 안에는 상세 설명을 작성하고 시작일과 마감일을 지정하거나 파일을 첨부할 수 있습니다. 색상 코드 라벨을 달아 팀원들이 태스크 상태를 한눈에 파악하게 하거나, 댓글에서 팀원을 멘션해 업데이트를 전달하는 것도 가능합니다.
또한 자동화 기능을 추가하면 태스크가 시스템을 더 원활하게 통과하도록 만들 수 있습니다. 라벨이 추가되거나 특정 동작이 수행되면 태스크가 자동으로 다른 리스트로 이동하게 설정하거나, 특정 항목이 완료되면 카드를 자동으로 보관 처리할 수 있습니다. 특정 팀원이 추가하는 태스크나 이메일로 접수되는 태스크에 대한 규칙도 설정 가능합니다.
다만 이 목록의 더 복잡한 프로젝트 관리 도구들과 비교하면 Trello에는 몇 가지 한계가 있습니다. 예컨대 스윔레인(swimlane)이나 자신에게 배정된 태스크만 모아볼 수 있는 개인화 뷰를 제공하지 않습니다. 무료 버전은 앱 연동도 지원하지 않으며, 많은 확장 기능을 사용하려면 프리미엄 요금제 결제가 필요합니다.
Trello 요금제
무료 플랜 외에 Trello는 스탠다드, 프리미엄, 엔터프라이즈 세 가지 유료 등급을 제공합니다. 등급이 올라갈수록 더 많은 기능과 뷰 옵션, 추가 저장 공간 등이 제공됩니다. 유료 플랜은 선택한 등급에 따라 사용자당 월 5~17.5달러 수준입니다. 웹 브라우저, 데스크톱 애플리케이션, 모바일 앱 어디서든 이용할 수 있습니다.
4. Wrike
Wrike은 강력한 기능과 폭넓은 커스터마이징 옵션을 갖춘 프로젝트 관리 앱입니다. 사용자 친화성이 뛰어나 회사 규모나 업무 종류와 무관하게 이상적인 선택지가 될 수 있습니다.
Wrike의 주요 기능
Wrike는 위젯, 노트, 기타 리소스를 배치할 수 있는 다양한 커스터마이징 대시보드를 제공해 팀원 간 협업을 촉진합니다. 메인 대시보드를 통해 가급적 먼저 처리해야 할 태스크를 파악하고, 마감일이나 기타 우선순위 기준에 따라 업무 순서를 정할 수 있습니다.
메인 대시보드 외에도 작업 공간을 만들어 프로젝트와 개별 태스크를 저장할 수 있습니다. 각 작업 공간에서는 프로젝트를 만들거나 여러 프로젝트를 담은 폴더를 구성할 수 있습니다. 개별 태스크나 프로젝트 안에서 팀원들과 소통하고 파일을 첨부하며, 효과적인 협업에 필요한 세부 정보를 공유할 수도 있습니다.
Wrike의 많은 기능이 이 목록의 다른 도구들과 비슷하지만, 프로젝트와 태스크를 바라보는 다양한 뷰 옵션은 큰 차별점입니다. 하나의 프로젝트 안에서도 태스크를 리스트, 보드, 테이블, 간트 차트(Gantt chart) 등 여러 형식으로 볼 수 있습니다. 덕분에 각 팀원은 자신의 업무에 집중하거나, 자신의 태스크가 팀 내 다른 사람들의 업무와 어떻게 연결되는지 전체 그림을 파악할 수 있습니다.
Wrike 요금제
이 목록의 대부분 업무 관리 앱이 두세 개 정도의 요금제를 제공하는 것과 달리, Wrike는 총 다섯 가지 플랜 옵션을 제공하며 마케팅 팀과 전문 서비스 기업을 위한 맞춤형 옵션도 마련되어 있습니다. 무료 플랜은 사용자 수에 제한이 없지만 일부 기능이 제한됩니다. 상위 플랜부터는 사용자 단위 과금이 적용되며 약 사용자당 월 10달러부터 시작합니다.
5. Smartsheet
이름에서 짐작할 수 있듯, Smartsheet는 스프레드시트 스타일의 프로젝트 관리 앱으로 어떤 규모의 기업에서도 활용할 수 있습니다. 이 목록의 다른 도구들과 생김새는 많이 다르지만, 업무 관리 효율이 떨어진다는 의미는 결코 아닙니다.
Smartsheet의 주요 기능
Smartsheet는 Google Sheets나 Excel과 유사한 스프레드시트 소프트웨어이지만, 팀이 협업 방식으로 업무를 관리할 수 있게 돕는 추가 기능과 도구를 갖추고 있습니다. Trello나 Asana 같은 도구보다는 학습 곡선이 다소 높지만, 스프레드시트 기본기를 갖춘 사람이라면 금방 익힐 수 있습니다.
스프레드시트 형식 덕분에 고급 리포팅과 데이터 분석이 매우 용이합니다. 이런 리포트를 활용하면 프로젝트 내 문제점을 발견하고, 태스크 완료 추세를 평가하며, 필요한 조치를 취할 수 있습니다. 리포트는 실시간으로 업데이트되므로 언제나 최신 정보를 기준으로 업무를 진행할 수 있습니다.
자동화 옵션도 폭넓게 제공됩니다. 간단한 드래그 앤 드롭 방식으로 기본 로직, 조건 분기, 트리거 또는 이들을 조합한 자동화를 구축할 수 있습니다. 또한 70개 이상의 주요 업무용 도구와 연동되어 워크플로를 한층 더 효율적으로 만들어 줍니다.
다만 초보자가 Smartsheet의 세부 기능을 익히기란 쉽지 않아 모든 기업에 적합한 솔루션이라고 보기는 어렵습니다. 뷰 옵션 선택폭도 좁은 편이라, 다양한 화면 구성을 선호하는 팀에게는 다소 아쉬울 수 있습니다.
Smartsheet 요금제
설정의 복잡함에 더해, Smartsheet는 이 목록에서 가장 비싼 프로젝트 관리 솔루션 중 하나입니다. 무료 체험은 30일뿐이며, 이후 가격은 사용자당 월 7달러부터 시작합니다. 필요한 기능에 따라서는 월 25달러짜리 비즈니스 등급이 필요할 가능성이 높습니다. 저렴한 대안이 많은 시장에서는 이 점이 충분히 부담스럽게 느껴질 수 있습니다.
6. Hive
Hive는 스스로를 "사용자를 위해 사용자가 만든 최초의 프로젝트 관리 플랫폼"이라고 소개합니다. 실제로 이 회사는 포럼을 통해 피드백을 수집하고, 사용자층이 성장함에 따라 그 의견을 플랫폼 업데이트에 반영합니다. 다채로운 레이아웃과 방대한 기능 목록을 고려하면 Hive가 프로젝트 관리 도구로 입소문을 타는 이유를 충분히 납득할 수 있습니다.
Hive의 주요 기능
Hive는 사용자에게 필요한 모든 것을 한곳에 담은 올인원 프로젝트 관리 도구입니다. 폭넓은 태스크 관리 기능에 더해, 관리자와 리더가 팀의 성과를 실질적으로 측정할 수 있도록 돕는 훌륭한 분석 도구들도 갖추고 있습니다.
태스크 관리 측면에서 Hive는 프로젝트나 할 일 목록을 조회할 때 다양한 레이아웃을 선택할 수 있습니다. 간트 차트, 칸반 보드, 테이블, 포트폴리오, 캘린더 뷰는 물론이고, '팀 뷰(team view)'라는 독특한 옵션까지 제공해 관리자가 업무량이 팀원들에게 고르게 분배되었는지 확인할 수 있습니다.
그러나 Hive가 진가를 발휘하는 영역은 바로 분석 도구와 시간 관리입니다. 예컨대 Hive의 분석 기능으로 최대 세 개의 대시보드를 구축해 핵심 성과 지표(KPI)와 팀원 생산성을 추적할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 워크플로나 개별 팀원의 문제를 파악하고 즉각 조치를 취할 수 있습니다. 또한 타임시트로 각 태스크나 프로젝트에 소요된 시간을 측정해 미래 계획을 세우고 마감일을 확정하는 데 활용할 수도 있습니다.
이 목록의 다른 많은 프로젝트 관리 앱과 달리, Hive는 Slack이나 이메일 같은 기존 커뮤니케이션 도구를 연동해 앱 안에서 바로 사용할 수 있습니다. 물론 Hive 자체 메신저 플랫폼을 사용할 수도 있어 팀원 간 소통 역시 매우 원활합니다.
Hive 요금제
Hive는 평생 무료로 이용할 수 있는 'Hive Solo' 패키지를 제공하지만, 두 명의 사용자만 허용되므로 직원이 몇 명 이상인 사업체에서는 사실상 활용하기 어렵습니다. 그 외에 팀용 'Hive Teams' 패키지는 사용자당 월 12달러이며, 엔터프라이즈 플랜은 고객센터에 문의해 견적을 받아야 합니다.
7. Notion
프로젝트 관리와 노트 필기를 하나의 앱으로 해결하고 싶은 팀이라면 Notion이 좋은 선택이 될 수 있습니다. 웹 기반 업무 관리 애플리케이션으로 대부분의 도구와 조금 다른 방식으로 작동하지만, 생산성을 높이고 싶은 소규모 팀에게는 훌륭한 도구입니다.
Notion의 주요 기능
Notion은 단순한 디자인 안에 기본적이면서도 중요한 태스크 관리 기능을 제공합니다. 모든 것을 작업 공간(workspace) 단위로 정리하고, 그 안에 '페이지(page)'를 추가해 개별 프로젝트나 태스크를 관리합니다. 페이지는 태스크 관리 앱이라기보다 위키(wiki)에 가까운 느낌을 주는데, 이 덕분에 블록, 체크리스트, 파일 첨부 등을 자유롭게 삽입하며 업무 구조를 자유롭게 설계할 수 있습니다.
이렇게 만든 페이지를 태스크 목록에 추가하고, 취향에 따라 여러 방식으로 조회할 수 있습니다. 칸반 보드, 리스트 뷰, 캘린더 형식, 심지어 타임라인으로도 확인할 수 있습니다.
다만 Notion은 이 목록의 더 정교한 프로젝트 관리 도구들이 제공하는 간트 차트, 시간 추적, 앱 연동 같은 고급 기능은 부족합니다. 그래서 대기업에는 적합하지 않지만, 그만큼 가격대가 낮게 형성되어 있다는 장점이 있습니다.
Notion 요금제
Notion은 무료 옵션을 포함해 총 네 가지 요금제를 제공합니다. 엔터프라이즈 등급(견적 문의 필요)을 제외하면 나머지 등급은 모두 사용자당 월 10달러 미만으로 이용할 수 있습니다. 기본적인 업무 관리 앱으로 시작해 추후 확장해 가고 싶은 소규모 사업체에게 큰 장점이 됩니다.
어떤 프로젝트 관리 도구가 당신에게 맞을까?
위에서 소개한 업무 관리 앱들은 각자 고유한 장단점을 지니고 있습니다. 대부분의 팀에게 중요한 것은 어떤 기능이 필요한지, 어떤 레이아웃이 자신의 프로젝트에 가장 잘 맞는지 결정하는 일입니다. 다만 팀원 개개인이 생산성 향상을 위해 추가적인 도움이 필요하다면 Microsoft To-Do 같은 개인 생산성 앱을 병행하는 것도 좋은 방법입니다.
자주 묻는 질문
1. 프로젝트 관리 앱이란 무엇인가요?
프로젝트 관리 앱은 협업 팀이 업무를 조직하고 계획하며 완수하도록 돕는 전용 소프트웨어입니다. 특히 더 큰 프로젝트의 일부인 태스크들을 관리하는 데 유용합니다.
2. 칸반 보드란 무엇인가요?
칸반 보드는 진행 중인 업무를 시각화해 효율을 극대화하는 프로젝트 관리자의 인기 도구입니다. 개별 태스크를 카드에 담고, 태스크가 완료되기까지 필요한 단계를 거치며 카드가 이동하는 방식입니다. 가장 인기 있는 프로젝트 관리 도구 상당수가 이 시스템을 채택하고 있습니다.
3. 간트 차트란 무엇인가요?
간트 차트는 프로젝트의 모든 요소를 타임라인 형태로 정리한 정교한 표입니다. 업무가 겹치는 구간, 의존 관계, 잠재적 문제를 지연이 발생하기 전에 미리 파악할 수 있게 해 줍니다.