이미 Todoist로 일상을 관리하고 있다면, 이 도구를 더욱 강력하게 활용할 방법이 궁금해질 것입니다. 그 답은 바로 Todoist 필터입니다. 필터를 활용하면 방대한 할 일 목록을 체계적으로 정리하고 원하는 작업을 즉시 찾아낼 수 있습니다. 특히 해야 할 일이 너무 많아 어디서부터 시작해야 할지 모르겠을 때 필터는 진가를 발휘합니다. 기본으로 제공되는 필터를 사용하거나 직접 만들 수도 있으니, 지금부터 자세히 알아보겠습니다.
Todoist 필터란 무엇인가?
Todoist에는 이미 작업을 빠르게 찾을 수 있는 검색창이 있습니다. 하지만 필터는 한 단계 더 나아가, 자주 사용하는 검색 조건을 맞춤형으로 저장해 두고 클릭 한 번으로 불러올 수 있게 해줍니다. 예를 들어 '오늘 안에 답변해야 하는 전화나 이메일' 같은 조건의 필터를 만들면, 태그와 마감일로 걸러낸 해당 작업만 한눈에 확인할 수 있습니다.
할 일 목록에 수백 개의 항목이 쌓여 있다면 단순히 스크롤하며 찾는 것만으로는 부족합니다. 태그와 우선순위로 꼼꼼하게 분류했더라도 필요한 작업을 찾느라 소중한 시간을 낭비하거나 중요한 일을 놓치기 쉽습니다.
필터의 실질적인 효과를 살펴보기 위해 한 가지 상황을 가정해 보겠습니다. 바쁜 직장인이 한 주 동안 처리해야 할 수백 개의 작업(이메일, 전화, 프로젝트, 퇴근길에 해야 할 일 등)을 목록으로 관리하고 있다고 합시다. 아침에 출근해서 Todoist를 열자마자 바로 일에 착수하고 싶다면 어떻게 해야 할까요?
먼저 최우선 순위 작업만 보여주는 필터를 만듭니다. 여기에 오늘 마감인 작업만 표시하도록 조건을 추가하고, 심지어 점심 전까지 마감해야 하는 작업만 걸러낼 수도 있습니다. 매일 아침 전날 밀린 이메일부터 처리하는 습관이 있다면, 이메일 작업만 표시되도록 필터를 한 번 더 다듬으면 됩니다. 그러면 길었던 목록이 순식간에 '당장 시작해야 할 몇 가지 작업'만 남게 됩니다.
퇴근할 때도 마찬가지입니다. '집' 라벨과 오늘 날짜로 필터링하면 집에서 할 일만 모아볼 수 있습니다. 자녀, 배우자, 친구, 봉사단체와 관련된 예정된 작업(예: 학교 방과 후 활동)을 확인하고 싶다면 담당자별로 필터링할 수도 있습니다.
기본 제공 Todoist 필터 활용하기
Todoist는 별도 설정 없이도 몇 가지 기본 필터를 제공합니다. 플랫폼에 따라 종류가 다를 수 있는데, 이 글에서는 무료 웹 버전을 기준으로 설명합니다.
기본으로 포함된 필터는 다음과 같습니다.
- Assigned to me(내게 할당됨) – 내게 할당된 작업만 표시
- Priority 1(우선순위 1) – 우선순위 1로 지정된 작업 표시
- No due date(마감일 없음) – 마감일이 없는 작업만 표시
- View all(전체 보기) – 모든 작업을 하나의 목록으로 표시
네 가지가 모두 보이지 않더라도 걱정하지 않아도 됩니다. 일부만 표시될 수 있습니다. 이 기본 필터들을 활용해 필터가 어떻게 작동하는지 익혀보세요. 필터 옆의 연필 아이콘(편집)을 클릭하면 내부에 사용된 쿼리 구문을 확인할 수 있어, 나중에 직접 필터를 만들 때 큰 도움이 됩니다.
기본 필터 중에서는 Priority 1과 Assigned to me가 가장 실용적입니다. 급하게 처리해야 할 작업을 빠르게 파악할 수 있기 때문입니다.
나만의 필터 만들기
사실 기본 필터는 매우 기초적인 수준이라 큰 도움이 되지 않을 수 있습니다. 그럴 때는 직접 필터를 만드는 것이 좋습니다.
효과적인 필터를 만들려면 작업을 등록할 때 라벨, 날짜, 우선순위를 성실하게 입력하는 것이 중요합니다. 그렇지 않으면 해당 기준으로 필터를 구성하기 어렵습니다. 라벨은 작업을 생성하거나 편집할 때 추가할 수도 있고, 'Filters & Labels(필터 및 라벨)' 메뉴에서 따로 관리할 수도 있습니다.
- 왼쪽 패널에서 'Filters & Labels'를 선택합니다. Android에서는 화면 하단에서 메뉴를 위로 드래그한 뒤 'Filters'를 선택하고, iOS에서는 '<' 버튼을 눌러 메뉴를 연 후 'Filters & Labels'를 선택합니다.
- 'Filters' 옆의 '+' 버튼을 눌러 새 필터를 추가합니다. (여기서는 기한이 지난 미완료 작업을 보여주는 필터를 만들어 보겠습니다. 놓치기 쉬운 작업을 다시 끌어올리는 데 유용하며, 작업에 마감일이 설정되어 있어야 작동합니다.)
- 필터 이름을 입력합니다. 나중에 용도를 쉽게 기억할 수 있도록 설명이 잘 담긴 이름을 붙이세요.
- 필터 쿼리를 입력합니다. 이 예제에서는 'overdue'(또는 'od.')라는 단어 하나면 충분합니다. 특정 프로젝트의 지연 작업만 보고 싶다면 라벨 같은 추가 조건을 덧붙일 수도 있습니다. 이후 필터 색상을 지정하고(선택 사항), 즐겨찾기에 추가할지 결정합니다. 색상 구분은 개인적으로 정리력을 높이는 데 효과적입니다. 즐겨찾기는 나중에 설정해도 됩니다.
- 'Add'를 클릭하면 필터 생성이 완료됩니다.
이제 필터 이름을 클릭하면 기한이 지난 작업 목록이 바로 나타납니다.
기본적인 필터를 만들 때 기억해야 할 문법 규칙은 다음과 같습니다.
- 라벨 기준 검색 시 라벨 이름 앞에 반드시 '@'를 붙입니다. 예: '@work'
- 프로젝트 또는 섹션 기준 검색 시 이름 앞에 '#'를 붙입니다. 예: '#Inbox'
- 상위 섹션과 그 하위 섹션을 모두 포함하려면 '##'를 붙입니다.
- 특정 하위 섹션을 제외하려면 섹션 이름 앞에 '!'를 붙입니다. 예: '##Inbox & !#Followups' (Inbox의 모든 섹션을 포함하되 Followups 하위 섹션은 제외)
- 여러 프로젝트에 걸쳐 같은 이름의 섹션을 검색하려면 이름 앞에 '/'를 붙입니다. 예: '/Emails' (여러 상위 섹션에 속한 Emails 하위 섹션을 모두 검색)
바로 쓸모 있는 필터 예시가 궁금하다면 아래 '가장 유용한 필터' 섹션으로 건너뛰셔도 좋습니다. 더 깊이 알고 싶다면 고급 필터 작성법을 계속 읽어보세요.
고급 Todoist 필터 만들기
기본 필터는 생각보다 간단합니다. 라벨, 섹션, 날짜 또는 특정 단어(overdue, recurring, no date, no label 등)만 입력하면 되니까요. 하지만 하나의 조건에 국한될 필요는 없습니다. 앞서 하위 섹션을 제외하는 방법을 살펴봤듯이, 여러 조건을 조합할 수 있습니다.
고급 필터를 만들기 전에 알아두어야 할 점이 있습니다. 일부 필터 유형은 프리미엄 사용자 전용이며, 무료 사용자는 한 번에 최대 3개의 필터만 만들 수 있습니다.
여러 조건을 조합하려면 다음 연산자를 활용하세요.
- '&' (AND) – 두 조건을 모두 충족하는 작업만 표시합니다. 예: 'Today & overdue', 'Today & #Inbox'
- '|' (OR) – 두 조건 중 하나라도 충족하는 작업을 표시합니다. 예: 'Today | Priority 1', '@work | @article'
- '!' (제외) – 특정 요소를 결과에서 제외합니다. 예: '#Inbox & !@article' (Inbox에서 article 라벨이 없는 작업 검색)
- 쉼표로 여러 필터 결합 – 더 복잡한 필터가 필요하다면 여러 필터를 쉼표로 구분해 하나로 묶을 수 있습니다. 예: 'p1 & tomorrow, p2 & overdue' (내일 마감인 우선순위 1 작업 + 기한이 지난 우선순위 2 작업)
- '*' (와일드카드) – 와일드카드로 검색 범위를 넓힐 수 있습니다. 예: 'assigned to: * crowder' (성이 Crowder인 모든 사람에게 할당된 작업 검색)
괄호를 사용해 조건을 묶을 수도 있습니다. 예를 들어 '(tomorrow | overdue) & #Inbox'는 내일 마감이거나 기한이 지났으면서 Inbox 섹션에 있는 작업을 표시합니다.
생산성 앱에서 검색 필터를 잘 다루는 것을 좋아한다면, Excel과 Google Sheets에서 VLOOKUP을 마스터하는 방법도 함께 익혀보세요.
가장 유용한 필터 쿼리
시작이 막막하다면 Todoist에서 제공하는 AI 필터 쿼리 생성기를 활용해 보세요. 완벽하지는 않지만 좋은 출발점이 되어 줄 것입니다.
직접 필터를 만들 때 참고할 만한 유용한 쿼리들은 다음과 같습니다.
- Assigned by: 이름 – 특정 인물이 할당한 작업을 찾습니다. 본인을 지정할 때는 'me'를 사용할 수 있습니다.
- Assigned to: 이름 – 특정 인물에게 할당된 작업을 찾습니다. 내 작업만 모아볼 때 특히 유용합니다. 단, Todoist에 등록된 이름을 그대로 사용해야 합니다. 예를 들어 실명이 Robert Jones라도 Todoist에 Bob Jones로 등록되어 있다면 'Bob Jones'로 검색해야 합니다.
- (today | overdue) & #프로젝트명 – '#프로젝트명'을 원하는 프로젝트/섹션으로 바꿔 사용합니다. 매일 아침 오늘 마감 작업과 어제 밀린 작업을 확인하는 데 적합합니다.
- due before: 날짜 / due after: 날짜 – 특정 날짜 이전 또는 이후에 마감되는 작업을 확인합니다. 'due before: February 10'처럼 날짜를, 'due after: 4 PM'처럼 시간을 사용할 수도 있습니다.
- recurring – 모든 반복 작업을 표시합니다. 라벨이나 프로젝트 조건을 추가하면 더 정밀하게 걸러낼 수 있습니다.
- no date, no time, !assigned – 날짜, 시간, 담당자가 지정되지 않은 작업을 찾는 데 유용합니다. 작업을 위임하고 일정을 조율하는 경우 자주 사용하게 될 세 가지 쿼리입니다.
- p1, p2, p3, p4 – 우선순위 라벨 기준으로 필터링합니다. 'no priority'를 사용하면 우선순위가 지정되지 않은 작업을 볼 수 있습니다.
- created, created before, created after – 특정 날짜나 기간에 생성된 작업을 찾습니다. 예: 'created after: -14 days' (최근 2주 내 생성된 작업), 'created before: December 1 2021' (2021년 12월 1일 이전 생성 작업)
- search – 간단한 키워드 검색이 필요할 때 'search: 키워드' 형식으로 사용합니다. 다른 조건과 결합하면 특정 섹션이나 라벨 범위로 검색을 좁힐 수 있습니다.
Todoist 필터 아이디어 얻는 방법
Todoist 필터의 달인이 되고 싶으신가요? 필요한 것은 영감뿐입니다. Doist 공식 블로그에는 빠르게 정리 습관을 잡는 데 도움이 되는 24가지 훌륭한 필터 예시가 소개되어 있으며, 복잡한 필터 구문의 활용 사례로도 좋습니다.
하지만 고급 필터 제작에 도움을 받거나 아이디어를 얻기에 가장 좋은 곳은 r/todoist 서브레딧입니다. 4만 명이 넘는 활발한 커뮤니티 멤버들이 자신들의 필터, 팁, 노하우를 기꺼이 공유합니다. 필터 아이디어를 모으는 전용 스레드도 있으니 참고해 보세요.
자주 묻는 질문
1. 자주 쓰는 필터에 더 빠르게 접근하려면 어떻게 해야 하나요?
필터가 몇 개 안 된다면 'Filters & Labels' 메뉴를 열어 찾는 것도 어렵지 않습니다. 하지만 필터가 수십 개에 달한다면 원하는 것을 찾는 데 시간이 걸릴 수 있습니다.
이럴 때는 필터 이름 옆의 하트 아이콘을 클릭해 즐겨찾기에 추가하세요. 즐겨찾기 목록은 사이드바나 앱 메뉴 상단에 바로 나타나므로 클릭 한 번으로 접근할 수 있습니다.
또는 필터 이름(또는 이름의 일부)을 알고 있다면 검색창에 입력한 뒤 해당 필터 결과를 클릭하는 방법도 있습니다.
2. 완료된 작업도 필터링할 수 있나요?
현재 Todoist 필터는 완료된 작업에는 적용되지 않습니다. 완료된 작업을 보려면 해당 프로젝트를 연 뒤 프로젝트 옆의 점 세 개 메뉴 아이콘을 클릭하고 'Show completed tasks(완료된 작업 표시)'를 선택하세요.
3. 모든 검색마다 필터를 만들어야 하나요?
아닙니다. 검색창에 필터 조건을 직접 입력해도 됩니다. 필터는 주로 반복적으로 수행하는 검색, 특히 복잡한 검색을 위해 설계된 기능입니다. 매번 조건을 타이핑하는 대신 필터 이름만 클릭하면 되는 것이죠. 가끔씩만 사용하는 검색이라면 굳이 필터로 저장하지 않아도 됩니다.
4. 필터를 체계적으로 관리하려면 어떻게 해야 하나요?
필터는 어느새 많아져 관리가 어려워질 수 있습니다. 다음 방법으로 정리해 보세요.
- 가장 자주 사용하는 필터는 즐겨찾기에 추가합니다.
- 유사한 필터끼리 색상 코드로 그룹화합니다.
- 필터 및 라벨 목록에서 드래그 앤 드롭으로 원하는 순서대로 배치합니다.
- 더 이상 사용하지 않는 필터는 삭제합니다. 필터가 적을수록 원하는 것을 빠르게 찾을 수 있습니다.