마이크로소프트는 자사의 Planner(플래너) 애플리케이션을 "팀워크를 체계적으로 정리하는 간단하고 시각적인 방법"이라고 소개합니다. 이 프로젝트 관리 도구를 활용하면 프로젝트 계획을 세우고, 카테고리별로 업무를 생성·할당하며, 계획 데이터와 통계를 한눈에 확인할 수 있습니다.
개인용이든 회사에서 제공하는 기업용이든, Office 365 구독만 있다면 누구나 Microsoft Planner를 무료로 사용할 수 있다는 점도 큰 장점입니다.
Microsoft Planner 시작하기
Microsoft Planner에 접속하는 방법은 여러 가지입니다. 가장 먼저 Office 365 계정으로 로그인해야 하며, 아래와 같은 다양한 진입점을 통해 로그인할 수 있습니다.
- office.com
- admin.microsoft.com
- outlook.com
이미 다른 Microsoft Office 서비스에 로그인한 상태라면, 화면 왼쪽 상단의 앱 실행 프로그램(app launcher) 아이콘을 클릭한 후 목록에서 Planner를 선택하면 됩니다. 목록에 Planner가 보이지 않으면 모든 앱(All apps)을 선택해 전체 앱 목록에서 찾아보세요.
또는 tasks.office.com에 직접 접속하여 Microsoft Planner에 바로 로그인할 수도 있습니다.
로그인에 성공하면 가장 먼저 Planner 허브 화면이 나타납니다. 여기서 새 플랜을 시작하거나, 최근 플랜과 전체 플랜을 조회하거나, 나에게 할당된 업무를 확인할 수 있습니다.
왼쪽 메뉴 하단에는 Planner 모바일 앱 다운로드 링크가 있습니다. 해당 링크를 클릭하고 팝업 창에서 전송(Send) 버튼을 누르면 됩니다.
Microsoft Planner 모바일 앱은 안드로이드와 아이폰(iOS) 모두에서 이용할 수 있습니다.
Microsoft Planner로 플랜 만드는 방법
본인이나 팀원에게 업무를 할당하기 전에 반드시 먼저 플랜(plan)을 생성해야 합니다.
플랜 생성하기
왼쪽 패널에서 새 플랜(New plan)을 선택하고, 새 플랜 창에 요구되는 정보를 모두 입력합니다.
- 플랜 이름을 입력합니다.
- (선택 사항) 기존 Microsoft 그룹을 플랜에 초대할 예정이라면(예: Microsoft Teams를 통한 연동), 기존 Microsoft 365 그룹에 추가(Add to an existing Microsoft 365 group) 옵션을 선택하고 그룹을 지정하여 지금 바로 플랜을 그룹에 추가할 수 있습니다. 동일한 그룹에 여러 개의 플랜을 운영할 계획이라면 특히 유용한 기능입니다.
- 플랜을 공개(public)로 할지 비공개(private)로 할지 결정합니다. 공개로 설정하면 조직 내 모든 사람이 플랜을 볼 수 있고, 비공개로 설정하면 초대된 멤버만 볼 수 있습니다.
- (선택 사항) 그룹 설명(group description)을 작성합니다. 새 멤버가 플랜에 합류할 때 설명을 통해 플랜의 목적을 쉽게 파악할 수 있습니다.
- 플랜 만들기(Create plan) 버튼을 클릭합니다.
생성이 완료되면 방금 만든 플랜의 메인 대시보드, 즉 보드(Board) 화면이 열립니다.
대시보드는 Trello처럼 카드 기반으로 구성되어 있습니다. 본격적으로 업무를 추가하기 전에 먼저 팀원들을 플랜에 초대하세요.
플랜에 팀원 추가하기
플랜 대시보드에서 멤버(Members) 드롭다운 메뉴를 클릭하고, 추가할 사람의 이름을 입력하면 해당 인원이 멤버로 등록됩니다.
작업 추가 및 할당하기
플랜을 만들면 기본적으로 To do(할 일)라는 이름의 기본 작업 버킷(bucket)이 하나 제공됩니다.
- 작업 추가(Add task)를 클릭하면 이 버킷에 바로 작업을 추가할 수 있습니다.
- 새 버킷 추가(Add new bucket) 링크를 클릭하면 업무 분류용 버킷을 추가로 만들 수 있습니다. 버킷 이름을 입력한 후 Enter 키를 누르세요.
- 원하는 버킷 아래의 작업 추가(Add task) 링크를 클릭하고 작업 이름(task name)을 입력합니다.
- 마감일(due date)을 설정합니다.
- 다음으로 해당 작업을 담당할 사람을 지정합니다. 할당되기 전까지는 작업 카드에 미할당(Unassigned)으로 표시됩니다.
- 작업을 저장하려면 반드시 작업 추가(Add task) 버튼을 클릭해야 합니다.
- 저장된 작업은 선택한 버킷 아래에 카드 형태로 표시됩니다.
작업에 더 자세한 정보를 추가하려면 대시보드에서 해당 카드를 클릭하세요. 여기서 라벨을 추가하거나, 작업이 속한 버킷을 변경하고, 진행 상황·우선순위·시작일·마감일을 지정할 수 있습니다.
또한 메모, 체크리스트, 첨부 파일도 추가할 수 있으며, 모든 팀원이 작업에 댓글을 달아 소통할 수 있습니다.
프로젝트 진행 상황 관리하기
Microsoft Planner는 플랜 전체를 한눈에 파악할 수 있는 다양한 방법을 제공합니다.
차트(Charts)
차트(Charts) 탭에서는 플랜 내 모든 작업의 상태 요약, 버킷별 작업 수, 우선순위별(긴급·중요·보통·낮음) 작업 분포 차트, 플랜 멤버 목록, 그리고 각 멤버에게 할당된 작업 수를 확인할 수 있습니다.
일정(Schedule)
일정(Schedule) 탭에는 모든 작업이 캘린더 형식으로 표시되어, 어떤 작업의 마감일이 다가오는지 쉽게 파악할 수 있습니다.
기타 유용한 기능
일정(Schedule) 탭 오른쪽의 점 세 개(⋮) 메뉴를 클릭하면 Microsoft Planner의 숨겨진 다양한 기능들을 만날 수 있습니다.
- 대화(Conversation): Outlook으로 바로 이동하여 팀원들에게 이메일을 보낼 수 있습니다.
- 멤버(Members): 플랜의 그룹 멤버십 페이지로 이동하여 멤버를 추가하거나 삭제할 수 있습니다.
- 파일(Files): 그룹의 SharePoint 문서 라이브러리로 이동하여 플랜 관련 문서를 생성, 업로드, 삭제, 편집할 수 있습니다.
- Notebook(노트북): 해당 플랜 전용 Microsoft OneNote 노트북이 실행됩니다.
- Sites(사이트): 플랜을 위한 팀 SharePoint 사이트를 만들고 편집할 수 있는 페이지로 이동합니다.
그 외에도 플랜을 즐겨찾기에 추가하거나, Planner 내에서 플랜을 복제하거나, Excel로 내보내거나, 플랜 링크를 복사하거나, Outlook 캘린더에 플랜을 추가하는 등의 작업도 가능합니다.
그룹 소유자는 플랜 설정(Plan settings)을 통해 그룹의 이메일 설정을 구성하고, 작업이 할당되거나 완료될 때 그룹 구성원에게 이메일 알림을 보낼지 여부를 지정할 수 있습니다. 또한 이곳에서 플랜을 삭제(delete)할 수도 있습니다.
작업 완료 처리하기
작업이 완료되면 담당자가 보드(Board)의 해당 작업 카드에서 완료 처리를 표시할 수 있습니다.
완료로 표시된 작업은 완료된 항목 표시(Show completed) 드롭다운을 펼치면 언제든 다시 확인할 수 있습니다.
플랜 업데이트 알림 받기
플랜 멤버는 톱니바퀴(설정) 아이콘을 클릭한 후 알림(Notifications)을 선택하여 알림 환경설정을 지정함으로써 Planner 알림을 받을 시점을 직접 조절할 수 있습니다.
다른 업무 관리 및 협업 도구 살펴보기
때로는 Microsoft 생태계의 복잡함이 부담스럽게 느껴질 수 있습니다. Office 365 소프트웨어 패키지가 자신에게 맞지 않다고 판단했다면, 그 외에도 훌륭한 업무 관리 및 협업 도구들이 많이 있습니다.
어떤 도구를 선택하든, 잘 정리된 프로젝트 계획이 있다면 목표 달성에 한 걸음 더 가까워질 수 있습니다.