채팅 앱과 모바일 메신저가 발전하고 널리 사용되고 있지만, 여전히 우리는 매일 이메일을 주고받습니다. 이메일은 비즈니스에서 가장 일반적인 소통 수단일 뿐만 아니라, 대부분의 웹사이트가 회원가입 시 이메일 주소를 요구하기 때문에 일상적인 온라인 생활에서도 필수적인 부분입니다.
마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook)은 4억 명이 넘는 활성 사용자를 보유하고 있으며, 이들 중 상당수는 안드로이드와 iOS 기기에서 이메일을 확인합니다. 따라서 어떤 기기나 장소에서든 손쉽게 접근할 수 있도록 모바일 기기 및 다른 서비스와 아웃룩을 동기화하는 것이 중요합니다.
이메일 커뮤니케이션에서 가장 강력한 생산성 기능 중 하나가 바로 연락처 목록입니다. 연락처는 개인적·업무적 소통의 핵심 역할을 합니다.
아웃룩을 꾸준히 사용해 왔지만 모바일 기기나 다른 이메일 서비스와 연락처를 동기화하는 방법을 잘 모르겠다면 걱정하지 마세요. 이 글에서 몇 가지 유용한 방법을 단계별로 소개합니다.
아웃룩 연락처 동기화 방법
이 가이드의 단계는 운영체제와 기기에 따라 다소 차이가 있을 수 있습니다. 동기화 설정을 진행하기 전에 아웃룩 앱에 연락처 접근 권한이 허용되어 있는지 먼저 확인하세요.
안드로이드에서 아웃룩 연락처 동기화하기
안드로이드 기기와 아웃룩 연락처를 동기화하려면 이메일 제공업체가 Microsoft Exchange ActiveSync를 지원해야 합니다. 다행히 지메일(Gmail)을 포함한 대부분의 주요 업체가 이를 지원합니다.
- 안드로이드 기기에서 설정을 열고 앱(또는 응용프로그램)을 탭합니다.
- Outlook을 선택합니다.
- 앱 설정에서 권한을 탭합니다.
- 연락처 스위치를 켭니다(비활성화되어 있는 경우).
- 아웃룩 앱을 열고 설정으로 이동합니다.
- 계정을 탭한 후 연락처 동기화(Sync Contacts)를 누릅니다.
지메일과 아웃룩 연락처 동기화하기
지메일은 월간 활성 사용자가 15억 명이 넘는 인기 이메일 서비스입니다. Microsoft Exchange ActiveSync를 사용하기 때문에 아웃룩 연락처를 손쉽게 동기화할 수 있습니다.
- 지메일 앱이 기기에 없다면 다운로드하고, 이미 있다면 최신 버전으로 업데이트합니다.
- 지메일에 아웃룩 계정을 등록합니다. 유효한 아웃룩 계정이 필요하므로, 없다면 새로 만들어 PC에서 로그인하여 동기화가 정상적으로 작동하는지 확인하세요.
- PC에서 사용하는 것과 동일한 자격 증명으로 지메일 앱에서 아웃룩 계정에 로그인합니다. 지메일을 열고 왼쪽 상단의 메뉴(가로줄 세 개)를 탭합니다.
- 설정을 탭합니다.
- 계정 추가를 탭합니다.
- 다음 화면에서 지메일 앱이 지원하는 이메일 서비스 목록이 표시됩니다. Exchange 및 Office 365를 선택합니다.
참고: 'Outlook, Hotmail, Live' 옵션은 선택하지 마세요. 이 서비스들은 IMAP과 POP 프로토콜을 사용하는데, 이 프로토콜은 이메일만 동기화할 뿐 연락처나 캘린더는 동기화할 수 없습니다.
- 다음 화면에서 이메일 주소와 비밀번호를 입력합니다.
- 안드로이드 기기에서 서버 설정 검증이 시작됩니다. 원격 보안 관리 권한을 요청하는 팝업이 나타나면 확인을 누르고 다음 화면에서 로그인을 완료합니다.
참고: 지메일이 연락처와 캘린더에 접근할 수 있도록 권한을 허용했는지 확인하세요. 설정 > 앱 > 권한으로 이동하여 연락처 스위치를 초록색으로 켜면 됩니다.
아이폰에서 아웃룩 연락처 동기화하기
아이폰은 대체로 앱과 기기 간 연락처를 잘 동기화하고 업데이트합니다. 하지만 권한 설정이 잘못되었거나 버그 같은 소프트웨어 문제로 인해 아웃룩이 휴대폰과 동기화되지 않는 경우도 있습니다.
아이폰에서는 설정, iTunes, iCloud, 이메일, vCard 가져오기, Exchange 등 다양한 방법으로 아웃룩 연락처를 동기화할 수 있습니다.
설정 앱 활용하기
- 설정을 열고 Outlook > 연락처를 탭합니다.
- 백그라운드 앱 새로 고침을 초록색으로 켭니다.
- 아웃룩 앱을 열고 설정 > 내 계정 > 연락처 동기화로 이동합니다.
iTunes 활용하기
iTunes는 음악 재생 도구일 뿐만 아니라 아이폰 데이터를 관리하고 저장할 수도 있어, 여러 기기에서 아웃룩 연락처를 쉽게 업데이트하고 전송할 수 있습니다.
iTunes로 아웃룩 연락처를 동기화하기 전에 iCloud가 비활성화되어 있는지 반드시 확인하세요.
- 아이폰을 PC에 연결하고 iTunes를 실행합니다.
- 아이폰 아이콘을 클릭하고 설정 > 정보(Info)로 이동합니다.
- 연락처 동기화(Sync Contacts with) 체크박스를 선택하고 목록에서 Outlook을 고릅니다.
- 적용(Apply)을 클릭하여 설정을 완료합니다.
iCloud 활용하기
iCloud로 아웃룩 연락처를 아이폰에 동기화하기 전에, Windows용 iCloud 제어판이 PC에 설치되어 있는지 확인하세요.
참고: iCloud는 연락처만 따로 클라우드에 동기화할 수 없습니다. 캘린더, 메일, 연락처를 모두 함께 iCloud 저장소에 올려도 괜찮다면 아래 단계를 따르세요.
- PC에서 iCloud를 실행하고 ID와 비밀번호로 로그인합니다.
- 메일, 연락처, 캘린더 및 할 일 체크박스를 선택합니다.
- 적용(Apply)을 클릭합니다.
이메일을 통한 전송
이메일을 이용해서도 아웃룩 연락처를 아이폰으로 옮길 수 있습니다. 다만 과정이 다소 번거로울 수 있습니다.
- 아웃룩 데스크톱 앱을 실행합니다.
- 파일 > 열기 > 가져오기를 클릭합니다.
- 가져오기/내보내기 마법사에서 파일로 내보내기를 선택하고 다음을 클릭합니다.
- 쉼표로 구분된 값(Windows)을 선택하고 다음을 클릭합니다.
- 내보낼 연락처가 있는 폴더를 선택하고 다음을 클릭합니다.
- CSV 파일 이름을 지정하고 저장한 후 다음 > 마침을 클릭합니다.
- 새 이메일을 작성하고 아웃룩이 생성한 CSV 파일을 첨부하여 아이폰에 연결된 이메일 주소로 보냅니다.
- 아이폰에서 해당 이메일을 열고 첨부파일을 탭한 후, 모든 연락처 추가 옵션이 나타날 때까지 단계를 따릅니다.
참고: 모든 iOS 기기가 CSV 파일을 동일하게 처리하지는 않습니다. 일부 기기는 연락처로 추가하라는 안내 없이 파일 미리보기만 제공하기도 합니다.
vCard로 연락처 가져오기
이 방법은 아웃룩 연락처를 vCard(전자 명함) 형식으로 변환하여 아이폰과 동기화하는 방식입니다. vCard는 모든 아웃룩 버전에서 볼 수 있습니다. 단, vCard는 아웃룩 데스크톱 앱에서만 생성할 수 있습니다.
- 아웃룩을 열고 연락처를 클릭합니다.
- 동기화할 연락처를 선택한 후 파일 > 다른 이름으로 저장 > 파일 형식에서 vCard 파일을 선택합니다.
- vCard를 저장할 위치를 정하고 이름을 입력한 뒤 저장을 클릭합니다.
- iCloud.com에 로그인한 후 설정 > vCard 가져오기를 클릭합니다.
- 저장해 둔 vCard를 선택하고 가져오기를 클릭합니다.
iCloud가 연락처를 모든 연락처 폴더에 추가합니다. vCard 방식의 단점은 아웃룩에 새 연락처를 추가할 때마다 새 vCard를 만들고 가져와야 한다는 점입니다.
Exchange를 통한 동기화
이 방법은 아이폰이 사내 네트워크에 연결되어 있을 때만 사용할 수 있습니다. 회사에 Exchange 서버가 있다면 아웃룩 연락처를 서버와 동기화하고 아이폰에서 바로 확인할 수 있습니다.
- 아이폰에서 설정 > 메일, 연락처, 캘린더로 이동합니다(처음 설정하는 경우 Exchange를 선택).
- 계정 추가를 선택합니다.
- Exchange를 선택합니다.
- 이메일, 사용자 이름, 비밀번호를 입력하고 다음을 클릭합니다.
- 아이폰이 Exchange 서버에 접속하므로 서버 주소를 미리 알아두었다가 여기에 입력해야 합니다.
- 동기화할 항목 목록에서 연락처를 선택하면 설정이 완료됩니다.
아이패드에서 아웃룩 연락처 동기화하기
아이패드에서는 iTunes 또는 iCloud 두 가지 방법으로 아웃룩 연락처를 동기화할 수 있습니다. 컴퓨터에서 iCloud를 사용한다면 연락처를 iCloud로 복사한 뒤 아이패드에서 접근할 수 있습니다.
반대로 컴퓨터에서 iTunes를 사용한다면 iTunes를 통해 아이패드와 연락처를 동기화할 수 있습니다.
iTunes 활용하기
- 최신 버전의 iTunes가 설치되어 있는지 확인한 후 실행하고, 아이패드에서 사용하는 계정으로 로그인합니다.
- 아이패드를 컴퓨터에 연결하고 iTunes에서 해당 기기를 선택합니다.
- 정보(Info)를 클릭하고 메일, 캘린더, 연락처 동기화 옵션에서 연락처 동기화 > Outlook을 선택합니다.
- 여러 연락처 그룹이 있다면 그룹 선택을 클릭해 원하는 그룹을 지정하거나, 전체를 동기화한 후 동기화를 클릭합니다.
- 무선 동기화를 원한다면 요약(Summary) 탭에서 Wi-Fi를 통해 이 기기와 동기화를 클릭합니다.
이제부터는 아이패드가 켜져 있고 컴퓨터에서 iTunes가 실행 중이라면 자동으로 동기화됩니다.
iCloud 활용하기
이 방법을 사용하기 전에 컴퓨터에 Windows용 iCloud 제어판이 설치되어 있는지 확인하세요. 아이패드 계정으로 로그인한 후 동기화 옵션에서 Outlook과 연락처 동기화를 선택합니다.
- 아이패드에서 설정을 엽니다.
- 메일, 연락처, 캘린더를 선택합니다.
- iCloud를 클릭합니다.
- Apple ID로 로그인한 후 메일, 연락처, 캘린더를 선택하여 iCloud를 통해 아웃룩과 동기화합니다.
- 필요에 따라 나의 iPhone 찾기나 문서 및 데이터 같은 다른 iCloud 동기화 옵션도 선택할 수 있습니다.
Outlook.com 또는 Exchange와 동기화하기
- 아이패드에서 설정을 열고 메일, 연락처, 캘린더를 선택한 후 계정 추가를 탭합니다.
- 회사 서버와 동기화하려면 Microsoft Exchange를, Outlook.com 계정과 동기화하려면 Outlook.com을 선택합니다.
- 이메일, 사용자 이름, 비밀번호를 입력합니다(Exchange 서버 연결 시 도메인 이름 입력이 필요하지만 선택 사항입니다).
- 다음을 탭합니다.
- 아이패드가 Exchange 서버에 접속하면 도메인 이름을 입력하고 다음을 탭합니다.
- 동기화할 서비스(메일, 연락처 또는 캘린더)를 선택하면 완료됩니다.
iCloud와 아웃룩 연락처 동기화하기
컴퓨터에 아웃룩 프로필 데이터가 모두 담긴 PST 파일이 있다면, 연락처를 두 단계로 나눠 iCloud로 가져올 수 있습니다. 먼저 PST 연락처를 vCard로 변환한 다음, 해당 파일을 iCloud로 가져오는 방식입니다.
PST 파일을 vCard/VCF로 변환하기
SysTools vCard Export Tool 같은 변환 도구를 사용하면 .PST 파일을 vCard로 변환할 수 있습니다.
- 도구를 컴퓨터에 다운로드한 후 Add File을 클릭합니다.
- File과 Folder 옵션이 표시됩니다. 파일이 하나라면 File을, 폴더 안에 여러 파일이 있다면 Folder를 선택합니다.
- Browse를 클릭해 PST 파일을 선택한 후 Add를 클릭합니다. 도구가 PST 파일 전체 데이터를 미리 보여줍니다.
- 연락처를 선택하고 Export를 클릭합니다.
- Export Options에서 vCard를 클릭하고 저장 위치를 지정합니다.
- Export를 클릭하면 모든 연락처가 VCF 파일로 변환됩니다.
- 내보내기가 완료되었다는 알림이 표시됩니다. 해당 폴더로 이동해 VCF 파일을 확인하세요.
vCard를 iCloud로 가져오기
- iCloud 계정 자격 증명으로 로그인합니다.
- 연락처를 클릭하고 화면 하단의 톱니바퀴 아이콘으로 이동합니다.
- 아이콘을 클릭하고 vCard 가져오기(Import vCard)를 선택합니다.
- Browse를 클릭해 VCF 파일을 찾아 선택한 후 열기를 클릭합니다.
- vCard 파일에 담긴 모든 아웃룩 연락처가 iCloud로 동기화됩니다.