온라인 공동 작성(공저)은 여러분과 동료들이 같은 문서를 함께 작업할 수 있도록 지원하는 서비스입니다. 일반적으로 문서는 자동 저장되며, 다른 공동 작성자가 변경한 내용은 몇 초 안에 화면에 반영됩니다. 클라우드 기술을 활용하면 문서 작업이 훨씬 수월해집니다. Microsoft Office 2016부터 실시간 협업 기능이 도입되어 시장에서 큰 호응을 얻었고, Word 데스크톱 버전에 공동 작성이 처음 적용된 이후 지금은 실시간 공동 작업이 Microsoft Office의 핵심 축으로 자리 잡았습니다. 실제로 많은 사용자가 이메일로 문서를 주고받던 방식을 완전히 벗어나 온라인 공동 작성으로 전환했습니다.
엑셀에서 공동 작성 및 협업 시작하기
Excel을 활용한 팀 협업과 공동 작성을 시작하려면 아래 단계를 따르세요.
1] 최신 버전의 Windows와 Office 365 구독이 있는지 먼저 확인하세요. 사용 가능한 파일 형식은 .xlsm, .xlsx, .xlsb입니다. 다른 형식이라면 파일을 연 후 파일 > 다른 이름으로 저장 > 찾아보기 > 파일 형식에서 해당 형식으로 변경하면 됩니다.
구독이 없더라도 개인 OneDrive에 로그인하여 온라인에서 문서를 만들면 협업이 가능하지만, 이 경우 기능이 일부 제한됩니다.
2] SharePoint, OneDrive 또는 비즈니스용 OneDrive에 워크시트를 생성하거나 업로드합니다.
3] 파일을 업로드한 경우에는 파일 이름을 클릭하기만 하면 새 브라우저 탭에서 통합 문서가 열립니다.
4] Excel에서 편집 옵션을 클릭합니다. Excel 버전을 선택하라는 메시지가 나타나면 Excel 2016을 선택하세요.
5] 파일이 열렸는데 보호된 보기(Protected View) 상태라면 편집 사용을 클릭해야 파일을 수정할 수 있습니다.
6] 창 오른쪽 위의 공유(Share) 버튼을 클릭하고, 사람 초대 상자에 협업할 팀원들의 이메일 주소를 입력합니다. 각 이메일 주소는 세미콜론(;)으로 구분하고, 편집 가능을 선택한 뒤 공유 버튼을 누르면 됩니다.
7] 파일을 공유받은 사람들에게는 파일 링크와 열람 권한이 담긴 이메일이 발송됩니다. 공동 작성을 시작하려면 통합 문서 편집을 클릭한 후 Excel에서 편집을 선택하면 됩니다.
8] 파일을 열면 Excel 창 오른쪽 위에 초대한 협업자의 아바타나 프로필 사진이 표시됩니다. 프로필 이미지가 없으면 알파벳 G("게스트") 또는 이름 이니셜로 표시됩니다. 본인의 선택 영역은 녹색으로 강조되며, 다른 사람의 선택은 파란색, 빨간색, 노란색, 보라색 등 다양한 색상으로 구분됩니다.
아바타를 클릭하면 해당 사용자가 현재 작업 중인 스프레드시트 위치로 바로 이동할 수 있습니다. 깜빡이는 색상 커서로 그 사람의 위치를 쉽게 확인할 수 있습니다. 이처럼 스프레드시트에서 여러 명이 동시에 문서를 편집하면 프로젝트 진행 속도가 빨라지고 협업이 한결 편리해집니다.
공동 작성 중 자동 저장(Auto-save)
자동 저장은 공동 작성용 문서 또는 OneDrive에 저장된 모든 문서에서 기본적으로 활성화되는 기능입니다. 변경 사항을 몇 초, 때로는 1초 이내에 문서에 즉시 반영합니다.
다른 사용자의 선택 영역 확인
Microsoft Excel 또는 Excel Online을 사용하는 경우 상단 목록에서 다른 사용자를 확인할 수 있으며, 각 사용자의 선택 영역과 입력 내용이 서로 다른 색상으로 표시됩니다. 단, 구버전 MS Excel 사용자는 이 기능을 이용할 수 없습니다.
"새로 고침 권장" 및 "업로드 실패" 메시지
자동 저장 중 이러한 오류 메시지가 표시되고 변경 사항이 저장되지 않았다면, 먼저 인터넷 연결 상태를 확인한 후 링크를 다른 탭에 붙여넣고 Enter 키를 눌러보세요.
두 명의 사용자가 같은 부분을 수정하는 경우
두 사용자가 자동 저장 또는 저장 버튼을 통해 같은 내용을 수정하면 가장 마지막에 저장된 변경 사항이 유지됩니다. 이런 상황을 원활하게 처리할 수 있도록 Excel Online에서는 댓글 기능을 제공하며, 채팅창처럼 활용해 사용자 간 의견을 조율할 수 있습니다.
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