조직들이 문서를 클라우드로 전환하는 가장 중요한 이유 중 하나는 공유와 협업이 쉬워지기 때문입니다. 또한 시간과 종이 문서 작업을 줄여 업무를 한층 편리하게 만들어 줍니다. 하지만 문서를 체계적으로 정리하고 안전하게 보관하는 것은 별도의 과제가 됩니다. 바로 이럴 때 클라우드상의 모든 문서를 효율적으로 관리할 수 있는 문서 관리 소프트웨어가 필요합니다.
최고의 문서 관리 시스템은 무엇일까?
훌륭한 문서 관리 시스템 소프트웨어는 기업이 업무를 체계적으로 정리하는 데 큰 도움이 됩니다. 모든 유형의 파일을 한곳에서 관리하면 워크플로우가 개선되고, 장기적으로 조직 구성원 모두에게 이점을 제공합니다. PDF 리더 같은 문서 관리 시스템을 활용하면 다양한 형식의 파일을 손쉽게 열람할 수 있으며, 여러 플랫폼에서 온라인으로 간편하게 공유할 수도 있습니다. 전자 문서를 체계적으로 관리하고자 하는 모든 조직이라면 아래에 소개하는 문서 관리 소프트웨어를 적극 검토해 보시기 바랍니다.
1. Zoho WorkDrive
Zoho WorkDrive를 사용하면 어디서든 폴더에 접근할 수 있어 팀원들과 끊김 없이 연결된 상태를 유지할 수 있습니다. 모든 문서를 하나의 공간에 정리해 두면 다양한 플랫폼에서도 쉽게 찾아볼 수 있습니다. 특히 이 소프트웨어는 파일이 암호화된 모듈을 통해 전송되므로 데이터 보안이 뛰어나며, 이 점이 최고의 문서 관리 도구로 꼽히는 이유입니다.
또한 Zoho 스위트에는 문서 작성용 Zoho Writer, 슬라이드쇼 제작용 Zoho Show, 스프레드시트용 Zoho Sheet가 함께 포함되어 있어 사무 작업 전반을 손쉽게 처리할 수 있습니다. 프로젝트별로 별도의 폴더를 만들어 지정된 팀원만 접근하도록 설정할 수 있고, 변경 사항은 날짜와 함께 저장되어 팀원들이 최신 상태를 파악하기 좋습니다. 팀 단위별로 접근, 편집, 조회 권한을 다르게 부여할 수 있으며, 파일의 체크인·체크아웃 기록과 활동 내역도 확인 가능합니다.
2. FileHold
FileHold는 클라이언트-서버 기반의 문서 관리 시스템으로 손꼽히는 솔루션입니다. 마이크로소프트 오피스 제품군과 손쉽게 통합되어 협업 환경 구축이 매우 용이합니다. 무제한으로 문서를 공유할 수 있어 서류를 물리적으로 보관하는 데 드는 공간 부담도 덜 수 있습니다.
개인 PC는 물론 태블릿과 스마트폰에서도 사용할 수 있어 Sharepoint에 저장된 문서까지 손쉽게 열람할 수 있습니다. 고급 기능을 활용하면 언제든지 워크플로우 현황을 점검할 수 있습니다. 중앙화된 시스템이 문서의 여러 버전을 스마트한 구조로 관리해 주기 때문에 방대한 데이터 속에서도 원하는 문서를 빠르게 검색하고 불러올 수 있습니다. 메타 태그 기능으로 문서를 분류할 수 있고, 직관적인 인터페이스 덕분에 스캔 문서를 찾는 것 같은 작업도 어렵지 않습니다. 읽기 전용, 게시자, 정리 담당자, 캐비닛 관리자 등 역할별로 문서 수정 권한을 세분화해 부여할 수 있다는 점도 큰 장점입니다.
3. OpenKM
OpenKM은 기업을 위한 오픈소스 문서 관리 시스템입니다. 문서 기록을 체계적으로 생성하고 모든 구성원에게 권한을 부여하여 워크플로우를 개선하는 데 도움을 줍니다. 마이크로소프트 오피스 등 다양한 서드파티 애플리케이션과 통합되어 활용 범위가 넓으며, 웹 인터페이스를 통해 파일을 관리할 수 있어 모든 작업 내역을 명확하게 추적할 수 있습니다.
자동 분류 기능과 고급 미리보기 기능을 통해 일반 파일은 물론 AutoCAD나 DICOM처럼 전문적인 형식의 파일까지 미리 확인할 수 있습니다. 감사 추적(audit trail)을 위해 문서 변경 이력과 시간이 함께 기록되며, 버전 관리 기능을 통해 팀 매니저가 문서 관리 역할을 팀원별로 효율적으로 배정할 수 있습니다.
메타데이터를 활용해 동일한 유형의 문서를 묶어 비즈니스 자료를 깔끔하게 정리할 수도 있습니다. 안드로이드와 iOS 기기를 모두 지원해 스마트폰에서도 편리하게 사용할 수 있으며, Firefox, Safari, Chrome 등 주요 웹 브라우저에서도 이용 가능합니다.
4. SharePoint
SharePoint는 마이크로소프트가 제공하는 또 하나의 유용한 도구로, 문서 관리 시스템이 필요할 때 탁월한 선택이 될 수 있습니다. 웹 기반 플랫폼에서 Microsoft Office와 통합되어 있어 대중적인 대부분의 파일 형식을 지원합니다. 기업들은 이 도구를 활용해 클라우드 스토리지에 문서를 안전하게 보관합니다.
주로 중견 및 대기업에서 Office365, 비즈니스용 Skype, Microsoft Exchange와 함께 사용하며, 라이선스 기반으로 운영되어 기업에 콘텐츠 관리 플랫폼을 제공합니다. 사내 문서 공유 환경을 구축하려는 경우 훌륭한 선택지이며, 조직의 필요에 맞게 자유롭게 커스터마이징할 수 있다는 점도 매력적입니다. 구성원 누구나 쉽게 이해할 수 있는 기능을 추가해 워크플로우 효율을 높일 수 있습니다.
5. OnlyOffice
OnlyOffice(구 TeamLab)는 성공적인 문서 관리 시스템 소프트웨어 중 하나로, 기업 커뮤니케이션, 메일, 프로젝트 관리 기능까지 함께 제공합니다. OnlyOffice 파일을 플랫폼에서 손쉽게 공유할 수 있으며, 문서 모듈을 통해 문서를 체계적으로 관리할 수 있습니다. 텍스트 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 등 다양한 형식의 파일을 지원합니다.
또한 프로젝트 모듈을 통해 업무를 관리하고 작업 위임도 간편하게 처리할 수 있습니다. 시간 흐름과 단계별 진행 상황을 보여주는 차트를 통해 프로젝트 진척도를 한눈에 파악할 수 있습니다. 그 외에도 캘린더, CRM, Talk(채팅) 기능이 포함되어 있으며, 통합된 미디어 파일도 플랫폼에서 바로 재생할 수 있습니다.
마무리
문서 관리를 위한 최고의 소프트웨어를 꼽자면 OpenKM을 들 수 있습니다. 오픈소스 기반이기 때문에 각 기업의 필요에 맞게 자유롭게 변형하여 활용할 수 있습니다. 반면 다양한 기능과 사용자 친화적인 인터페이스를 갖춘 Zoho WorkDrive는 중소 규모 기업에 적합한 선택입니다.
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