조직에서 모든 문서를 클라우드로 전환한 가장 중요한 이유 중 하나는 공유 및 공동 작업에 액세스할 수 있기 때문입니다. 뿐만 아니라 서류 작업과 함께 시간도 단축되어 더욱 편리합니다. 그러나 이를 체계적이고 안전하게 유지하는 것은 처리해야 하는 또 다른 작업입니다. 이때 클라우드에서 모든 문서를 처리하는 데 도움이 되는 문서 관리 소프트웨어가 필요합니다.
최고의 문서 관리 시스템은 무엇입니까?
최고의 문서 관리 시스템 소프트웨어는 회사에서 작업을 정렬하는 데 사용할 수 있습니다. 모든 유형의 파일을 한 곳에서 관리하는 것은 장기적으로 모두에게 도움이 되는 워크플로우에 기여합니다. PDF 리더와 같은 문서 관리 시스템은 모든 종류의 파일을 읽을 수 있도록 도와줍니다. 다양한 플랫폼에서 온라인으로 쉽게 공유할 수 있습니다. 클라우드 기반 서비스에서 온라인으로 관리해야 하는 일종의 문서 시스템입니다. 전자 문서를 추적하려는 조직은 다음 문서 관리 소프트웨어 중 하나를 사용해야 합니다.
1. Zoho 워크드라이브-
Zoho Workdrive를 사용하면 어디에서나 연결 상태를 유지하고 폴더에 액세스할 수 있으므로 팀을 하나로 묶을 수 있습니다. 다양한 플랫폼에서 쉽게 액세스할 수 있는 장소에 모든 문서를 정리하십시오. 이 문서 관리 소프트웨어의 데이터는 안전하며 이것이 최고 중 하나입니다. 파일이 암호화된 모듈을 통해 전송되는 서비스를 이용하여 보안을 보장합니다. Zoho 제품군에는 Word 문서, 슬라이드쇼 및 스프레드시트를 위한 Zoho Writer, Zoho Show 및 Zoho Sheet가 포함되어 있습니다. 할당된 팀 구성원이 액세스할 수 있는 다른 폴더에 각 프로젝트를 구성합니다. 팀 구성원의 날짜와 함께 저장되는 변경 사항으로 업데이트를 유지하십시오. 서로 다른 팀 수준에서 액세스, 편집 또는 보기에 대해 서로 다른 권한을 부여합니다. 활동을 확인하고 체크인을 추적하고 파일을 체크아웃합니다.
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2. 파일 보류
FileHold는 클라이언트 서버 기반 문서 관리 시스템에서 쉽게 사용할 수 있는 최고의 프로그램 중 하나입니다. 다른 사람과 연결하는 데 도움이 되는 Microsoft 제품군과 쉽게 통합할 수 있습니다. 무제한으로 문서를 공유하고 서류 수집에 필요한 모든 공간을 절약하세요. 이 환경에서 모든 데이터를 수집하고 공유할 수 있습니다. Filehold는 개인용 컴퓨터, 태블릿 및 스마트폰에서 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 Sharepoint의 모든 문서에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 이 문서 관리 시스템의 고급 기능을 사용하면 언제든지 작업 흐름을 확인할 수 있습니다. 중앙 집중식 시스템은 이 소프트웨어의 스마트 구조와 보기 및 공유에 사용할 수 있는 다양한 버전의 문서를 유지합니다. 이 문서 소프트웨어 시스템의 데이터 더미에서 모든 문서를 빠르게 검색하고 검색하면 사용할 가능성이 높아집니다. 다른 문서는 메타 태깅에서 분리됩니다. 직관적인 인터페이스를 통해 사용자는 스캔한 문서를 찾는 등의 기능을 쉽게 사용할 수 있습니다. 문서를 변경하기 위해 읽기 전용, 게시자, 주최자 및 캐비닛 관리자와 같은 다양한 역할을 할당할 수 있습니다.
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3. OpenKM
OpenKM은 기업용 오픈 소스 문서 관리 시스템입니다. 워크플로를 개선하려면 모두에게 권한을 부여하여 문서 기록을 만드는 데 도움이 됩니다. 여기에는 Microsoft Office와 같은 여러 용도의 타사 응용 프로그램과의 통합이 포함됩니다. 파일을 관리하기 위한 웹 인터페이스로서 이 소프트웨어에서 모든 것을 적절하게 설명할 수 있습니다.
고급 미리보기를 통한 자동 카탈로그 작성은 광범위한 AutoCAD 및 DICOM 파일과 함께 다양한 파일 유형을 살펴보는 데 도움이 됩니다. 감사 재판 시간과 함께 기록 보관을 위해 문서의 변경 사항을 추적하십시오. 버전 제어는 팀 관리자가 문서 관리를 위해 특정 팀원에게 어떤 역할을 할당할지 결정하는 데 도움이 됩니다.
메타데이터를 선택하여 한 가지 유형의 문서 시리즈를 형성하여 비즈니스를 위해 체계적으로 유지합니다. Android 및 iOS 기기를 모두 지원하므로 스마트폰에서 쉽게 사용할 수 있습니다. Firefox, Safari, Chrome에서도 관리할 수 있습니다.
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4. 셰어포인트 –
Sharepoint는 문서 관리 시스템을 원할 때 큰 도움이 되는 Microsoft의 또 다른 유용한 도구입니다. 웹 기반 플랫폼을 통해 Microsoft Office와 통합되므로 가장 널리 사용되는 형식 중 하나이므로 대부분의 파일 형식이 지원됩니다. 이는 비즈니스 조직에서 클라우드 기반 스토리지를 통해 모든 문서를 안전하게 보관하는 데 사용됩니다.
주로 중간 규모 및 대규모 조직에서 Office365, 비즈니스용 Skype, Microsoft Exchange와 함께 사용하기 위해 사용합니다. 콘텐츠를 관리하는 회사에 플랫폼을 제공하는 라이선스 기반 배열입니다. 이 문서 관리 시스템 및 저장소는 사내 문서 공유 작업을 수행하려는 경우 선택할 수 있는 좋은 옵션입니다. 또 다른 장점은 요구 사항에 따라 사용하고 조직의 필요에 따라 사용자 지정할 수 있다는 것입니다. 모든 사람이 이해하기 쉽고 작업 흐름에 도움이 되는 기능을 추가하십시오.
5. 온리오피스
이전에 Teamlab으로 알려진 유일한 Office는 성공적인 문서 관리 시스템 소프트웨어 중 하나입니다. It also involves the corporate communication, mails and project management. It shares the OnlyOffice files easily over the platform and documents module involves the documents management. This has different kinds of files in text, spreadsheets, and presentations. Additionally, manage the projects over the projects module and make task delegation simple. Learn from the charts which show the progress of the projects over time with the different stages. Other features involve Calendar, CRM, Talk. The integrated media files can be played on the platform.
Wrapping Up:
One of the best software to be used for managing the documents is OpenKM. It can be used by the companies as their respective ways it can be moulded being open-source. With multiple features and user-friendly interface, Zoho Worksuite can be a good choice for a small to medium scale firm.
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