마이크로소프트의 클라우드 스토리지 서비스 OneDrive는 어디서든 파일에 접근할 수 있게 해주는 편리한 도구입니다. 그런데 많은 분들이 모르시는 사실이 하나 있는데요, 바로 마이크로소프트가 이름이 비슷하지만 성격이 전혀 다른 두 가지 버전의 OneDrive를 운영하고 있다는 점입니다.
일반 OneDrive를 사용할지, 아니면 별도의 비즈니스용 OneDrive(OneDrive for Business)를 사용할지는 클라우드에 어떤 파일을 저장할 것인지, 그리고 어떤 방식으로 접근해야 하는지에 따라 달라집니다. 이번 글에서는 두 서비스의 차이점과 각각 언제 사용해야 하는지 자세히 살펴보겠습니다.
OneDrive: 개인 사용자를 위한 클라우드
'OneDrive'는 개인 사용자를 위해 설계된 마이크로소프트의 소비자용 클라우드 서비스입니다. 개인 Outlook 계정에서 확인할 수 있으며, Microsoft 계정으로 Windows 10에 로그인하면 시스템에 자동으로 연동됩니다.
OneDrive는 혼자서 또는 친구, 가족과 함께 쌓아가는 파일, 사진, 음악 같은 개인 데이터를 저장하기 위한 공간입니다. 개인적인 용도로 클라우드 스토리지가 필요하다면 이 버전이면 충분합니다.
비즈니스용 OneDrive: 조직 협업을 위한 솔루션
반면 비즈니스용 OneDrive는 Office 365 비즈니스 플랜과 SharePoint 팀 사이트 사용자에게 제공되는 특수 버전입니다. 개인이 아닌 소속 조직에서 관리하며, 동료들과 협업할 수 있도록 업무 파일을 저장하는 데 초점이 맞춰져 있습니다.
기능 자체는 소비자용 OneDrive와 거의 동일하지만, 비즈니스 환경에 맞춰 조직 관리 및 관리자(administration) 기능이 추가로 확장되어 있다는 점이 큰 차이입니다.
컴퓨터로 파일을 내려받을 때 고려할 점
OneDrive 파일을 PC로 다운로드하려고 하면 상황이 조금 더 복잡해집니다. Windows 10에 기본 포함된 'OneDrive' 앱은 Microsoft 계정으로 로그인한 상태라면 이미 개인 클라우드의 파일을 동기화하고 있을 것입니다.
흥미로운 점은 이 기본 앱 하나로 비즈니스용 OneDrive 파일도 동기화할 수 있다는 것입니다. 설정 메뉴에서 회사 계정을 추가하고 직장 계정 정보로 로그인하면, 업무 파일 역시 오프라인 환경에서도 사용할 수 있게 됩니다.
전용 비즈니스용 OneDrive 클라이언트가 필요한 경우
기본 OneDrive 앱으로 비즈니스 계정을 동기화할 수 있음에도 불구하고, 마이크로소프트는 Office 365 설치 시 함께 설치되는 전용 비즈니스용 OneDrive 동기화 클라이언트를 별도로 제공합니다.
대부분의 사용 사례에서는 기본 앱만으로 충분하지만, 다음과 같은 경우에는 전용 클라이언트가 필요합니다.
- SharePoint 문서 라이브러리에 저장된 파일을 다운로드해야 할 때
- SharePoint Server에 보관된 파일에 접근해야 할 때
조직에서 이러한 SharePoint 기능을 활용하고 있다면, PC에서 해당 파일에 접근하려면 비즈니스용 OneDrive 클라이언트를 사용해야 합니다. 마이크로소프트는 현재 비즈니스용 OneDrive의 모든 기능을 Windows 10의 기본 OneDrive 앱으로 통합하는 작업을 진행 중이지만, 아직까지 문서 라이브러리 동기화는 구버전 비즈니스용 클라이언트에서만 지원됩니다.
알아두어야 할 비즈니스용 OneDrive의 제한 사항
비즈니스용 OneDrive 앱에는 몇 가지 중요한 제약이 있으니 미리 숙지해 두는 것이 좋습니다.
- 동기화 항목 수 제한: 소비자용 OneDrive 앱과 달리 최대 20,000개 항목까지만 동기화할 수 있습니다.
- 파일 크기 제한: 파일 하나당 최대 크기가 2GB로 제한됩니다.
따라서 대용량 파일을 자주 클라우드에 저장해야 하는 환경이라면, 데스크톱 앱 대신 웹 인터페이스를 활용해야 할 수도 있습니다.
결론: 나에게 맞는 OneDrive는?
마이크로소프트의 OneDrive 생태계는 겉보기만큼 단순하지 않습니다. 브랜딩 측면에서는 좀 더 명확한 정리가 필요해 보이지만, 마이크로소프트가 기본 OneDrive 앱에 SharePoint 동기화 기능을 추가한다면 향후 통합이 더욱 진전될 것으로 기대됩니다.
정리하자면, SharePoint에 의존하는 조직에 속해 있지 않다면 구버전 비즈니스용 클라이언트를 굳이 설치할 필요가 없으며, Windows 10에 내장된 OneDrive 앱이 대부분의 사용자에게 최선의 선택입니다. 각 앱별 사용 시나리오에 대한 더 자세한 내용은 마이크로소프트 Office 공식 지원 페이지에서 확인할 수 있습니다.