우리의 기술 솔루션이 강력한 디지털 솔루션에서 취약한 디지털 문제로 얼마나 빨리 발전하는지 보는 것은 재미있습니다. 예를 들어 이메일을 가져 가라. 이메일 계정이 있다는 것은 당신이 보낸 메시지를 잃어버리지 않는다는 것을 의미합니다, 그렇죠? 단점은 저장하는 이메일의 양이 늘어나면 실제로 메시지를 찾을 수 없고 기본적으로 모든 메일이 컴퓨터의 한 위치에 저장되므로 손실에 취약하다는 것입니다.
물론 컴퓨터가 백업될 수도 있지만(백업하지 않았다는 사실을 알게 된 경우 실제로 수행해야 함) 백업을 갖는 것과 이메일을 다시 이메일 프로그램으로 복원하는 것은 별개입니다.
손으로 하기
중요한 이메일을 백업하는 가장 빠르고 쉬운 방법은 물론 폴더로 끌어 USB 드라이브에 저장하는 것입니다. 대부분의 플랫폼에서 대부분의 이메일 프로그램은 첨부 파일이 포함된 느슨한 이메일을 엽니다. 그것은 모두 훌륭하지만 이메일 클라이언트의 장점은 이메일을 (이론적으로) 검색 가능한 데이터베이스에 보관한다는 것입니다. 폴더에 있는 느슨한 파일 모음은 데이터를 보호하지만 검색 가능한 리소스는 아닙니다.
계정 활성화, 제품 일련 번호, 구매 영수증 등에 관한 이메일을 좀 더 체계적으로 정리할 수 있지만 모든 것을 수동으로 업데이트해야 하는 것은 약간의 고통입니다.
프리웨어 솔루션
솔루션은 이메일 보관 서비스입니다. 많은 서비스를 찾을 수 있지만 대부분은 매우 기업적인 분위기입니다. 회사 소프트웨어의 무료 버전을 가정용으로 제공하는 인기 있는 MailStore 솔루션이 있습니다.
이것은 이메일을 안전하게 보호할 뿐만 아니라 액세스할 수 있는 훨씬 더 나은 솔루션입니다. 멀리 떨어진 디지털 위치에서 오프사이트로 이메일을 백업할 뿐만 아니라 클라이언트 소프트웨어에서 원래 위치로 이메일을 복원할 수 있습니다. 보낸 사람 및 날짜와 같은 관련 세부 정보에 대해 백업에서 이메일을 검색할 수도 있습니다.
일반 오프사이트 백업이 아닌 전용 이메일 보관 서비스를 사용하거나 수동으로 수행하는 것의 가장 큰 장점은 간단합니다. 이메일을 검색할 수 있을 뿐만 아니라 복원할 수 있다는 것입니다. 부수적인 이점으로, 이는 이메일을 외부 데이터베이스에 저장하면 이메일 마이그레이션도 더 쉬워진다는 의미이기도 합니다. 예를 들어 기본 데스크톱 컴퓨터를 업그레이드하는 경우와 같이 컴퓨터를 변경하는 경우 가장 큰 문제 중 하나는 기존 메일에 액세스할 수 없는 상태에서 이메일 클라이언트를 처음부터 시작해야 하는 것입니다.
모든 클라이언트에 쉽게 복원할 수 있는 오프사이트 백업을 사용하면 상사, 아내, 기본 소프트웨어 공급자로부터 모든 이메일을 가져와 아무 일도 없었던 것처럼 계속할 수 있습니다. 이것은 오랫동안 표준 솔루션이었던 이메일 내보내기 및 가져오기 도구를 배포하거나 수동으로 데이터베이스를 해킹하는 것보다 훨씬 쉽습니다.
직장과 가정 생활 전체가 이메일에 저장되는 시대가 됨에 따라 이를 보호하기 위한 조치를 취하는 것이 합리적입니다.
실습
Mailstore를 예로 사용하면 사용이 매우 간단합니다. 소프트웨어를 다운로드하여 설치한 후 실행하면 대시보드가 표시됩니다.
왼쪽에는 수행할 수 있는 모든 보고서의 세부 목록이 있습니다.
중앙에는 일반적인 작업에 대한 핫링크가 있습니다.
그리고 오른쪽에는 대시보드가 있습니다.
시작하려면 중앙 열에서 "이메일 보관" 링크를 클릭해야 합니다. 그러면 보관 이메일 패널로 이동합니다.
아카이브는 "프로필"에 의해 관리되므로 백업하려는 각 이메일은 프로필을 생성해야 합니다. 프로필 생성 필드에 이메일을 입력하거나 고급 드롭다운에서 특정 프로토콜을 선택하면 됩니다.
액세스를 승인하려면 비밀번호를 입력해야 합니다.
소프트웨어가 확인을 위해 인터넷에서 귀하의 이메일 계정을 폴링하면 새 프로필이 생성됩니다.
프로필이 대시보드에 생성되고 이제 두 번 클릭하여 서버에서 컴퓨터로 보관할 수 있습니다.
참고:소프트웨어가 메일 서버와 직접 통신하기 때문에 이 아카이브 시스템은 이메일 시스템일 필요도 없습니다. 이는 오프사이트 백업에 유용합니다.
완료되면 이메일이 백업되고 Mailstore 소프트웨어를 사용하여 검색할 수 있습니다.
결론
이 글이 귀하의 이메일이 쓰레기 더미가 아니라 자원이라는 느낌을 주는 데 도움이 되는 몇 가지 아이디어를 주셨기를 바랍니다. 필요한 정보를 얻을 수 없는 한 이러한 정보를 방치하는 것은 의미가 없으며 이메일 보관은 확실히 올바른 방향으로 나아가는 한 단계입니다.
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