구글은 전 세계 어떤 기업과 비교해도 손색없는 훌륭한 기업 문화를 자랑합니다. 하지만 구글을 진정으로 일하기 좋은 직장으로 만드는 것은 협업 정신과 팀워크를 향한 열정입니다. 이러한 문화는 팀 생산성을 위해 설계된 구글의 클라우드 도구 라인업에도 고스란히 반영되어 있습니다.
지금부터 구글의 주요 협업 도구들을 살펴보겠습니다.
1. 지메일(Gmail)
지메일은 계정당 15GB의 저장 공간을 제공하는 사용자 친화적인 이메일 서비스입니다. 잘 알려지지 않은 기능 중 하나는 '위임' 옵션을 통한 협업입니다. 위임받은 사람은 계정에 접근해 내 대신 이메일을 읽고 보낼 수 있습니다.
설정 방법은 다음과 같습니다:
- 설정 버튼(톱니바퀴 아이콘)을 클릭하고 모든 설정 보기를 선택합니다.
- 상단의 계정 및 가져오기 탭을 선택합니다.
- 계정 액세스 권한 부여 섹션까지 스크롤 내립니다.
- 읽음 표시 및 발신자 정보 옵션을 원하는 대로 설정합니다.
- 다른 계정 추가를 클릭하고 위임할 사람의 지메일 주소를 입력한 뒤 다음 단계를 누릅니다.
- 이메일 주소를 확인하고 액세스 권한 부여 이메일 보내기를 클릭합니다.
다시 지메일 설정 화면으로 돌아가면 해당 섹션에 상대방의 이메일 주소가 표시됩니다. 상대가 초대를 수락하기 전까지는 '대기 중'으로 표시되며, 수락 후 상태가 변경됩니다.
초대받은 사람은 7일 이내에 초대를 수락해야 합니다. 수락하면 자신의 계정 목록 아래에 '위임됨' 표시와 함께 해당 계정이 나타납니다. 이를 클릭하면 받은편지함을 관리할 수 있습니다.
2. 구글 캘린더(Google Calendar)
구글 캘린더는 복잡한 일정을 시각적으로 정리하기에 최적의 도구입니다. 공유 기능도 지원해 일부 또는 전체 캘린더를 공개하면 다른 사람이 내 빈 시간을 확인할 수 있습니다.
특정 개인과만 캘린더를 공유하고 싶다면 다음 단계를 따르세요:
- 메인 목록에서 해당 캘린더 오른쪽에 있는 옵션 버튼(점 세 개)을 클릭하고 설정 및 공유를 선택합니다.
- 다음 페이지에서 특정 사용자와 공유 섹션까지 스크롤 내립니다.
- 사람 추가를 클릭하고 상대방의 이메일 주소를 입력합니다.
- 권한 드롭다운에서 허용할 권한을 선택합니다. 나중에 같은 설정 화면에서 변경할 수도 있습니다.
- 보내기를 클릭합니다.
링크를 통한 공유도 가능합니다. 같은 캘린더 설정 페이지에서 캘린더 통합 섹션까지 스크롤 내리면 공개 URL, iCal 형식의 공개 URL, iCal 형식의 비공개 URL 등 다양한 링크 옵션이 나타납니다.
생성된 URL을 복사해 동료나 지인에게 보내세요. 단, 링크를 받은 사람은 누구나 캘린더에 접근할 수 있다는 점에 유의하세요. 구글 캘린더의 공유 기능은 회의, 스터디, 기타 협업 일정을 계획할 때 매우 유용합니다.
3. 구글 스프레드시트(Google Sheets)
구글 스프레드시트는 여러 사람이 동시에 작업할 수 있는 스프레드시트 앱입니다. 조건부 서식, 내장 수식 등 시간을 절약해 주는 기능이 풍부하며, 다른 사람의 편집 내용을 실시간으로 확인할 수 있습니다.
스프레드시트 공유 방법:
- 우측 상단의 공유 버튼을 클릭합니다.
- 액세스 권한을 줄 사람의 이메일 주소를 추가합니다.
- 연필 아이콘을 클릭해 권한(뷰어, 댓글 작성자, 편집자)을 지정합니다.
- 또는 공유 링크 복사 옵션을 사용해 링크를 직접 전송할 수도 있습니다. 이때도 권한 설정이 가능하며, 팀 단체 메시지나 이메일로 링크를 보낼 수 있습니다.
- 완료되면 완료를 클릭합니다.
시트에서 협업자에게 알림을 보내고 싶다면? 해당 셀을 우클릭하고 댓글을 선택한 뒤 + 기호와 함께 협업자 이름을 입력하면 해당 사용자의 이메일로 알림이 전송됩니다.
4. 구글 문서(Google Docs)
구글 문서는 팀원들과 아이디어를 모으고 함께 문서를 작성하기에 완벽한 도구입니다. 할 일 목록 작성, 프로젝트 브레인스토밍, 공동 보고서 작성 등 타인의 의견이 필요한 모든 작업에 활용할 수 있습니다.
문서 공유는 구글 스프레드시트와 동일한 과정으로 진행하면 됩니다. 공유 상자 모서리의 공유 링크 복사 옵션도 동일하게 사용할 수 있습니다.
구글 문서와 스프레드시트 공유 시 활용할 수 있는 고급 설정도 있습니다:
- 우측 상단의 공유 버튼을 클릭합니다.
- 팝업 창에서 고급을 클릭합니다.
- 공유 링크, 액세스 권한이 있는 사용자 목록, 사용자 추가 옵션이 표시됩니다.
- 소유자 설정에서 추가 옵션을 체크할 수 있습니다. 편집자의 권한 변경 및 사용자 추가 차단, 댓글 작성자 및 뷰어의 다운로드·인쇄·복사 금지 등을 설정할 수 있습니다.
문서 작업 중에는 이름 옆에 표시되는 색깔 있는 깃발 모양 아이콘에 주목하세요. 누가 어떤 부분을 수정하고 있는지 실시간으로 알려줍니다.
5. 구글 프레젠테이션(Google Slides)
그룹 프레젠테이션을 준비 중이라면 끝없는 전화와 이메일 대신 구글 프레젠테이션으로 협업하세요. 매력적인 템플릿을 선택해 디자인 시간을 절약하고, 수백 가지 폰트로 내용을 돋보이게 만들 수 있습니다.
구글 문서와 스프레드시트처럼 권한이 있는 사람은 누구나 실시간으로 편집할 수 있습니다. 우측 상단의 공유 버튼을 눌러 익숙한 과정으로 권한을 부여하면 됩니다.
6. 구글 킵(Google Keep)
구글 킵은 심플하면서도 아름다운 프로젝트 관리 도구로 생각할 수 있습니다. 메모, 그림, 목록, 사진, 음성 메모 등을 한곳에 모아둘 수 있습니다.
공유 방법은 간단합니다:
- 메모 하단의 협업자 아이콘(사람 모양)을 클릭합니다.
- 이름 또는 이메일 주소를 입력합니다.
- 저장을 클릭합니다.
구글 킵을 열면 해당 메모를 마지막으로 수정한 사람과 시간이 표시됩니다.
7. 구글 행아웃(채팅) / 구글 챗(Google Chat)
구글 행아웃은 현재 구글 챗(Google Chat)으로 이름이 변경되었습니다. 1:1 텍스트 대화부터 최대 150명까지 참여 가능한 그룹 대화까지 지원하는 메신저 앱입니다.
최대 10명까지 화상 통화도 가능합니다. + 버튼을 눌러 새 대화를 시작한 뒤, 이름·이메일·전화번호로 상대방을 추가하고 대화 유형(메시지, 음성 통화, 화상 통화)을 선택하면 됩니다.
대화 중간에 인원을 더 추가하려면 상단의 사람 아이콘을 클릭하고 사용자 초대 아이콘을 눌러 처음 대화 생성할 때와 같은 과정으로 진행하면 됩니다.
8. 구글 미트(Google Meet)
구글 미트는 구글 행아웃과 마찬가지로 화상 통화 서비스를 제공하지만, 전문가 및 기업용으로 설계되었으며 원래는 유료 서비스입니다(코로나19 팬데믹 기간 동안 한시적으로 무료 제공). 반면 행아웃은 일반 소비자용에 가깝습니다.
구글 워크스페이스(G Suite) 사용자는 통화당 최대 250명, 개인 구글 계정으로는 최대 100명까지 참여 가능합니다. 실시간 스트리밍과 녹화 기능도 제공합니다.
구글 미트로 회의를 시작하거나 참여하는 방법은 매우 간단합니다. 웹사이트에 접속해 회의 시작 또는 회의 코드 입력을 클릭하면 바로 이용할 수 있습니다.
보너스: 구글 워크스페이스(Google Workspace, 구 G Suite)
비즈니스 목적으로 협업한다면 구글 워크스페이스(구 G Suite) 도입을 고려해 보세요. 구글 워크스페이스는 모든 규모의 조직을 위한 구글의 통합 솔루션으로, 앞서 소개한 모든 도구에 더해 여러 추가 기능을 제공합니다. 한마디로 모든 도구를 한곳에서 이용할 수 있게 해줍니다.
구글 워크스페이스 버전의 구글 드라이브는 데이터 손실 방지 기능이 포함된 중앙 관리 패널을 제공합니다. 또한 머신러닝 기반 검색 기능으로 파일을 더 빠르게 찾을 수 있습니다.
2주 무료 체험 후에는 선택한 티어(등급)에 따라 사용자당 월정액을 지불하게 됩니다.
구글 워크스페이스 가격: 2주 무료 체험 후 선택한 패키지에 따라 사용자당 월 $6~$25 (약 8,000원~33,000원)
구글 협업 도구로 팀워크 극대화하기
이 도구들을 익히는 것은 어렵지 않습니다. 문서 공유 등 주요 작업 과정이 앱마다 거의 동일하기 때문입니다. 게다가 대부분 인터넷 연결 없이도 혼자 또는 여럿이 계속 작업할 수 있는 오프라인 모드를 지원합니다.
이렇게 많은 전문 도구가 무료로 제공되니(워크스페이스 제외), 훌륭한 팀이 되지 않을 이유가 없습니다. 더 많은 협업 도구가 궁금하다면 추천 온라인 협업 도구 모음도 참고해 보세요.